KI-Richtlinie fürs Büro: was hineingehört

Eine KI-Richtlinie fürs Büro regelt auf wenigen Seiten fünf Dinge: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten in welches Werkzeug dürfen, wer Ergebnisse prüft, wie KI-Hilfe gekennzeichnet wird und wie Ihre Leute geschult werden. Rechtsberatung ersetzt sie nicht. Sie ist der Rahmen, den die Datenschutzkonferenz empfiehlt, und sie belegt, dass Sie etwas für die KI-Kompetenz tun, die Art. 4 der KI-Verordnung von Betreibern verlangt. Dieser Beitrag beschreibt das allgemein; Ihren Einzelfall klären Datenschutzbeauftragte oder ein Anwalt.

Warum eine Richtlinie

Die Datenschutzkonferenz (DSK) schreibt in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024: Ohne klare Regelungen bestehe das Risiko, dass Beschäftigte KI-Anwendungen eigenmächtig und unkontrolliert nutzen, und das sei in vielen Unternehmen derzeit Realität. Sie rät, klare interne Weisungen zu erteilen und zu dokumentieren, ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Zwecken welche KI-Anwendungen eingesetzt werden dürfen. Beispiele für zugelassene und untersagte Einsätze seien hilfreich. Als Form nennt sie eine Dienst- oder Handlungsanweisung oder eine Dienst- beziehungsweise Betriebsvereinbarung.

Art. 4 der KI-Verordnung: was sich 2026 geändert hat

Die ursprüngliche Fassung von Art. 4 (Verordnung (EU) 2024/1689) verlangte von Anbietern und Betreibern, Maßnahmen zu ergreifen, „um nach besten Kräften sicherzustellen“, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit Betrieb und Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Zu berücksichtigen waren technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung sowie der Einsatzkontext.

Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, im Amtsblatt veröffentlicht am 24. Juli 2026, ersetzt Art. 4 durch eine neue Fassung (Art. 1 Nr. 5). Nach Absatz 1 ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit Betrieb und Nutzung befasst sind. Der Kontext bleibt zu berücksichtigen. Ausdrücklich verpflichtet die Regel nicht dazu, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren. Kommission und Mitgliedstaaten sollen Betriebe unterstützen, besonders kleine und mittlere, und die Kommission veröffentlicht praktische Beispiele auf einer zentralen Informationsplattform (Absatz 2). Das KI-Gremium nimmt Empfehlungen an (Absatz 3). Als Grund nennt Erwägungsgrund 8, strenge Verpflichtungen verursachten insbesondere kleineren Unternehmen zusätzlichen Befolgungsaufwand.

Die Verordnung tritt am dritten Tag nach der Veröffentlichung in Kraft, also am 27. Juli 2026. Eine eigene Anwendungsfrist für den neuen Art. 4 enthält sie nicht, und für Kapitel I der KI-Verordnung nennt der geänderte Art. 113 weiterhin den 2. Februar 2025. Ich habe den deutschen Amtsblatt-Text und die konsolidierte Fassung vom 27. Juli 2026 gelesen, die wörtlichen Zitate stammen daraus. Stand November 2026 ist mir keine spätere Änderung von Art. 4 bekannt.

Die Pflicht bleibt bestehen, verlangt aber Maßnahmen und keinen bestimmten Erfolg. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 der KI-Verordnung, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer bei einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit. Ein Büro, das KI-Werkzeuge beruflich einsetzt, fällt dem Wortlaut nach darunter. Ob das für Ihren Betrieb im Einzelfall zutrifft und wie Aufsichtsbehörden das handhaben, habe ich nicht geprüft.

Was in die Richtlinie gehört

1. Werkzeuge freigeben Nur Dienste mit Vertrag und Firmenkonto
2. Daten einstufen Klassen festlegen, je Klasse erlaubte Werkzeuge
3. Ergebnisse prüfen Zweite Person prüft vor jeder Weitergabe
4. Kennzeichnen Vermerk, wo KI half und wer geprüft hat
5. Schulen Einweisung mit Beispielen, Nachweis, Auffrischung

Textfassung der Grafik

• 1. Werkzeuge freigeben: Nur Dienste mit Vertrag und Firmenkonto
• 2. Daten einstufen: Klassen festlegen, je Klasse erlaubte Werkzeuge
• 3. Ergebnisse prüfen: Zweite Person prüft vor jeder Weitergabe
• 4. Kennzeichnen: Vermerk, wo KI half und wer geprüft hat
• 5. Schulen: Einweisung mit Beispielen, Nachweis, Auffrischung

Werkzeuge freigeben

Führen Sie eine Liste der erlaubten Dienste, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die DSK rät, Geräte und Accounts vom Arbeitgeber bereitzustellen, damit Beschäftigte nicht mit privaten Konten arbeiten, weil dabei Profile der Personen entstehen können. Als Beispiel für datenschutzfreundliche Voreinstellungen nennt die DSK, die Nutzung von Eingaben für das Training und die Eingabe-Historie schon bei Inbetriebnahme eines Accounts abzuschalten. Worauf Sie bei Anbietern und Verträgen achten, steht im Beitrag Auftragsverarbeitung bei KI-Diensten.

