Prozessautomatisierung im kleinen Betrieb: was dahintersteckt

Prozessautomatisierung heißt: Ein Programm erledigt einen immer gleichen Ablauf zwischen Ihren Programmen selbst, sobald ein festgelegtes Ereignis eintritt, zum Beispiel eine Anfrage über Ihr Kontaktformular. Niemand tippt dann Daten ab, ein Mensch prüft nur noch das Ergebnis. Geeignet sind Vorgänge, die oft vorkommen, nach denselben Regeln laufen und deren Daten schon digital vorliegen.

Auslöser, Schritte, Anbindungen

Jeder Ablauf, in der Fachsprache Workflow genannt, besteht aus drei Teilen. Der Auslöser (englisch Trigger) startet ihn, etwa ein ausgefülltes Formular oder eine feste Uhrzeit. Die Schritte tun etwas, etwa einen Eintrag anlegen oder eine Nachricht senden. Die Anbindungen geben dem Werkzeug Zugang zu Ihren Programmen, damit es dort lesen und schreiben darf. n8n nennt die gespeicherten Anmeldedaten dafür Credentials, bei Microsoft heißen die Anbindungen Connectors.

n8n beschreibt einen Workflow als Sammlung verbundener Bausteine, die einen Prozess automatisieren. Er beginnt, wenn eine Auslösebedingung eintritt, und läuft dann der Reihe nach ab. Zapier, Make und Power Automate folgen demselben Grundmuster, benennen es aber anders und rechnen in anderen Einheiten ab:

Werkzeug	Ganzer Ablauf	Auslöser	Schritt	Abgerechnet wird nach
n8n	Workflow	Trigger	Node	Ausführung, also einem vollständigen Durchlauf
Zapier	Zap	Trigger	Action	Task, also einem erfolgreichen Action-Schritt
Make	Scenario	Trigger-Modul	Modul	Credit, bei den meisten Apps 1 Operation gleich 1 Credit
Power Automate	Cloud-Flow	Trigger	Action	Lizenz je Nutzer oder je Automatisierung

Auch die Art, wie der Auslöser von einem neuen Ereignis erfährt, unterscheidet sich. Ein Abfrage-Auslöser (Polling) schaut in Abständen nach, ob etwas Neues da ist. Make fragt standardmäßig alle 15 Minuten, bei Zapier hängt der Abstand von Tarif und App ab. Ein Sofort-Auslöser wird dagegen vom fremden Programm benachrichtigt. Ob ein Programm überhaupt einen Auslöser anbietet, ist nicht selbstverständlich: n8n weist ausdrücklich darauf hin, dass nicht jede Anbindung einen hat.

Die vier Werkzeuge ohne Wertung

Ich empfehle hier kein Produkt. Welches passt, hängt von Ihren Programmen, Ihren Daten und Ihrer Bereitschaft ab, selbst etwas zu betreiben.

Zapier und Make: In den gelesenen Hilfeseiten beschreiben beide Hersteller die Einrichtung in ihrem eigenen Editor (Zap-Editor, Scenario Builder). Einen Betrieb auf dem eigenen Server fand ich dort nicht. Nach diesem Befund laufen die Daten Ihres Ablaufs durch den Dienst des Herstellers. Welche Daten das sein dürfen, ist eine Datenschutzfrage. Zapier zählt als Task nur erfolgreiche Action-Schritte, Auslöser zählen nicht. Mehrstufige Zaps mit mehr als einer Action gibt es laut Zapier nur in bezahlten Tarifen. Make rechnet in Credits, und jede Ausführung eines Moduls zählt als Operation. Das gilt laut Make-Hilfe auch für den Auslöser: Ein Abfrage-Auslöser verbraucht eine Operation je Prüfung, egal wie viele neue Daten er findet.

