KI-Schulung je Rolle: Inhalte für Büro und Baustelle

Eine KI-Schulung für das ganze Büro auf einmal trifft nach Einschätzung des Autors selten jede Rolle. Besser ist ein gemeinsamer Auftakt mit den Regeln, danach ein kurzes Modul je Rolle (Geschäftsführung, Projektleitung, Bauleitung, Sekretariat und Assistenz) und nach zwei bis vier Wochen ein Termin für Rückfragen. Geübt wird an den eigenen Abläufen mit erfundenen Daten. Am Ende steht ein einfacher Nachweis. Was Sie im Einzelfall schulen müssen, klärt Ihr Rechtsbeistand.

Warum nach Rolle trennen

Die vier Rollen benutzen KI für verschiedene Dinge und tragen verschiedene Verantwortung. Die Geschäftsführung legt fest, welche Werkzeuge erlaubt sind. Die Projektleitung gibt Ergebnisse an Auftraggeber weiter. Die Bauleitung diktiert auf der Baustelle und hat selten Zeit für lange Texte. Das Sekretariat arbeitet mit Entwürfen, Terminen und Ablage. Wer alle vier in denselben Raum setzt, erklärt jedem vieles, was ihn nicht betrifft, und lässt anderes aus.

Die EU-Kommission empfiehlt in ihren Fragen und Antworten, die Rolle des Betriebs, das Risiko der eingesetzten Systeme, die Vorkenntnisse des Personals und den Einsatzzusammenhang zu berücksichtigen. Sich nur auf die Bedienungsanleitung eines Werkzeugs zu verlassen, bleibt nach ihrer Einschätzung in vielen Fällen wirkungslos.

Der gemeinsame Auftakt

Zuerst brauchen alle dasselbe Grundwissen. Das lässt sich in der ersten Stunde klären. Die Antworten gehören in die KI-Richtlinie fürs Büro:

• Welche Werkzeuge sind freigegeben, und welche nicht?
• Welche Daten dürfen in welches Werkzeug?
• Was kann ein Sprachmodell, und wo erfindet es etwas?
• Wer prüft, bevor etwas das Haus verlässt?

Damit deckt der Auftakt, was die Kommission als Ausgangsfragen nennt: Was ist KI, wie funktioniert sie, welche KI nutzt der Betrieb, welche Chancen und Gefahren gibt es.

Zum dritten Punkt gehört das Prinzip aus dem Beitrag Warum KI-Antworten eine Quellenangabe brauchen: Zahlen, Fristen und Beträge ohne Fundstelle werden nicht übernommen. Gerechnet wird in einem festen Programm oder einer Tabelle, nicht im Sprachmodell.

Inhalte je Rolle

Die Dauer in der Tabelle ist ein Vorschlag des Autors, nicht gemessen. Sie enthält das Rollenmodul samt Übung, ohne den gemeinsamen Auftakt und ohne den Rückfragetermin.

Rolle	Inhalte	Übung mit erfundenen Daten	Dauer (Vorschlag)
Geschäftsführung	Regeln und Freigaben, Datenklassen, Verträge zur Auftragsverarbeitung, Haftung und Verantwortung, Kosten, Pilot festlegen	Ein erfundenes Werkzeug bewerten: Welche Daten würde es sehen, was fehlt im Vertrag?	1 Stunde
Projektleitung	Ergebnisse prüfen und freigeben, Fundstellen am Original aufschlagen, Entwürfe für Protokoll und Bericht, Grenzen bei Zahlen	Ein erfundenes Protokoll gegen eine erfundene Tonaufnahme prüfen, Fehler markieren	2 Stunden
Bauleitung	Diktat und Foto auf der Baustelle, Mängel und Bautagebuch vorbereiten, was nicht in private Dienste gehört	Ein erfundenes Bautagebuch aus drei Sprachnotizen entwerfen und korrigieren	1,5 Stunden
Sekretariat und Assistenz	Entwürfe für Schreiben und Protokolle, Ablage und Suche, Terminvorbereitung, Weitergabe nur nach Prüfung	Einen erfundenen Eingangsstapel benennen und ablegen, Treffer der Suche gegen das Original prüfen	1,5 Stunden

Die Rollen überschneiden sich. Das Sekretariat bereitet oft Protokolle vor, die Projektleitung gibt sie frei. Dann üben beide dieselbe Strecke aus ihrer Sicht, zum Beispiel nach dem Muster aus Besprechungsprotokoll mit KI. Auf der Baustelle hilft die Vorlage aus Bautagebuch und Mängel per Sprache.

