E-Rechnung im Handwerk: den Rechnungseingang automatisieren

Empfangen müssen Handwerksbetriebe E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierte Datei, die ein Programm lesen kann. Den Eingang kann ein Ablauf vorbereiten: Er sammelt die Rechnungen, prüft sie formal, ordnet sie einem Auftrag zu und legt sie ab. Ob die Rechnung stimmt und was steuerlich gilt, entscheiden Menschen.

Was seit wann gilt

Die Fristen stehen in § 27 Absatz 38 UStG. Bis zum 31. Dezember 2026 darf ein Lieferant noch Papier schicken oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie eine PDF-Datei. Das gilt nur für Umsätze, die er 2025 oder 2026 ausgeführt hat, und nur für Rechnungen, die bis Ende 2026 übermittelt werden. Beide Bedingungen müssen zusammentreffen. Lag der Gesamtumsatz des Lieferanten im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro (§ 19 Absatz 2 UStG, nach vereinnahmten Entgelten), gilt dieselbe Erleichterung für Umsätze des Jahres 2027, wenn die Rechnung bis Ende 2027 übermittelt wird. Die Zustimmung braucht keine Form und kann stillschweigend geschehen (BMF 2024, Rn. 63), etwa durch widerspruchslose Annahme (Rn. 20).

Für Sie als Empfänger heißt das: Eine PDF-Datei, die im Januar 2027 für eine Leistung vom Dezember 2026 eintrifft, passt nach dem Wortlaut nicht mehr unter die erste Stufe. Das ist meine Lesart, den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater.

Zeitpunkt	Was gilt
seit 1.1.2025	Empfang sicherstellen, keine Ausnahme, kein Übergang (Rn. 62)
bis 31.12.2026	Papier und PDF möglich, für Umsätze 2025 und 2026 und bei Übermittlung bis Ende 2026
bis 31.12.2027	dasselbe für Umsätze 2027, nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro
ab 1.1.2028	Ausstellen für alle, Ausnahmen: Kleinbeträge bis 250 Euro, Kleinunternehmer

Der ZDH fordert seit Juni 2026, die Pflicht auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Stand 13. November 2026 ist das nicht beschlossen. Im Gesetzestext steht § 27 Absatz 38 UStG unverändert, die BMF-Fragen und Antworten (Stand 29. Oktober 2026) nennen weiter die bisherigen Fristen, und der Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 (Bundestagsdrucksache 21/8283 vom 30. September 2026) ändert diesen Absatz nicht. Einen Beschluss von Bundestag oder Bundesrat habe ich nicht gefunden. Eine spätere Änderung ist möglich.

Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können (BMF-Fragen und Antworten, Frage 12). Schickt ein Lieferant das falsche Format, beanstandet das Finanzamt den Vorsteuerabzug nach dem BMF nicht allein deshalb, wenn Sie davon ausgehen durften, dass er die Übergangsregel nutzen konnte (Rn. 59). Ob das bei Ihnen zutrifft, klärt der Steuerberater.

Was im Handwerk anders ist

Kleinbeträge: Eine Rechnung mit höchstens 250 Euro Gesamtbetrag darf nach § 33 Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung kommen, also als Papier, Foto oder PDF. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag. Fasst ein Lieferant mehrere Leistungen zusammen und liegt die Summe über 250 Euro, gilt die Ausnahme nicht mehr (BMF 2024, Rn. 23).

Privatkunden: Für Rechnungen an Endverbraucher gilt die Pflicht nicht, ebenso wenig für Werklieferungen und Leistungen an einem Grundstück an Nichtunternehmer (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 3 UStG; BMF 2024, Rn. 19 und 20).

Bauleistungen: Nach dem BMF-Schreiben vom Oktober 2026 müssen Abschlagsrechnungen, die vor dem eigenen Pflichttermin erteilt werden, keine E-Rechnung sein (Rn. 2). Im strukturierten Teil genügen derzeit die Gewerke mit Summen, wenn eine lesbare eingebettete Anlage das Leistungsverzeichnis aufschlüsselt (Rn. 13 und 14). Ein BMF-Brief vom 23. Februar 2026 nennt dafür den 30. Juni 2030, versteht das aber nicht als endgültig. Die Pflicht gilt auch, wenn der Empfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG; BMF 2024, Rn. 17).

