Datenzonen: Welche Daten dürfen in welches Werkzeug?

Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, entscheidet sich an zwei Fragen. Erstens, ob es personenbezogene Daten sind und wie sensibel sie sind. Zweitens, ob jeder Dienst, der die Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, einen Vertrag mit Ihnen hat, der genau diesen Schritt abdeckt. Nach meinem Schluss aus den Vertragsunterlagen deckt der Vertrag mit dem Anbieter des Workflow-Werkzeugs nur diesen Anbieter ab, nicht den KI-Anbieter, den Sie in einem Ablauf mit eigenem Schlüssel anbinden.

Ein Workflow ist ein gespeicherter Ablauf, der Daten von einem Programm zum nächsten weiterreicht. Jede Station darin kann Daten bei einem anderen Betreiber landen lassen. Deshalb lohnt es sich, einmal Regeln festzulegen, statt jeden Ablauf neu zu beurteilen.

Drei Zonen für Ihre Daten

Die Zonen sind ein Ordnungsmodell des Autors und keine Vorgabe aus dem Gesetz. Sie stützen sich auf Art. 5 DSGVO. Dessen Absatz 1 nennt sechs Grundsätze für die Verarbeitung, drei davon betreffen die Werkzeugwahl unmittelbar: Zweckbindung, Datenminimierung sowie Integrität und Vertraulichkeit. Nach Absatz 2 sind Sie als Verantwortlicher für die Einhaltung zuständig und müssen sie nachweisen können.

• Zone 1, ohne Personenbezug: Preislisten, Produktbeschreibungen, Normtexte. Solche Einsatzfelder unterliegen laut Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK) „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ nicht dem Datenschutzrecht. Die DSK verlangt aber eine gründliche Prüfung, weil ein Personenbezug nicht nur aus Namen und Adressen entsteht. Geschäftsgeheimnisse sind ein eigenes Thema.
• Zone 2, mit Personenbezug: Kundenname, Anschrift, Telefonnummer, Anfragetext, Rechnungsdaten. Hier gehören nur Werkzeuge hin, für die ein Vertrag vorliegt und deren Standort geklärt ist, und jeder Schritt bekommt nur die Felder, die er braucht. Namen aus einem Text zu streichen reicht laut DSK regelmäßig nicht, weil sich der Bezug aus dem Zusammenhang herstellen lässt.
• Zone 3, besonders geschützt: Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO, etwa zu Gesundheit, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Ihre Verarbeitung ist dort grundsätzlich untersagt und nur unter den Ausnahmen des Absatzes 2 erlaubt. Im Büro kommen sie unauffällig vor: Eine Anfrage nach einem barrierefreien Bad kann Angaben zu einer Behinderung enthalten. Meine Empfehlung: Zone 3 nicht in automatisierte Abläufe mit externem Dienst geben, solange keine Datenschutzfachkraft das freigegeben hat.

Wann ein eigener Vertrag nötig ist

Nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO darf ein Verantwortlicher, der im Auftrag verarbeiten lässt, nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Grundlage ist ein Vertrag, der laut Absatz 3 Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten und die Kategorien betroffener Personen festlegt. Er ist schriftlich abzufassen, elektronisch genügt (Absatz 9). Der Auftragsverarbeiter darf die Daten nur auf dokumentierte Weisung verarbeiten.

Zu Cloud-Lösungen schreibt die DSK: Der externe Anbieter agiere „als verlängerter Arm im Auftrag des Verantwortlichen“, deshalb bestehe häufig ein Auftragsverarbeitungsverhältnis, und es sei eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 abzuschließen. Wer eine KI-Anwendung ausschließlich zu eigenen Zwecken auf eigenen Servern betreibt, ist in der Regel allein verantwortlich. Für Ihre Abläufe ergibt sich daraus dieses Bild:

Ob das auf Ihren Aufbau zutrifft, klärt Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzberater im Einzelfall.

Was der Vertrag von n8n abdeckt

Ich habe das Vertragsmuster gelesen, das n8n zum Herunterladen anbietet. Es trägt kein Datum, und der Vertrag, den Sie unterschreiben, kann abweichen. Das Muster nimmt ausdrücklich Bezug auf Art. 28 Abs. 3 DSGVO und regelt unter anderem: Verarbeitung nur auf schriftliche Weisung (Klausel 3.1), Vertraulichkeit der Mitarbeitenden (4.1), Sicherheitsmaßnahmen (5), Meldung von Datenschutzverletzungen, wo möglich spätestens 72 Stunden nach Kenntnis (6.2), Unterauftragnehmer (8), Hilfe bei Anfragen betroffener Personen (9), Rückgabe oder Löschung (11) sowie Nachweise und eine Prüfung höchstens einmal in zwölf Monaten (12 und 13). Ob die Klauseln im Einzelfall genügen, bewertet dieser Beitrag nicht.

