Eingangsrechnung Bearbeitungszeit: wo der Hebel wirklich liegt

Eine Eingangsrechnung braucht nach einer Befragung von 201 mittelständischen Betrieben im Schnitt 6 bis 9 Minuten vom Empfang bis zur Buchung, je nach Format. Wechselt ein Lieferant vom PDF zur E-Rechnung, also zu einer Rechnung als strukturierte Datei, die ein Programm direkt lesen kann, spart das rund eine Minute. Das ist wenig. Mehr Zeit steckt dort, wo jemand entscheidet, ob die Rechnung stimmt, und das ist keine Erfassungsarbeit.

Was die Studie gemessen hat

Die Zahlen stammen aus der Studie „Wenn sich Digitalisierung rechnet“ der IW Consult GmbH in Köln vom 4. November 2025. Auftraggeber ist die Partnerschaft für Finanzdigitalisierung. Laut Lobbyregister des Bundestages ist sie ein Zusammenschluss des Deutschen Mittelstands-Bunds und von Visa, der seine Interessenvertretung ausschließlich im eigenen Interesse betreibt. Es ist also eine Auftragsstudie mit einer erklärten Interessenlage. Das muss an den Zahlen nichts ändern, ist aber beim Lesen mitzudenken.

Befragt wurden im April und Mai 2025 per Telefon 201 kleine und mittlere Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung, zufällig gezogen und auf den Mittelstand hochgerechnet. Die Frage lautete sinngemäß: Wie viele Minuten Arbeitszeit sind im Durchschnitt ungefähr nötig, um eine Eingangsrechnung zu bearbeiten, vom Empfang bis zur Buchung? Je Format antworteten 79 bis 152 Unternehmen. Es sind also Selbstauskünfte, keine Zeitmessungen. Eine Auswertung nur für das Bau- oder Ausbaugewerbe oder nur für Betriebe mit 5 bis 50 Beschäftigten habe ich im Text nicht gefunden.

Format	Anteil der Rechnungen	Minuten je Rechnung	bei 47 Rechnungen im Monat
Papier	26 %	9	423 Minuten, etwa 7 h 3 min
PDF	55 %	7	329 Minuten, etwa 5 h 29 min
E-Rechnung	19 %	6	282 Minuten, etwa 4 h 42 min

Gegenüber Papier nennt die Studie für die digitale Rechnung 2 Minuten oder 25 % weniger und für die E-Rechnung 3 Minuten oder 31 % weniger. Mit den gerundeten Minuten wären es 22 % und 33 %. Die Prozentwerte beruhen offenbar auf ungerundeten Mittelwerten. Zwischen PDF und E-Rechnung liegt der Unterschied bei etwa einer Minute.

Die Rechnung: Rechnungen je Monat mal Minuten

Im Mittel erhält ein mittelständischer Betrieb in der Studie rund 47 Eingangsrechnungen im Monat. Der Mittelstand reicht dort bis 249 Beschäftigte. Ein Wert nur für kleinere Betriebe steht im gelesenen Text nicht.

So lässt sich nachrechnen, was der Wechsel zur E-Rechnung für einen Betrieb im Mittel brächte:

1. Gewichteter Mittelwert der Minuten: 0,26 × 9 + 0,55 × 7 + 0,19 × 6 = 2,34 + 3,85 + 1,14 = 7,33 Minuten je Rechnung.
2. Bei 47 Rechnungen: 47 × 7,33 ≈ 345 Minuten, also gut 5 Stunden 45 Minuten im Monat.
3. Kämen alle Rechnungen als E-Rechnung: 47 × 6 = 282 Minuten.
4. Unterschied: 345 − 282 = 63 Minuten, etwa eine Stunde im Monat.

