Besprechungen aufnehmen: was vorher zu klären ist

Als vorsichtige Regel gilt: Eine Besprechung nehmen Sie nur auf, wenn alle Sprechenden vorher zugestimmt haben, sie wissen, wo die Aufnahme verarbeitet und wann sie gelöscht wird, und ein vorhandener Betriebsrat beteiligt ist. Fehlt eine Zustimmung, protokollieren Sie wie bisher. Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage allgemein. Den Einzelfall klären Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihr Anwalt.

Das gesprochene Wort ist geschützt

Nach § 201 Abs. 1 StGB wird mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Strafbar ist auch, eine so hergestellte Aufnahme zu gebrauchen oder einem Dritten zugänglich zu machen. Der Versuch ist ebenfalls strafbar (Abs. 4).

Eine Besprechung mit festem Teilnehmerkreis im Büro oder im Baucontainer gilt in der Regel als nichtöffentlich. Ob das im Einzelfall so ist, klärt ein Anwalt. Entscheidend ist das Wort „unbefugt“. Deshalb gilt als Standardregel: Aufnahme nur mit Zustimmung aller Beteiligten. Ob eine Zustimmung im konkreten Fall ausreicht, etwa bei Externen, prüft im Zweifel ein Anwalt.

Der zweite Teil der Vorschrift betrifft den Umgang mit der Aufnahme, denn auch Gebrauch und Weitergabe sind erfasst. Beschränken Sie den Zugriff auf die Personen, die das Protokoll erstellen.

Stimmen und Namen sind personenbezogene Daten

Eine Aufnahme enthält Stimmen, Namen und Aussagen über Personen. Für ihre Verarbeitung braucht der Verantwortliche nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO eine Rechtsgrundlage, etwa die Einwilligung der betroffenen Person (Buchstabe a) oder die Wahrung berechtigter Interessen (Buchstabe f). Welche Grundlage bei Ihnen trägt, hängt vom Einzelfall ab. Bei Beschäftigten gelten zusätzliche Regeln, die Ihr Datenschutzbeauftragter kennt.

Wer einwilligt, kann die Einwilligung widerrufen. Auf dieses Recht muss nach Art. 13 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO bei der Erhebung hingewiesen werden, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Planen Sie deshalb einen Weg ein, auf dem jemand auch während einer laufenden Reihe von Besprechungen aussteigen kann.

Der Hinweis in der Einladung

Art. 13 DSGVO listet auf, was Betroffene bei der Erhebung erfahren müssen. Für eine Aufnahme sind das vor allem die Zwecke und die Rechtsgrundlage, die Empfänger, eine mögliche Übermittlung in ein Drittland und die Dauer der Speicherung. Ein Einladungssatz könnte so lauten. Er ist ein ungeprüftes Beispiel, weder ein Anwalt noch ein Datenschutzbeauftragter hat ihn gesehen, und er ersetzt weder die Zustimmung noch die vollständigen Informationen nach Art. 13:

Die Besprechung wird zur Erstellung des Protokolls aufgezeichnet, wenn alle Teilnehmenden zustimmen. Die Aufnahme wird bei [Anbieter, Ort der Verarbeitung] verarbeitet und spätestens [Frist] nach Freigabe des Protokolls gelöscht. Wer nicht zustimmt, teilt das bitte vorab mit. Dann wird nicht aufgenommen.

Wiederholen Sie den Hinweis zu Beginn der Sitzung mündlich und halten Sie fest, wer zugestimmt hat. Ein Vermerk im Protokollkopf ist ein praktischer Weg. Ob er als Nachweis genügt, klärt Ihr Datenschutzbeauftragter.

Legen Sie vorher auch fest, was passiert, wenn jemand mitten in der Sitzung widerspricht. Am einfachsten ist die Regel, die Aufnahme sofort zu stoppen. Wie Sie mit dem bereits Aufgezeichneten umgehen, klären Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Externe, Online-Besprechungen und das Transkript

Bei Baubesprechungen sitzen selten nur Ihre Beschäftigten am Tisch. Bauherr, Nachunternehmer und Fachplaner sind Dritte. Auch sie müssen den Hinweis vor der Sitzung erhalten und selbst zustimmen. Ihre Zustimmung ersetzt keine fremde.

Für die Aufnahmefunktion einer Videokonferenz gelten dieselben Regeln. Prüfen Sie, ob das Werkzeug die Teilnehmenden informiert und wo es die Aufnahme speichert.