Übungen an den eigenen Abläufen

Allgemeine Beispiele aus dem Netz passen selten zum eigenen Ablauf. Besser ist eine Übung, die Ihren Ablauf nachbaut: Ihr Protokollkopf, Ihre Mängelliste, Ihre Ablagestruktur, nur mit erfundenen Namen, Beträgen und Terminen. Ein Beispiel für die Bauleitung: Sie erfinden ein Vorhaben mit drei Gewerken, diktieren zwei Minuten Baustellenlage und lassen daraus eine Mängelliste entwerfen. Die Teilnehmenden suchen dann gemeinsam, was das Modell falsch verstanden oder dazuerfunden hat.

Planen Sie dafür mehr Zeit ein als für die Vorträge. Zwischen den Terminen üben die Teilnehmenden weiter an ihrem eigenen Ablauf, solange mit erfundenen Daten, wie die Datenregeln für das Werkzeug nicht stehen. Die Annahme dahinter: Ein selbst gefundener Fehler wird eher ernst genommen als eine Warnung auf einer Folie. Die erfundenen Daten haben einen zweiten Zweck: In der Übung kann nichts Echtes in ein ungeeignetes Werkzeug gelangen.

1. Gemeinsamer Auftakt Alle zusammen, etwa 1 h: Regeln, Werkzeuge, Daten
2. Rollenmodul Je Rolle 1 bis 2 h (Vorschlag), eigene Aufgaben
3. Übung Eigener Ablauf, erfundene Daten, Fehler suchen
4. Rückfragetermin Nach 2 bis 4 Wochen, etwa 1 h: Fragen aus dem Alltag
5. Nachweis Eine Seite je Termin, neben der Richtlinie
6. Auffrischung Bei neuem Werkzeug oder neuer Regel

Textfassung der Grafik

• 1. Gemeinsamer Auftakt: Alle zusammen, etwa 1 h: Regeln, Werkzeuge, Daten
• 2. Rollenmodul: Je Rolle 1 bis 2 h (Vorschlag), eigene Aufgaben
• 3. Übung: Eigener Ablauf, erfundene Daten, Fehler suchen
• 4. Rückfragetermin: Nach 2 bis 4 Wochen, etwa 1 h: Fragen aus dem Alltag
• 5. Nachweis: Eine Seite je Termin, neben der Richtlinie
• 6. Auffrischung: Bei neuem Werkzeug oder neuer Regel

Kurz beginnen, dann nachfassen

Nach dem Auftakt und dem Rollenmodul folgt nach zwei bis vier Wochen ein Rückfragetermin von einer Stunde, je Rolle oder für alle gemeinsam. Dort klären die Teilnehmenden Fragen, die erst im Arbeitsalltag aufgekommen sind: Wo hat das Werkzeug etwas dazuerfunden, welche Aufgabe passt doch nicht, welche Regel ist unklar?

Warum nicht ein langer Block am Anfang? Das ist eine Einschätzung des Autors und kein Beleg. Viele Fragen entstehen erst, wenn jemand das Werkzeug an einer eigenen Aufgabe benutzt, und was am Schulungstag gehört wurde, wird ohne Anwendung schnell vergessen. Mit kurzen Modulen üben die Teilnehmenden zwischen den Terminen an ihren Abläufen und bringen konkrete Fälle mit.

Wer schult und wann

Ob die Schulung ein Mitarbeiter aus dem Haus hält oder jemand von außen, ist Ihre Entscheidung. Wichtig ist, dass die Person die Abläufe der vier Rollen kennt und die Übungen vorbereiten kann. Der gemeinsame Auftakt eignet sich für eine Runde mit allen, die Rollenmodule für kleine Gruppen. Planen Sie die Termine nicht in die Zeit der Bauabschlüsse oder des Monatsberichts, sonst sitzen die Teilnehmenden mit dem Kopf woanders. Ob die vorgeschlagene Dauer reicht, zeigt sich im Rückfragetermin an den Fragen aus dem Alltag.

Wie viel Zeit die Schulung kostet

Die Stunden aus der Tabelle gelten je Person. Hinzu kommen der gemeinsame Auftakt von einer Stunde und der Rückfragetermin von einer Stunde. Die Grafik zeigt, was das je Rolle ergibt. Auftakt und Rollenmodul dauern zusammen zwei Stunden für die Geschäftsführung, drei für die Projektleitung und je zweieinhalb für Bauleitung und Sekretariat. Mit dem Rückfragetermin sind es drei, vier, dreieinhalb und dreieinhalb Stunden.

