Bürokratie und Arbeitszeit: was 3, 7 und 23 Prozent messen

Je nach Studie frisst Bürokratie 3, 7 oder 23 Prozent der Arbeitszeit, und das ist kein Widerspruch: Die Zahlen beantworten verschiedene Fragen. Die KfW ließ Betriebe den Aufwand für gesetzliche Pflichten schätzen (im Mittel 6,9 Prozent, im Median rund 3). Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) ließ Beschäftigte den Anteil für Berichte und Dokumentation schätzen, auch betriebsinterne (rund 23 Prozent). Mischen darf man die Werte nicht, und keiner sagt, wie viel Zeit eine Automatisierung in Ihrem Betrieb sparen würde.

Was die KfW gefragt hat

Die KfW befragt jedes Jahr mittelständische Unternehmen (das KfW-Mittelstandspanel). An der Welle von Februar bis Juni 2024 beteiligten sich 9.556 Unternehmen. Sie sollten schätzen: „Was schätzen Sie, wie hoch ist der Aufwand für Ihr Unternehmen zur Erfüllung aller gesetzlicher Vorgaben?“, anzugeben in Arbeitsstunden pro Monat, bezogen auf das Jahr 2023. Daraus rechnet die KfW den Anteil an der Arbeitszeit aller Beschäftigten aus.

Gemeint sind alle gesetzlichen Vorgaben: Formulare, Nachweise und Meldungen an Steuer- und Sozialversicherungsbehörden, aber auch die Befolgung von Datenschutz, Arbeitsschutz oder Umweltvorgaben. Nicht erfasst sind lange Genehmigungsverfahren, schwer erreichbare Behörden und Streit um Auslegungen.

Im Mittel sind es 32 Stunden im Monat je Unternehmen, 6,9 Prozent der Arbeitszeit. Der Mittelwert ist der Durchschnitt, den wenige sehr aufwendige Betriebe nach oben ziehen. Der Median ist der Wert in der Mitte: Die Hälfte der Betriebe liegt darunter. Er beträgt rund 15 Stunden im Monat und rund 3 Prozent. Bei einem Viertel der Betriebe sind es höchstens acht Stunden, bei jedem zehnten mindestens 100.

Für Betriebe mit 5 bis 50 Beschäftigten nennt die KfW Durchschnittsanteile: 5,3 Prozent bei 5 bis unter 10 Beschäftigten, 3,7 Prozent bei 10 bis unter 50. Unter 5 Beschäftigten sind es 7,7 Prozent, und das Baugewerbe liegt mit 8,1 Prozent über dem Gesamtdurchschnitt. Die relative Last sinkt mit der Größe, weil die Aufgaben nicht im gleichen Maß mit der Beschäftigtenzahl wachsen. Von den Stunden leisten im Schnitt 34,6 Prozent externe Dienstleister (die KfW vermutet vor allem Steuer-, Unternehmens- und Rechtsberatungen). Sie zählen im Wert mit.

Was das IW gefragt hat

Das IW befragte 2025 rund 5.000 Beschäftigte. Sie sollten schätzen, welchen Anteil ihrer Arbeitszeit sie üblicherweise pro Woche für Berichts- und Dokumentationspflichten aufwenden. Das IW unterschied bewusst nicht zwischen gesetzlichen und betriebsinternen Pflichten, weil Beschäftigte das nicht immer zuordnen können.

Beschäftigte ohne Führungsverantwortung nannten im Durchschnitt rund 23 Prozent, Führungskräfte rund 30 Prozent. Der Median liegt bei 20 Prozent, und jede zweite Person verwendet einen Tag oder mehr pro Woche darauf. Das IW schreibt selbst, damit werde der Aufwand für staatlich auferlegte Bürokratie methodisch einerseits überschätzt, weil auch Internes zählt. Andererseits bilde Dokumentation nur einen Teil dessen ab, was man üblicherweise unter Bürokratie versteht. Eine Auswertung nach Betriebsgröße nennt der Kurzbericht nicht.

Nebeneinander gelegt

Ein Beispiel mit erfundenen Daten zeigt den Abstand. Ein Betrieb hat 12 Beschäftigte mit je rund 150 Arbeitsstunden im Monat (die KfW rechnet mit rund 34 Wochenstunden, mal 52 Wochen geteilt durch 12 Monate sind rund 149), zusammen 1.800 Stunden. Mit dem KfW-Durchschnitt für 10 bis unter 50 Beschäftigte, 3,7 Prozent, wären das 1.800 × 0,037 = 66,6, also rund 67 Stunden im Monat für gesetzliche Pflichten. Mit den 23 Prozent des IW wären es 1.800 × 0,23 = 414 Stunden, gut das Sechsfache (414 : 66,6 ≈ 6,2). Beide Rechnungen stimmen, denn sie beantworten unterschiedliche Fragen. Ihr Betrieb kann bei beiden weit über oder unter dem Durchschnitt liegen.