Das Transkript ist ebenfalls personenbezogen, denn es enthält die Aussagen in Textform. Behandeln Sie es wie die Aufnahme: gleicher Zugriff, gleiche Löschfrist. Wie aus Aufnahme und Transkript ein Protokollentwurf wird, steht im Beitrag Besprechungsprotokoll mit KI.

Wollen Sie ohne die Aufnahme anderer arbeiten, bleibt eine Alternative: Die protokollführende Person spricht nach der Sitzung allein eine Zusammenfassung ein. Dann ist nur die eigene Stimme aufgenommen. Der Entwurf wird kürzer und enthält weniger, und die Zustimmungsfrage nach § 201 StGB stellt sich für die anderen nicht. Nennt die Zusammenfassung Namen und Aussagen anderer, enthält sie weiterhin personenbezogene Daten, und die Regeln der DSGVO gelten dafür.

Wo die Aufnahme liegt und wann sie verschwindet

Sagen Sie in der Einladung konkret, wo verarbeitet wird. „In der Cloud“ genügt nicht, gemeint sind Anbieter und Land. Für Projekt- und Kundendaten rate ich zu einem Betrieb in der EU oder lokal und zu einem Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Welche Daten in welches Werkzeug gehören, steht im Beitrag Datenzonen. Verbraucher-Chatdienste sind für Projekt- und Kundendaten kein geeigneter Weg. Ein solcher Betrieb lässt sich DSGVO-konform gestalten, eine Garantie ist es nicht.

Die Löschfrist folgt aus dem Grundsatz der Speicherbegrenzung in Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO: Daten, die Personen identifizieren, dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Der Zweck der Aufnahme ist das Protokoll. Naheliegend ist eine Löschung kurz nach Freigabe des Protokolls und nach Ablauf einer Frist für Einwände. Die genaue Frist legen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest. Prüfen Sie die Löschung auch tatsächlich nach, denn eine Frist allein löscht nichts. Eine Stichprobe nach Ablauf zeigt, ob die Aufnahme wirklich weg ist, auch im Papierkorb und in Sicherungen.

Der Grundsatz der Datenminimierung nach Buchstabe c gilt ebenso: nur so viel, wie nötig. Als Vorgabe empfehle ich, Sprecher nur zu nummerieren, keine Stimmerkennung und keine Stimmungsanalyse zu nutzen und aus Transkripten keine Leistungs- oder Verhaltensauswertung von Beschäftigten zu bilden.

Betriebsrat

Ein Betriebsrat ist nach § 1 BetrVG in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern vorgesehen, von denen drei wählbar sind. Er entsteht erst, wenn die Beschäftigten ihn wählen. Gibt es in Ihrem Betrieb einen, kommen zwei Vorschriften in Betracht.

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG regelt die Mitbestimmung bei „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Ob eine Aufnahme- und Transkriptionslösung darunter fällt, ist eine Auslegungsfrage, die ich nicht entscheide. Sie hängt davon ab, welche Daten das System erfasst, wer sie sehen kann und was es protokolliert. Das gehört zu einer arbeitsrechtlichen Beratung.

§ 90 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BetrVG verpflichten den Arbeitgeber außerdem, den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ zu unterrichten und mit ihm zu beraten. Ohne Betriebsrat entfallen diese Rechte, die Pflichten aus der DSGVO bleiben. Informieren Sie Ihre Beschäftigten deshalb in jedem Fall über Zweck, Speicherdauer und Zugriff.

Stand der Vorschriften

Gelesen habe ich den Wortlaut von § 201 StGB, § 1, § 87 und § 90 BetrVG auf gesetze-im-internet.de sowie Art. 5, 6 und 13 DSGVO im Amtsblatt-Text, jeweils am 13. November 2026. Den Einzelfall prüfen weiterhin Ihr Datenschutzbeauftragter oder ein Anwalt.

Was Sie jetzt tun können

1. Schreiben Sie die Regel „Aufnahme nur mit Zustimmung aller“ auf und bringen Sie sie in jede Einladung.
2. Formulieren Sie den Hinweis mit Zweck, Anbieter, Ort der Verarbeitung und Löschfrist. Lassen Sie ihn von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
3. Legen Sie die Löschfrist fest und klären Sie, wer die Löschung nachprüft.
4. Falls es einen Betriebsrat gibt, sprechen Sie ihn an, bevor Sie die erste Aufnahme starten.