Auftakt und Rollenmodulmit Rückfrage (1 h)

• ProjektleitungErgebnisse prüfen und freigeben

  Auftakt und Rollenmodul 3 h
  mit Rückfrage (1 h) 4 h

• BauleitungDiktat und Foto auf der Baustelle

  Auftakt und Rollenmodul 2,5 h
  mit Rückfrage (1 h) 3,5 h

• Sekretariat und AssistenzEntwürfe, Ablage, Suche

  Auftakt und Rollenmodul 2,5 h
  mit Rückfrage (1 h) 3,5 h

• GeschäftsführungRegeln, Freigaben, Pilot

  Auftakt und Rollenmodul 2 h
  mit Rückfrage (1 h) 3 h

Quelle: Vorschlag des Autors, nicht gemessen; Stunden je Person

Textfassung der Grafik

• Projektleitung: Auftakt und Rollenmodul 3 h, mit Rückfrage (1 h) 4 h (Ergebnisse prüfen und freigeben)
• Bauleitung: Auftakt und Rollenmodul 2,5 h, mit Rückfrage (1 h) 3,5 h (Diktat und Foto auf der Baustelle)
• Sekretariat und Assistenz: Auftakt und Rollenmodul 2,5 h, mit Rückfrage (1 h) 3,5 h (Entwürfe, Ablage, Suche)
• Geschäftsführung: Auftakt und Rollenmodul 2 h, mit Rückfrage (1 h) 3 h (Regeln, Freigaben, Pilot)
• Quelle: Vorschlag des Autors, nicht gemessen; Stunden je Person

Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Daten: Ein Büro hat zehn Beschäftigte, nämlich eine Geschäftsführung, drei Projektleitungen, vier Bauleitungen und zwei Personen im Sekretariat. Der Auftakt kostet 10 × 1 = 10 Personenstunden. Die Rollenmodule kosten 1 × 1 + 3 × 2 + 4 × 1,5 + 2 × 1,5 = 16 Personenstunden. Der Rückfragetermin kostet bei einer Stunde je Person noch einmal 10 × 1 = 10 Personenstunden. Zusammen sind das 36 Personenstunden, ohne die Vorbereitung der Übungen. Rechnen Sie mit Ihrem eigenen Stundensatz, um die Kosten zu sehen. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel auf Grundlage der Stundenvorschläge dieses Beitrags und keine Messung.

Nachweis der Schulung

Die Kommission schreibt in ihren Fragen und Antworten ausdrücklich, dass kein Zertifikat nötig ist. Organisationen können intern festhalten, welche Schulungen und anderen Maßnahmen stattgefunden haben. Ein Nachweis kann deshalb klein bleiben: Datum, Thema, Teilnehmende, Dauer, Unterlage, Ergebnis der Übung. Eine Seite je Termin reicht, in der Ablage neben der KI-Richtlinie.

Das Format ist Ihre Entscheidung. Wichtiger als die Form ist, dass die Aufzeichnung stimmt und dass nach einem neuen Werkzeug oder einer neuen Regel ein kurzer Termin folgt.

Art. 4 der KI-Verordnung in Kürze

Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Berücksichtigt werden sollen Vorkenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und der Einsatzzusammenhang. Eine Schulung ist eine solche Maßnahme, aber nicht die einzige.

Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025. Die Verordnung (EU) 2026/1744 ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten und hat Art. 4 geändert: Geschuldet ist die Unterstützung der Kompetenzentwicklung, ein bestimmtes oder auch nur „ausreichendes“ Niveau je Person schreibt der Artikel nicht vor (Stand November 2026). Nach den Fragen und Antworten der Kommission überwachen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Regel seit dem 2. August 2026. Wer ein Hochrisiko-KI-System einsetzt, muss sein Personal außerdem für die menschliche Aufsicht schulen; diese Pflicht bleibt nach der Kommission bestehen. Die Kommission sammelt auf ihrer Seite Beispiele aus Unternehmen, eine Konformitätsvermutung folgt aus dem Nachahmen dieser Beispiele nach ihren Angaben aber nicht. Einzelheiten zur Änderung stehen im Beitrag KI-Richtlinie fürs Büro. Ob und wie Art. 4 Ihren Betrieb betrifft, klärt Ihr Rechtsbeistand. Die Schulung nach diesem Beitrag ist Praxis des Autors und keine Rechtsberatung.

Was Sie jetzt tun können

1. Schreiben Sie für jede Rolle drei Abläufe auf, in denen heute KI zum Einsatz kommt oder kommen soll.
2. Bauen Sie je Rolle eine Übungsakte mit erfundenen Daten, die Ihrem echten Ablauf nachempfunden ist.
3. Legen Sie eine Vorlage für den Nachweis an: Datum, Thema, Teilnehmende, Dauer, Ergebnis.
4. Sammeln Sie bis zum Rückfragetermin, welche Fehler und Fragen im Alltag aufgetreten sind, und ergänzen Sie die Übungen um genau diese.