Das ist eine Veranschaulichung mit Mittelwerten aus unterschiedlich großen Teilgruppen, kein Messwert. Die Studie rechnet selbst auf den gesamten Mittelstand hoch und kommt auf 9,2 Millionen eingesparte Arbeitsstunden im Monat. Das ist eine Modellrechnung der Autoren. Für den einzelnen Betrieb bleibt etwa eine Stunde. In einem Fallbeispiel der Studie, einem Gebäudetechnik-Unternehmen mit mehreren Niederlassungen in Nordrhein-Westfalen, sank die Arbeitszeit im Rechnungswesen nach dem Umstieg von Papier auf das E-Rechnungsformat ZUGFeRD um rund 20 Prozent. Das ist ein Einzelfall mit eigener Angabe des Unternehmens und lässt sich nicht auf andere Betriebe übertragen.

bisheriges FormatE-Rechnung

• Erfassung, Papier zu E-RechnungSelbstauskunft, Mittelwert

  bisheriges Format 9 min
  E-Rechnung 6 min

• Erfassung, PDF zu E-RechnungSelbstauskunft, Mittelwert

  bisheriges Format 7 min
  E-Rechnung 6 min

• Fachliche Prüfung, BeispielAnnahme des Autors, nicht gemessen

  bisheriges Format 45 min
  E-Rechnung 45 min

Quelle: IW Consult 2025 (Befragung, N=79 bis 152 je Format); 45 min: Praxisannahme des Autors

Textfassung der Grafik

• Erfassung, Papier zu E-Rechnung: bisheriges Format 9 min, E-Rechnung 6 min (Selbstauskunft, Mittelwert)
• Erfassung, PDF zu E-Rechnung: bisheriges Format 7 min, E-Rechnung 6 min (Selbstauskunft, Mittelwert)
• Fachliche Prüfung, Beispiel: bisheriges Format 45 min, E-Rechnung 45 min (Annahme des Autors, nicht gemessen)
• Quelle: IW Consult 2025 (Befragung, N=79 bis 152 je Format); 45 min: Praxisannahme des Autors

Erfassen ist nicht Prüfen

Beim Erfassen wird die Rechnung gelesen, ihre Daten werden in die Buchhaltung übernommen, und die Zahlung wird vorbereitet. Dabei hilft ein strukturiertes Format, weil ein Programm die Felder direkt liest. Beim fachlichen Prüfen fragt dagegen ein Mensch, ob die Leistung erbracht ist und ob Menge, Preis und Abzüge zu Auftrag, Aufmaß und Vertrag passen. Das beantwortet kein Datenformat.

Die Webseite von KI-Xellenz setzt für die Rechnungsprüfung in der Projektsteuerung 45 Minuten je Abschlags- oder Schlussrechnung an. Für Eingangsrechnungen eines Bauunternehmens (Material, Geräte, Nachunternehmer) sind es dort 12 bis 20 Minuten bis zur Freigabe. Beides sind Praxisannahmen des Autors, nicht gemessen. Sie widersprechen den 6 bis 9 Minuten der Studie nicht, denn die Freigabe und die Prüfung gegen Aufmaß und Vertrag gehören dort vermutlich nicht oder nur teilweise dazu. Es sind andere Tätigkeiten an anderen Rechnungen: Erfassen einer beliebigen Eingangsrechnung gegen Prüfen einer Abschlagsrechnung gegen Leistungsverzeichnis und Nachträge. Beide Werte gehören nicht in eine gemeinsame Rechnung, und keiner ist „zu hoch“ im Vergleich zum anderen. Wie man verschiedene Zahlen auseinanderhält, steht im Beitrag Bürokratie und Arbeitszeit: was die Zahlen messen.

Offen bleibt, was die befragten Betriebe in „vom Empfang bis zur Buchung“ eingerechnet haben. Ob die fachliche Prüfung dazugehört, sagt die Studie nicht. Sie nennt als weiteren Vorteil der E-Rechnung, dass sich Pflichtangaben und Mehrwertsteuerangaben automatisch prüfen lassen. Das ist eine formale Prüfung, keine inhaltliche.

Ein Beispiel mit erfundenen Daten

Ein Ausbaubetrieb erhält 47 Eingangsrechnungen im Monat. Fünf davon sind Abschlags- oder Schlussrechnungen von Nachunternehmern, die gegen Auftrag und Aufmaß geprüft werden. Für die Prüfung wird, wie oben, eine Annahme von 45 Minuten je Rechnung angesetzt. Alle Zahlen sind erfunden.

• Erfassung nach dem Studienmix: 345 Minuten.
• Fachliche Prüfung: 5 × 45 = 225 Minuten.
• Zusammen 570 Minuten, also 9,5 Stunden im Monat.