Der Ablauf in sechs Schritten

Ein Ablauf (englisch Workflow) ist eine feste Folge von Schritten, die ein Ereignis startet, hier das Eintreffen einer Mail. Die Grundlagen erklärt Was Prozessautomatisierung im kleinen Betrieb ist.

1. Postfach Ein Rechnungspostfach, Anhänge werden abgeholt
2. Format erkennen XML, PDF mit XML, PDF ohne Datensatz, Foto
3. Datensatz prüfen Prüftool meldet Fehler, Bericht wird gespeichert
4. Zuordnen Regel oder KI schlägt vor, Büro bestätigt KI bereitet vor
5. Freigabe Mensch prüft Leistung, Summe, Bankverbindung
6. Ablage Datensatz unverändert, dann Steuerberater

Textfassung der Grafik

• 1. Postfach: Ein Rechnungspostfach, Anhänge werden abgeholt
• 2. Format erkennen: XML, PDF mit XML, PDF ohne Datensatz, Foto
• 3. Datensatz prüfen: Prüftool meldet Fehler, Bericht wird gespeichert
• 4. Zuordnen: Regel oder KI schlägt vor, Büro bestätigt (die KI bereitet vor)
• 5. Freigabe: Mensch prüft Leistung, Summe, Bankverbindung
• 6. Ablage: Datensatz unverändert, dann Steuerberater

1. Postfach: Ein eigenes Rechnungspostfach genügt (BMF 2024, Rn. 40). n8n, ein Werkzeug für Abläufe, holt die Mails mit dem Baustein Email Trigger (IMAP) ab. Anhänge lädt er nur auf Wunsch, was laut Dokumentation den Aufwand erhöht.
2. Format erkennen: Eine reine XML-Datei ist in der Regel eine XRechnung. Eine PDF-Datei kann ein eingebettetes XML tragen (ZUGFeRD) oder nur ein Bild sein, dann ist es eine sonstige Rechnung. Ob n8n ein eingebettetes XML aus einer PDF löst, steht in der Dokumentation nicht.
3. Prüfen: Der Open-Source-Validator der KoSIT (Apache-2.0) läuft laut Dokumentation auch als HTTP-Dienst und nimmt XML per POST entgegen. Der Ablauf schickt den Datensatz hin und speichert den Bericht. Der Dienst gehört nicht ins offene Netz. Das BMF empfiehlt kein bestimmtes Prüftool, und der ZDH nennt abweichende Ergebnisse verschiedener Tools als Problem. Laut BMF ersetzt die Validierung nicht Ihre Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit (Rn. 35a).
4. Zuordnen: Bei XML genügen feste Regeln, etwa Referenz- oder Auftragsnummer. Bei PDF und Scan kann ein KI-Schritt einen Auftrag vorschlagen, und das Büro bestätigt. Warum Mails und Anhänge als fremde Inhalte zu behandeln sind, steht in Anfragen und Posteingang im Handwerksbüro vorsortieren.
5. Freigabe: Ein Mensch prüft Leistung, Menge und Betrag. Mein Vorschlag, nicht belegt: Der Ablauf hält eine Rechnung an, wenn die Bankverbindung von den Stammdaten abweicht. 4,1 Prozent der befragten Betriebe nannten Betrugsfälle durch Manipulation empfangener E-Rechnungen (Selbstauskunft). Das Muster beschreibt Fester Ablauf, ein KI-Schritt, menschliche Freigabe.
6. Ablage: Der strukturierte Teil ist acht Jahre lang so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF 2025, Rn. 60). Ein Ausdruck genügt laut ZDH nicht. Bei einer hybriden Rechnung geht der Datensatz dem PDF-Bild vor (BMF 2024, Rn. 31). Ob Ihre Ablage genügt, klärt der Steuerberater.

Fällt ein Schritt aus, merkt das niemand von selbst. Dafür kann n8n einen Fehler-Ablauf mit Error Trigger starten, der eine Mail an eine benannte Person schickt.

