Lohnt sich KI im kleinen Büro? Eine Rechnung mit Annahmen

Ob sich KI im kleinen Büro lohnt, lässt sich ausrechnen, aber nur mit Annahmen, die Sie offenlegen. Auf der einen Seite stehen Lizenz oder Plattform, Einrichtung, Schulung und Pflege, dazu die Prüfzeit. Auf der anderen Seite stehen die Stunden, die bei der Vorbereitung und beim Entwerfen entfallen, bewertet mit Ihrem Stundensatz und gekürzt um den Anteil, den Sie tatsächlich anders einsetzen. Die Zahlen unten sind erfunden. Sie zeigen den Rechenweg, nicht Ihr Ergebnis.

Die Aufwandsseite

Vier Posten gehören auf die linke Seite.

• Lizenz oder Plattform: laufende Kosten je Monat, je nach Betriebsart (Dienst in der EU, eigener Server) verschieden. Tragen Sie den Wert aus einem Angebot mit Datum ein. Wie Preise für Automatisierungsprojekte aussehen, zeigt der Beitrag Was kostet ein Automatisierungsprojekt? Preise mit Stand.
• Einrichtung: einmalig, etwa für die Anbindung der Ablage, Vorlagen und erste Tests. Verteilen Sie den Betrag auf die Monate, die Sie die Lösung nutzen wollen.
• Schulung: Arbeitszeit der Beteiligten, bewertet mit dem Stundensatz. Das Beispiel rechnet mit 3 Stunden je Person (Auftakt, Rollenmodul, Rückfragetermin nach einigen Wochen). Der Beitrag KI-Schulung je Rolle: Inhalte für Büro und Baustelle nennt 3 bis 4 Stunden. Nach Artikel 4 der KI-Verordnung in der Fassung von 2026 ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau je Person müssen sie nicht garantieren. Ob und wie das Ihr Büro betrifft, klärt Ihr Rechtsbeistand.
• Pflege und Prüfung: Vorlagen aktuell halten, Ergebnisse stichprobenartig kontrollieren, Regeln anpassen. Das BSI weist darauf hin, dass generative KI-Modelle neben Chancen neuartige IT-Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Wer das ernst nimmt, plant dafür Zeit ein.

Die Nutzenseite

Der Nutzen ist die Zeit, die ein Ablauf weniger kostet. Rechnen Sie ihn je Ablauf: Vorgänge je Monat mal gesparte Minuten je Vorgang. Wie Sie Vorgänge und Minuten ermitteln, steht im Beitrag Abläufe messen vor der KI-Einführung: eine Woche mitschreiben, und wie Sie vorher und nachher vergleichen, im Beitrag Zeitersparnis messen: Vorgänge mal Minuten, vorher und nachher.

Entscheidend ist, was Sie als gespart ansetzen. Bei einem Besprechungsprotokoll fällt die Mitschrift an, solange die Besprechung dauert. Gespart werden kann nur davor und danach: bei der Vorbereitung aus dem letzten Protokoll und beim Reinschreiben. Mehr dazu in Besprechungsprotokoll mit KI: von der Aufnahme zur Freigabe.

Die Prüfzeit bleibt. Ein Entwurf der KI muss gelesen, mit den Unterlagen abgeglichen und freigegeben werden. In der Beispielrechnung steht deshalb in der Zeile „Reinschrift samt Prüfung“ nicht null, sondern die Hälfte der heutigen Zeit.

Beispielrechnung mit erfundenen Daten

Ein Büro hat sechs Projektleitungen, und jede schreibt zwei eigene Protokolle in der Woche. Das sind 12 Protokolle je Woche und, mit vier Wochen je Monat gerechnet, 48 im Monat. Die Zeiten je Protokoll sind Praxisannahmen des Autors und nicht gemessen: 30 Minuten Vorbereitung, 90 Minuten Mitschrift und 120 Minuten Reinschrift, zusammen 240 Minuten.