Daten einstufen

Legen Sie Klassen fest und ordnen Sie jeder zu, wohin sie dürfen. Nach der DSK ergibt sich ein Personenbezug aus vielen Merkmalen, nicht nur aus Namen und Anschriften. Wer Namen aus einem Text streicht, hat ihn deshalb nicht ohne Weiteres von personenbezogenen Daten befreit. Ein Vorschlag von mir, keine rechtliche Einteilung:

Klasse	Beispiele	Erlaubt in
Öffentlich	Normtexte, veröffentlichte Ausschreibungen	allen freigegebenen Werkzeugen
Intern	Terminpläne, Angebote ohne Personenbezug	freigegebenen Werkzeugen mit Vertrag und ohne Training
Vertraulich oder personenbezogen	Mieterdaten, Personalunterlagen, Verträge mit Geheimhaltungsklausel	nur Werkzeugen, die Ihr Datenschutzbeauftragter ausdrücklich freigegeben hat
Nie eingeben	Passwörter, Zugangsdaten, besonders geschützte Daten ohne Freigabe	in kein Werkzeug

Für Betriebsgeheimnisse hat die Einstufung rechtliche Bedeutung. Nach § 2 Nr. 1 Buchstabe b GeschGehG setzt der Schutz eines Geschäftsgeheimnisses voraus, dass es den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen unterliegt. Eine Regel, was in welches Werkzeug gehört, kann eine solche Maßnahme sein. Ob sie im Streitfall ausreicht, beurteilt ein Anwalt.

Ergebnisse prüfen

Die DSK weist darauf hin, dass Anbieter von Sprachmodellen oft selbst klarstellen, ihre Texte hätten keinen Anspruch auf Richtigkeit, und dass Ergebnisse mit Personenbezug kritisch zu hinterfragen und vor der Weiterverarbeitung zu prüfen sind. Das Vier-Augen-Prinzip ist mein Vorschlag, die DSK nennt es so nicht: Alles, was das Haus verlässt, also Angebote, Mengen, Fristen, Berechnungen und Schreiben an Kunden, sieht eine zweite Person an, die es nicht erstellt hat. Zahlen aus KI-Antworten werden gegen die Quelle geprüft, nicht gegen die nächste KI-Antwort. Warum Quellenangaben dabei helfen, steht im Beitrag Warum KI-Antworten eine Quellenangabe brauchen.

Kennzeichnen

Vermerken Sie intern, wo KI mitgearbeitet hat und wer das Ergebnis geprüft hat, etwa im Dateinamen oder in der Kopfzeile. Das schafft Nachvollziehbarkeit. Eine gesetzliche Offenlegungspflicht enthält Art. 50 Abs. 4 der KI-Verordnung, die seit 2. August 2026 gilt: Wer KI-erzeugte Deepfakes oder KI-erzeugte Texte veröffentlicht, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, muss das offenlegen. Bei Texten entfällt die Pflicht, wenn sie menschlich geprüft wurden und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt. Ob das Ihre Veröffentlichungen betrifft, ist eine Frage des Einzelfalls.

Schulen

Nach der DSK sollen Beschäftigte durch Schulungen, Leitfäden und Gespräche sensibilisiert werden, ob und wie sie KI nutzen dürfen. Das kann zugleich eine Maßnahme nach Art. 4 sein. Ob sie genügt, ist eine Frage des Einzelfalls. Dokumentieren Sie Termin, Inhalt und Teilnehmende und frischen Sie die Schulung regelmäßig auf. Inhalte je Rolle beschreibt der Beitrag KI-Schulung je Rolle.

Was sonst noch hineingehört

Neben den fünf Bausteinen braucht die Richtlinie einen Geltungsbereich. Art. 4 nennt neben dem Personal ausdrücklich andere Personen, die in Ihrem Auftrag mit Betrieb und Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Schreiben Sie deshalb hinein, ob freie Mitarbeitende, Praktikanten und Subunternehmer eingeschlossen sind. Nennen Sie außerdem eine zuständige Person für Fragen und für Meldungen, wenn etwas schiefgegangen ist, etwa weil Daten in ein nicht freigegebenes Werkzeug geraten sind. Beachten Sie auch KI-Funktionen in Programmen, die Sie schon einsetzen, zum Beispiel in Mail- oder Büroanwendungen. Sie gehören auf die Liste der Werkzeuge, auch wenn niemand sie „KI“ nennt.

Konkrete Beispiele machen die Regeln brauchbar. Die DSK empfiehlt ausdrücklich, zugelassene und untersagte Einsätze zu nennen. Ein Muster mit erfundenen Beispielen:

• Erlaubt: Aus eigenen Besprechungsnotizen ohne Namen einen Protokollentwurf in einem freigegebenen Werkzeug formulieren, danach prüfen lassen.
• Erlaubt: Eine veröffentlichte Norm in einfachen Worten zusammenfassen lassen und die Aussage an der Norm gegenprüfen.
• Nicht erlaubt: Die Mieterliste einer Wohnanlage mit Namen und Kontaktdaten in ein Werkzeug laden, das nicht freigegeben ist.
• Nicht erlaubt: Zugangsdaten, Passwörter oder Angebotskalkulationen eines laufenden Vergabeverfahrens eingeben.

Die DSK rät außerdem, die internen Vorgaben zu überprüfen, wenn sich Recht oder Technik ändern, und dafür eine feste Routine einzurichten. Einen festen Termin im Jahr schlage ich als Anfang vor, eine Frist nennt die DSK nicht.

Was Sie jetzt tun können

1. Sammeln Sie, welche KI-Werkzeuge Ihre Leute heute schon nutzen, und fragen Sie dabei nach, statt zu kontrollieren.
2. Entwerfen Sie die Datenklassen und die Liste freigegebener Werkzeuge auf einer Seite und lassen Sie sie von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
3. Benennen Sie eine Person, die Fragen beantwortet und die Richtlinie pflegt, und beziehen Sie einen vorhandenen Betriebsrat früh ein.
4. Planen Sie eine erste Schulung mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag und halten Sie sie schriftlich fest.