Was die ZDH-Umfrage zeigt, und ein Rechenbeispiel

Der ZDH hat vom 12. Januar bis 27. Februar 2026 über 52 Kammern 1.926 Betriebe befragt. 56 Prozent lagen 2025 unter, 44 Prozent über 800.000 Euro Umsatz. Im Durchschnitt erhielten die Betriebe 2025 je 1.193 Eingangsrechnungen, davon 574 als E-Rechnung. Das sind rund 99 Rechnungen im Monat, 48 Prozent davon als E-Rechnung (574 von 1.193). 65,7 Prozent verarbeiteten E-Rechnungen nur manuell. 47,4 Prozent fanden den Empfang aufwendiger als bei PDF-Rechnungen. Das sind Selbstauskünfte eines Verbands, der eine Verschiebung fordert. Da 44 Prozent der Befragten über 800.000 Euro lagen, dürfte der Wert für kleine Betriebe niedriger sein (meine Vermutung).

Nun ein Beispiel mit erfundenen Daten und Annahmen des Autors, nicht gemessen. Die Menge folgt der Umfrage: Ein Betrieb mit 15 Beschäftigten erhält 100 Rechnungen im Monat, 48 davon als E-Rechnung. Jede Rechnung braucht bis zur Freigabe rund 20 Minuten, so wie die Webseite es für Bauunternehmen ansetzt. Der Ablauf spart bei E-Rechnungen 25 bis 40 Prozent davon, die Grafik zeigt den unteren Wert. Bei PDF und Papier setze ich nichts an.

heutemit Ablauf

• 48 E-RechnungenAnnahme: 25 % weniger

  heute 960 min
  mit Ablauf 720 min

• 52 PDF und Papierkeine Ersparnis angesetzt

  heute 1.040 min
  mit Ablauf 1.040 min

• Alle 100 RechnungenBeispiel, erfundene Daten

  heute 2.000 min
  mit Ablauf 1.760 min

Quelle: Erfundenes Beispiel; Menge nach ZDH-Umfrage 2026; 20 min und 25 % sind Annahmen des Autors, nicht gemessen

Textfassung der Grafik

• 48 E-Rechnungen: heute 960 min, mit Ablauf 720 min (Annahme: 25 % weniger)
• 52 PDF und Papier: heute 1.040 min, mit Ablauf 1.040 min (keine Ersparnis angesetzt)
• Alle 100 Rechnungen: heute 2.000 min, mit Ablauf 1.760 min (Beispiel, erfundene Daten)
• Quelle: Erfundenes Beispiel; Menge nach ZDH-Umfrage 2026; 20 min und 25 % sind Annahmen des Autors, nicht gemessen

• Heute: 100 × 20 = 2.000 Minuten, also 33 Stunden 20 Minuten
• E-Rechnungen: 48 × 20 = 960 Minuten, davon 25 Prozent sind 240 Minuten
• Mit Ablauf: 2.000 − 240 = 1.760 Minuten. Bei 40 Prozent Ersparnis wären es 384 Minuten weniger, also 1.616.
• Unterschied: 4 Stunden bis 6 Stunden 24 Minuten im Monat

Einrichtung, Pflege und Werkzeugkosten sind nicht enthalten. Die ZDH-Umfrage nennt für die Einführung durchschnittlich 2.976 Euro einmalig und 798 Euro im Jahr, allerdings bei Betrieben, die selbst E-Rechnungen ausstellen. Ob sich ein Ablauf bei Ihrer Menge lohnt, zeigt erst Ihre eigene Messung (Zeitersparnis messen statt versprechen; Zeiten je Rechnung: Eingangsrechnung Bearbeitungszeit).

Wo ein Ablauf nichts bringt

Bei wenigen Rechnungen im Monat reicht ein Viewer, etwa der des ELSTER-Portals oder der kostenfreie Quba-Viewer. Wer ohnehin von Hand bucht, braucht nur eine Ablage. Prüffragen vor dem Start stehen in Wann man nicht automatisiert.

Was Sie jetzt tun können

1. Richten Sie ein Rechnungspostfach ein und prüfen Sie, ob jemand eine XRechnung lesbar machen kann, etwa mit dem ELSTER-Viewer.
2. Zählen Sie vier Wochen, wie viele Rechnungen als XML, als PDF mit Datensatz, als PDF ohne Datensatz und auf Papier kommen und wie viele unter 250 Euro liegen.
3. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wo XML-Dateien unveränderbar liegen sollen, ob Ihr Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt und wie Rechnungen mit § 13b UStG laufen.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater. Stand 13. November 2026.