heutemit KI

• VorbereitungAnnahme, 30 % weniger

  heute 24 h
  mit KI 16,8 h

• MitschriftBesprechungszeit, bleibt

  heute 72 h
  mit KI 72 h

• Reinschrift samt PrüfungAnnahme, 50 % weniger

  heute 96 h
  mit KI 48 h

• Pflege der LösungAnnahme, 2 h im Monat

  heute 0 h
  mit KI 2 h

Quelle: Erfundene Beispieldaten, Praxisannahme des Autors, nicht gemessen

Textfassung der Grafik

• Vorbereitung: heute 24 h, mit KI 16,8 h (Annahme, 30 % weniger)
• Mitschrift: heute 72 h, mit KI 72 h (Besprechungszeit, bleibt)
• Reinschrift samt Prüfung: heute 96 h, mit KI 48 h (Annahme, 50 % weniger)
• Pflege der Lösung: heute 0 h, mit KI 2 h (Annahme, 2 h im Monat)
• Quelle: Erfundene Beispieldaten, Praxisannahme des Autors, nicht gemessen

Für die KI-Variante gelten vorsichtige Annahmen. Die Vorbereitung wird um 30 Prozent kürzer, die Reinschrift samt Prüfung um 50 Prozent, und die Mitschrift bleibt gleich. Beide Werte liegen unter den Spannen des Rechners (30 bis 50 Prozent bei der Vorbereitung, 60 bis 75 Prozent bei der Reinschrift). Gespart werden so 9 Minuten bei der Vorbereitung (30 Prozent von 30) und 60 Minuten bei der Reinschrift (50 Prozent von 120), zusammen 69 Minuten je Protokoll. Bei 48 Protokollen sind das 55,2 Stunden im Monat.

Welcher Stundensatz?

Das Beispiel bewertet jede Stunde mit 100 Euro. Gemeint sind Vollkosten je Projektstunde: Das sind die Kosten, die ein Betrieb für eine Arbeitsstunde einer Ingenieurin oder Projektleitung trägt, einschließlich der Gemeinkosten wie Büro, Verwaltung und Software, aber ohne Gewinn und ohne Umsatzsteuer. Die 100 Euro sind eine Annahme des Autors, gestützt auf zwei Erhebungen von Kammern und Verbänden.

Die erste Erhebung stammt von der Bundesarchitektenkammer. Sie hat ermittelt, welchen Stundensatz ein Büro je Projektstunde erzielen muss, um kostendeckend zu arbeiten (Gesamtkosten einschließlich Inhabergehalt, geteilt durch die Projektstunden). Für Büros ohne Verlust mit mindestens zehn tätigen Personen lag er 2021 im Median bei 81 Euro. Das Statistische Bundesamt gibt die Arbeitskosten je Stunde für die Gesamtwirtschaft mit 36,8 Euro für 2020 und 45,00 Euro für 2025 an, ein Anstieg um 22,3 Prozent. Schreibt man die 81 Euro damit fort, ergeben sich 81 mal 1,223, also rund 99 Euro. Das ist grob, denn der Anstieg gilt für alle Branchen zusammen.

Die zweite Erhebung ist die Mitgliederbefragung von IW Consult für vier Berufsverbände (Berichtsjahr 2024). Für Ingenieurbüros mit mehr als 10 bis 50 Beschäftigten nennt sie einen Gemeinkostenfaktor von 1,9. Multipliziert man ihn mit dem Lohn der Projektpersonen, erhält man den Satz, der alle Gemeinkosten deckt. Als Lohn setze ich rund 54 Euro je Stunde an (meine Annahme: Mediangehalt eines Bauingenieurs plus Arbeitgeberanteile, nicht erneut abgerufen). Dann sind es 1,9 mal 54 Euro, rund 103 Euro.

Beide Wege liefern 99 und 103 Euro, gerundet 100 Euro. Drei Einschränkungen gelten. Beide Erhebungen beruhen auf Selbstauskünften von Architektur- und Ingenieurbüros, nicht von Bauunternehmen oder Verwaltungen. Die Kammerwerte stammen nur von Büros ohne Verlust. Die 99 Euro sind fortgeschrieben, nicht gemessen. Ihre eigene Kostenrechnung entscheidet.

Davon zu unterscheiden sind die Arbeitskosten des Statistischen Bundesamts. Nach der Arbeitskostenerhebung 2024 kostete eine geleistete Arbeitsstunde im Durchschnitt 44,32 Euro, bei freiberuflichen, wissenschaftlichen und technischen Dienstleistungen, zu denen Architektur- und Ingenieurbüros gehören, 52,87 Euro. Gemeinkosten und Zeiten ohne Projektbezug stecken nicht darin, deshalb liegen Vollkosten je Projektstunde höher.