Stellen alle Lieferanten auf die E-Rechnung um, sinkt der Aufwand um 63 Minuten, also um etwa 11 Prozent. Wäre die Prüfung in den Studienwerten teilweise schon enthalten, läge der Anteil etwas höher.

Nun angenommen, die Vorbereitung jeder Prüfung nähme 10 Minuten ab, etwa weil Auftragsposition und Aufmaß schon nebeneinanderliegen und Abweichungen markiert sind. Diese 10 Minuten sind eine Setzung zur Veranschaulichung, ohne Messung. Dann sind es 5 × 10 = 50 Minuten, bei nur fünf Rechnungen. Das ist fast so viel wie der gesamte Formatwechsel. Außerdem entscheiden die Lieferanten über das Format, der Betrieb selbst nur über seinen eigenen Ablauf.

Zum Rahmen: Seit dem 1. Januar 2025 muss ein Unternehmen laut BMF den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen, dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Für die Ausstellung nennt § 27 Absatz 38 UStG zwei Übergangsfristen, und bei beiden müssen zwei Dinge zugleich stimmen. Erstens muss der Umsatz in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt worden sein, zweitens muss die Rechnung bis zu einem Stichtag übermittelt werden. Für Umsätze ab 2025 bis Ende 2026 darf die Rechnung noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier kommen, ein PDF gilt nur mit Zustimmung des Empfängers. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt dasselbe bis zum 31. Dezember 2027, aber nur, wenn der Aussteller im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte. Das Format-Gemisch bleibt also noch eine Weile. Wie das für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihr Steuerberater.

Wo der Hebel liegt

Drei Schritte nach der Erfassung bestimmen meist die Zeit: die Zuordnung (zu welchem Bauvorhaben, Auftrag oder welcher Kostenstelle gehört die Rechnung), die Vorbereitung der Prüfung und die Ablage, bei der Rechnung, Lieferschein, Aufmaß und Freigabe zusammen auffindbar sind. Das ist die Einschätzung des Autors. Die Studie beziffert diese Schritte nicht, und ich habe dafür keine gemessenen Zeiten.

Ein automatisierter Ablauf kann hier sortieren und vorbereiten: den Lieferanten erkennen, einen Auftrag oder eine Bestellung vorschlagen, eine Prüfliste anlegen. Die Entscheidung, ob eine Rechnung freigegeben wird, bleibt bei einer Person.

1. Empfang Mail-Postfach, Post oder Portal
2. Erfassen Hier wirkt das Format: E-Rechnung spart etwa 1 Minute
3. Zuordnen Bauvorhaben, Auftrag oder Kostenstelle vorschlagen KI bereitet vor
4. Prüfung vorbereiten Auftrag und Aufmaß gegenüberstellen, Prüfliste KI bereitet vor
5. Prüfen und freigeben Eine Person entscheidet
6. Ablegen Rechnung, Lieferschein, Freigabe zusammen KI bereitet vor

Textfassung der Grafik

• 1. Empfang: Mail-Postfach, Post oder Portal
• 2. Erfassen: Hier wirkt das Format: E-Rechnung spart etwa 1 Minute
• 3. Zuordnen: Bauvorhaben, Auftrag oder Kostenstelle vorschlagen (die KI bereitet vor)
• 4. Prüfung vorbereiten: Auftrag und Aufmaß gegenüberstellen, Prüfliste (die KI bereitet vor)
• 5. Prüfen und freigeben: Eine Person entscheidet
• 6. Ablegen: Rechnung, Lieferschein, Freigabe zusammen (die KI bereitet vor)

Wie man Zeitersparnis ohne Versprechen misst, zeigt der Beitrag Zeitersparnis messen statt versprechen.

Was Sie jetzt tun können

1. Zählen Sie die Eingangsrechnungen der letzten drei Monate nach Format (Papier, PDF, E-Rechnung) und nach Art (Material, Nachunternehmer, Sonstiges).
2. Stoppen Sie bei jeweils zehn Rechnungen die Zeit getrennt für Erfassen, Zuordnen, Prüfen und Ablegen.
3. Rechnen Sie je Schritt Rechnungen im Monat mal Minuten und schauen Sie zuerst auf die größten Posten.
4. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Empfang und Fristen der E-Rechnung bei Ihnen gelten.