n8n: Der Quelltext liegt auf GitHub, die Nutzung unterliegt der Sustainable Use License. Sie erlaubt nach ihrem Wortlaut die Nutzung nur für eigene interne Geschäftszwecke oder nicht kommerziell. Laut Hersteller-FAQ ist die selbst betriebene Version kostenlos, solange Abläufe nur von Personen Ihrer Organisation erstellt oder geändert werden. Daneben gibt es n8n Cloud vom Hersteller. Laut Preisseite kostet der Tarif Starter 20 € im Monat bei jährlicher Zahlung und enthält 2.500 Ausführungen, Pro kostet 50 € und enthält 10.000 (Herstellerangaben, Stand 13.11.2026; die Seite sagt nicht, ob netto oder brutto). Wer selbst betreibt, muss auch selbst aktualisieren. Wie oft das nötig sein kann, zeigt die Seite mit den Sicherheitsmeldungen des Herstellers auf GitHub: Allein am 28.10. und am 13.11.2026 erschienen zusammen 16 Hinweise, 4 davon mit der Stufe High und 12 mit der Stufe Moderate.

Power Automate: Microsoft nennt die Abläufe Cloud-Flows. Daneben gibt es Desktop-Flows, die Eingaben mit Tastatur und Maus an einem Arbeitsplatzrechner nachahmen. Lizenziert wird je Nutzer oder je Automatisierung. Andere Microsoft-365-Lizenzen enthalten laut Microsoft einen begrenzten Teil der Funktionen. Was Ihr Vertrag enthält, steht in Ihrer Lizenz.

Wann ein Ablauf geeignet ist

Die folgenden Merkmale sind eine Einschätzung des Autors. Kein Hersteller gibt sie vor, und ich habe sie nicht gemessen:

• Der Vorgang kommt so oft vor, dass die Handarbeit spürbar Zeit kostet.
• Er läuft fast immer gleich, Ausnahmen sind selten und erkennbar.
• Die Daten liegen schon digital vor, in Programmen mit Anbindung.
• Ein Fehler fällt auf und lässt sich korrigieren.
• Eine Person bleibt dafür verantwortlich, Ergebnisse zu prüfen und zu entscheiden.

Fehlt eines davon, lohnt es sich meist, zuerst den Vorgang selbst zu ordnen. Ein Ablauf macht aus einem unklaren Vorgang keinen klaren, er wiederholt nur schneller, was man ihm vorgibt. Gibt es viele Ausnahmen, landen sie beim Büro und kosten dort mehr Zeit als zuvor.

Ein Beispiel mit erfundenen Daten

Ein erfundener Handwerksbetrieb bekommt 40 Anfragen im Monat über das Kontaktformular. Von Hand dauert jede Anfrage in der Kundenliste 3 Minuten, die Eingangsbestätigung 2 Minuten und der Hinweis ans Büro 1 Minute. Das sind 6 Minuten je Anfrage, zusammen 40 mal 6, also 240 Minuten oder 4 Stunden im Monat. Alle Werte sind Annahmen für dieses Beispiel.

1. Auslöser: Formular Eine Anfrage geht über das Kontaktformular ein
2. Eintrag in Kundenliste Name, Telefon und Anliegen landen in der Tabelle
3. Bestätigung senden Der Kunde erhält eine Standardmail mit Eingangsbestätigung
4. Hinweis ans Büro Nachricht an die Büroleitung mit Link zum Eintrag
5. Büro entscheidet Rückruf, Termin oder Angebot: das entscheidet ein Mensch

Textfassung der Grafik

• 1. Auslöser: Formular: Eine Anfrage geht über das Kontaktformular ein
• 2. Eintrag in Kundenliste: Name, Telefon und Anliegen landen in der Tabelle
• 3. Bestätigung senden: Der Kunde erhält eine Standardmail mit Eingangsbestätigung
• 4. Hinweis ans Büro: Nachricht an die Büroleitung mit Link zum Eintrag
• 5. Büro entscheidet: Rückruf, Termin oder Angebot: das entscheidet ein Mensch