Setzt man den KfW-Median von 15 Stunden im Monat mit den durchschnittlichen Arbeitskosten von 41,30 Euro je Stunde an, sind es 15 × 41,30 = 619,50 Euro im Monat. Die 41,30 Euro nennt das Statistische Bundesamt für das Jahr 2023, für Produzierendes Gewerbe und Dienstleistungsbereich ohne öffentliche Verwaltung, und die KfW rechnet mit demselben Wert. Für spätere Jahre gibt es neuere, höhere Werte, die ich nicht am Original geprüft habe. Die 619,50 Euro sind ein Richtwert aus Durchschnitten, kein Wert für Ihren Betrieb.

Zwei amtliche Größen, die oft dazukommen

Der Bürokratiekostenindex des Statistischen Bundesamts erfasst den „klassischen Papierkram“ aus Bundesrecht, also Anträge, Meldungen und Nachweise, und setzt die Kosten dafür zu Januar 2012 (= 100) ins Verhältnis. Er misst keine Stunden und keinen Anteil an der Arbeitszeit. Für Januar bis März 2026 steht er bei 96,33, 96,30 und 96,37, die Seite trägt den Stand 19. Mai 2026.

Der Erfüllungsaufwand ist weiter gefasst. Der Nationale Normenkontrollrat (NKR) prüft Gesetzentwürfe der Bundesregierung und versteht darunter den messbaren Zeitaufwand und die Kosten, die eine neue Regelung auslöst oder einspart. Nach seinem Jahresbericht 2026 (Vorabfassung) sank der jährliche Erfüllungsaufwand im Berichtszeitraum 2025/26 (Juli 2025 bis Juni 2026) um rund 6,8 Milliarden Euro, davon rund 6,4 Milliarden bei Bürgerinnen und Bürgern. Die Entlastung stammt fast ausschließlich aus einem Gesetz, vor allem aus der Streichung einer Pflicht für neu eingebaute Heizungen, deren Kosten noch gar nicht angefallen waren. Die Wirtschaft wurde um rund 45 Millionen Euro entlastet, die Bürokratiekosten im engeren Sinn stiegen um rund 1,3 Milliarden Euro.

Beide Größen beschreiben Änderungen durch Gesetze. Sie sind weder ein Anteil der Arbeitszeit noch ein Bestand an Stunden im Büro. Das IW nennt den Index weitgehend konstant, und trotzdem klagen mehr Unternehmen und Beschäftigte: Laut seiner Befragung ist der Aufwand in den vergangenen zwei Jahren für jeden Dritten gestiegen und für weniger als 8 Prozent gesunken.

Was das für Automatisierung heißt

Keine der Quellen schlüsselt auf, welcher Teil der Zeit sich automatisieren lässt. Ausfüllen, Übertragen und Ablegen kommen nach meiner Einschätzung infrage, Lesen, Entscheiden und Rückfragen eher nicht. Das ist eine Praxisannahme des Autors, nicht gemessen. Wie groß welcher Teil ist, hat in diesen Quellen niemand erhoben. Welche Abläufe sich grundsätzlich eignen, steht im Beitrag Prozessautomatisierung im kleinen Betrieb: was dahintersteckt, wann man es besser lässt, im Beitrag Wann Sie einen Ablauf nicht automatisieren sollten.

Belastbar wird es erst mit eigenen Messwerten. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Büro ordnet im Monat 25 Eingangsmails einem Auftrag zu und braucht dafür je 12 Minuten. Das sind 25 × 12 = 300 Minuten, also 5 Stunden im Monat. Ob eine Automatisierung davon etwas spart, zeigt der Vorher-Nachher-Vergleich im eigenen Betrieb.

Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten und wie Sie sie erfüllen, klären Steuerberatung, Verband oder Rechtsbeistand im Einzelfall. Alle Angaben gelten für den Stand November 2026.

Was Sie jetzt tun können

1. Fragen Sie bei jeder Prozentzahl nach vier Dingen: Wer wurde gefragt, was genau, Mittelwert oder Median, und wie groß waren die Betriebe?
2. Notieren Sie vier Wochen lang für jeden Büroablauf, wie oft er vorkommt und wie viele Minuten er dauert.
3. Trennen Sie dabei, was eine gesetzliche Pflicht ist und was Sie freiwillig oder betriebsintern dokumentieren.
4. Prüfen Sie erst dann, welche der gemessenen Abläufe sich überhaupt für eine Automatisierung eignen.