Anhang A beschreibt den Gegenstand: n8n betreibt ein Werkzeug, das Daten zwischen Diensten Dritter überträgt und umwandelt. Zweck ist die Automatisierung interner Geschäftsprozesse, betroffen sein können Beschäftigte, Kunden, Lieferanten und Dienstleister. Als Datenkategorien nennt Anhang A Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Rechnungsadresse, Kreditkartendaten, IP-Adresse, API-Schlüssel, Zugriffstoken, Kennungen, Konfiguration, Protokolle und Cookies. Anfragetexte aus Ihren Abläufen stehen dort nicht ausdrücklich. In Anhang I der Standardvertragsklauseln heißt es dagegen, die Kategorien bestimme der Datenexporteur nach eigenem Ermessen. Wie das zusammenpasst, klären Sie mit n8n und Ihrer Datenschutzberatung.

Nach der Sicherheitsseite läuft die Cloud auf Microsoft Azure, Hardware und Daten liegen derzeit in der EU. Das ist eine Herstellerangabe. Die Unterauftragnehmerliste nennt für Azure ebenfalls die EU, zum Beispiel Deutschland und Schweden.

Was er nicht abdeckt

Mein Schluss lautet: Der Vertrag mit n8n deckt den KI-Anbieter nicht ab, den Sie mit eigenem Schlüssel anbinden. n8n sagt das an keiner Stelle ausdrücklich. Der Schluss stützt sich auf drei Stellen.

Erstens regelt der Vertrag die Verarbeitung durch n8n. Nach Klausel 2.4 gilt er nur für die in Anhang A beschriebene Verarbeitung, und die Unterauftragnehmer in Klausel 8 sind die von n8n. Zweitens halten die AI Terms für Funktionen mit „bring your own LLM“ fest, dass Sie KI-Modelle selbst auswählen und mit eigenen Zugangsdaten konfigurieren, dass Daten an diese Anbieter übermittelt werden können und dass Sie deren Bedingungen und Datenverarbeitung selbst prüfen und annehmen müssen. Drittens führt die Unterauftragnehmerliste zwar auch KI-Anbieter auf. Dass sie Ihre eigene Anbieterwahl einschließt, steht dort nicht. Ein Anbieter, an den Ihr Ablauf mit Ihrem Schlüssel Daten schickt, ist deshalb kein Unterauftragnehmer von n8n, und mit ihm brauchen Sie einen eigenen Vertrag.

Bei selbst betriebenem n8n gilt der Vertrag nicht. Die Self-Serve Terms sagen für diesen Fall: Die Installation steht unter Ihrer Kontrolle, n8n ist nicht Ihr Auftragsverarbeiter. Sicherheit und Pflege liegen dann bei Ihnen.

Für besonders geschützte Daten gilt: Klausel 2.4 verlangt, dass Sie n8n schriftlich informieren, wenn Sie solche Daten verarbeiten wollen, und dafür selbst sorgen. In Anhang I der Standardvertragsklauseln steht unter „Sensitive data transferred“ der Eintrag „None anticipated“.

Auch spätere Änderungen sind nur begrenzt steuerbar. Widersprechen Sie einem neuen Unterauftragnehmer, bleibt nach Klausel 8.3 als einziges Mittel, das Konto zu kündigen. Die Sicherheitsmaßnahmen und die Unterauftragnehmerliste stehen nicht im Vertrag selbst, sondern auf Webseiten, die sich ändern können. Der Vertrag erlaubt auch Übermittlungen außerhalb des EWR unter Garantien (7.2), und die Liste nennt n8n-Gesellschaften in den USA und im Vereinigten Königreich für den Kundensupport.

Die Prüfreihenfolge

Gehen Sie jede Station eines Ablaufs einzeln durch, bevor Echtdaten fließen.

Ein Beispiel mit erfundenen Daten

Die Muster-Ausbau GmbH, erfunden, 12 Beschäftigte, will Anfragen aus ihrem Webformular vorsortieren. Das Formular liegt beim Webseiten-Anbieter. Von dort geht jede Anfrage an n8n Cloud, ein KI-Schritt fasst den Freitext zusammen, ein E-Mail-Dienst stellt die Zusammenfassung dem Büro zu.

Vier Dienste, vier Verträge: Webseiten-Anbieter, n8n, KI-Anbieter, E-Mail-Dienst. Der n8n-Vertrag ist einer davon, drei liegen außerhalb. Name und Telefonnummer bleiben im Ablauf, die KI sieht nur den Freitext. Der kann trotzdem Namen enthalten und fällt deshalb in Zone 2. Steht dort „Rollstuhl“, könnten es Gesundheitsdaten sein und damit Zone 3.

Was Sie jetzt tun können

1. Schreiben Sie für einen Ablauf jede Station auf, die Daten verarbeitet, und ordnen Sie ihr eine Zone zu.
2. Prüfen Sie je Station, ob ein Vertrag nach Art. 28 vorliegt und diesen Schritt abdeckt. Legen Sie die unterschriebenen Verträge an einem Ort ab.
3. Lesen Sie bei jedem KI-Schritt die Bedingungen des Anbieters zu Training und Speicherung der Eingaben, bevor Echtdaten fließen.
4. Zeigen Sie die Liste Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzberater. Der Beitrag ist keine Rechtsberatung, und ob ein Aufbau sich DSGVO-konform betreiben lässt, hängt vom Einzelfall ab.