Der Ablauf übernimmt diese drei Schritte. Das Büro sieht sich jede Anfrage trotzdem an, sagen wir 1 Minute je Fall, also 40 Minuten im Monat. Es bleiben 240 minus 40, also 200 Minuten oder 3 Stunden 20 Minuten, die wegfallen.

von Handmit Ablauf

• Eintrag in Kundenliste40 × 3 min

  von Hand 120 min/Monat
  mit Ablauf 0 min/Monat

• Eingangsbestätigung40 × 2 min

  von Hand 80 min/Monat
  mit Ablauf 0 min/Monat

• Hinweis ans Büro40 × 1 min

  von Hand 40 min/Monat
  mit Ablauf 0 min/Monat

• Büro sieht jede Anfrage an40 × 1 min, bleibt Handarbeit

  von Hand 0 min/Monat
  mit Ablauf 40 min/Monat

Quelle: Rechenbeispiel mit erfundenen Daten, alle Werte sind Annahmen

Textfassung der Grafik

• Eintrag in Kundenliste: von Hand 120 min/Monat, mit Ablauf 0 min/Monat (40 × 3 min)
• Eingangsbestätigung: von Hand 80 min/Monat, mit Ablauf 0 min/Monat (40 × 2 min)
• Hinweis ans Büro: von Hand 40 min/Monat, mit Ablauf 0 min/Monat (40 × 1 min)
• Büro sieht jede Anfrage an: von Hand 0 min/Monat, mit Ablauf 40 min/Monat (40 × 1 min, bleibt Handarbeit)
• Quelle: Rechenbeispiel mit erfundenen Daten, alle Werte sind Annahmen

Einrichtung, Pflege und Prüfung kosten selbst Zeit, und die rechnen Sie dagegen. Bei nur 5 Anfragen im Monat wären es 5 mal 5 Minuten, also 25 Minuten, die wegfallen. Ob sich dafür Einrichtung und Pflege lohnen, ist dann fraglich. Der Vorgang muss also nicht nur ablaufen, er muss oft genug vorkommen.

Auch die Abrechnung hängt von der Einheit ab. Der Ablauf hat drei Action-Schritte. Bei Zapier sind das 3 Tasks je Anfrage, im Monat 40 mal 3, also 120 Tasks, sofern alle Schritte gelingen. Bei n8n ist es eine Ausführung je Anfrage, also 40 im Monat, denn laut Preisseite zählt der ganze Durchlauf unabhängig von der Zahl der Schritte. Bei Make ergeben die drei Module 40 mal 3, also 120 Operationen. Dazu kommen die Operationen des Auslösers. Wie viele das sind, hängt davon ab, wie oft er prüft, und lässt sich ohne Ihre Einstellungen nicht beziffern.

Grenzen

Preise, Tarife und Funktionen ändern sich. Zapier schreibt in seiner Hilfe selbst, dass ab dem 1. Dezember 2026 auch Next Gen Zaps und das Zapier SDK Tasks verbrauchen. Alle Angaben hier gelten für November 2026.

Nicht jeder Vorgang eignet sich, und ein Ablauf ohne Überwachung fällt unbemerkt aus. Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Lizenzfragen im Einzelfall klärt Ihr Rechtsbeistand. Der Hersteller nennt in seiner FAQ außerdem eine eigene Adresse für Lizenzanfragen.

Was Sie jetzt tun können

1. Schreiben Sie drei Vorgänge auf, bei denen Sie wöchentlich Daten von einem Programm in ein anderes übertragen.
2. Zählen Sie bei einem davon einen Monat lang die Fälle und stoppen Sie die Minuten je Fall. Rechnen Sie Fälle mal Minuten.
3. Sehen Sie in der Anbindungsliste eines Werkzeugs nach, ob Ihre Programme einen Auslöser und die nötigen Schritte anbieten.
4. Klären Sie vor jedem Ablauf mit Personendaten, wer sie verarbeiten darf und welcher Vertrag dazugehört.