Posten	Annahme	Euro je Monat
Plattform (Platzhalter, kein Herstellerpreis)	400 € im Monat	400
Einrichtung	3.000 € einmalig, auf 24 Monate verteilt	125
Schulung	6 Personen, je 3 Stunden zu 100 € = 1.800 €, auf 24 Monate verteilt	75
Pflege durch das Büro	2 Stunden im Monat zu 100 €	200
Aufwand gesamt	400 + 125 + 75 + 200	800
Gewonnene Zeit rechnerisch	55,2 Stunden zu 100 €	5.520
Davon tatsächlich anders eingesetzt	Annahme 50 %	2.760
Ergebnis	2.760 minus 800	1.960

Die Hälfte als Quote ist eine Setzung ohne Messung. Sie berücksichtigt, dass Minuten verstreut anfallen und nicht jede zu einer nutzbaren Stunde wird. Mit dieser Annahme bleiben im Beispiel 1.960 Euro im Monat. Die Lösung trägt sich, sobald rund 14 Prozent der rechnerisch gewonnenen Zeit anders eingesetzt werden: 800 geteilt durch 5.520 sind rund 14,5 Prozent.

Der Gegentest

Eine Rechnung, die nur gut aussieht, sagt wenig. Prüfen Sie deshalb, was bei schlechteren Werten passiert. Halbiert sich die Ersparnis bei der Reinschrift auf 25 Prozent, sinken die gewonnenen Minuten je Protokoll auf 39 (9 Minuten Vorbereitung plus 30 Minuten Reinschrift). Das sind 31,2 Stunden im Monat oder 3.120 Euro, bei 50 Prozent Nutzung 1.560 Euro. Abzüglich 800 Euro bleiben 760 Euro. Fällt auch die Nutzungsquote auf 20 Prozent, sind es 624 Euro, und das sind 176 Euro weniger als der Aufwand. Bei der schwächeren Ersparnis trägt sich die Lösung erst ab einer Quote von gut einem Viertel (800 geteilt durch 3.120 sind rund 26 Prozent).

Aufwandgenutzter Nutzen

• BasisfallPlus 1.960 €, 50 % der Zeit genutzt

  Aufwand 800 €
  genutzter Nutzen 2.760 €

• Reinschrift nur 25 % gespartPlus 760 €, 50 % genutzt

  Aufwand 800 €
  genutzter Nutzen 1.560 €

• Dazu nur 20 % der Zeit genutztMinus 176 €, trägt sich nicht

  Aufwand 800 €
  genutzter Nutzen 624 €

Quelle: Erfundene Beispieldaten, Annahmen des Autors, Stundensatz 100 €, nicht gemessen

Textfassung der Grafik

• Basisfall: Aufwand 800 €, genutzter Nutzen 2.760 € (Plus 1.960 €, 50 % der Zeit genutzt)
• Reinschrift nur 25 % gespart: Aufwand 800 €, genutzter Nutzen 1.560 € (Plus 760 €, 50 % genutzt)
• Dazu nur 20 % der Zeit genutzt: Aufwand 800 €, genutzter Nutzen 624 € (Minus 176 €, trägt sich nicht)
• Quelle: Erfundene Beispieldaten, Annahmen des Autors, Stundensatz 100 €, nicht gemessen

Das Ergebnis hängt also an zwei Zahlen: wie viel Zeit der Ablauf tatsächlich spart und wie viel davon Sie anders einsetzen können.

Was Sie nicht einrechnen dürfen

• Die Prüfzeit. Sie bleibt, solange ein Mensch freigibt.
• Die Mitschrift in der Besprechung, die Gesprächszeit selbst und Wartezeiten auf Rückmeldungen.
• Die volle Summe der Minuten als Euro, wenn niemand die gewonnene Zeit anders nutzt. Wer sie nicht in Aufträge, kürzere Überstunden oder liegengebliebene Arbeit umsetzt, hat Stunden gewonnen, aber kein Geld.
• Werte aus Anbieterprospekten oder aus Büros, die Sie nicht kennen. Unabhängig gemessene Zahlen für Ihre Abläufe gibt es nicht. Ihre eigenen Messwerte ersetzen die Annahmen oben.

Ob ein Dienst die Anforderungen an Datenschutz und Vertraulichkeit erfüllt, gehört vor die Rechnung. Wer Projektdaten in einen Verbraucher-Chatdienst gibt, hat ein anderes Problem als die Wirtschaftlichkeit; dazu der Beitrag Schatten-KI: wenn Mitarbeitende private Chatdienste nutzen. Eine Regel für das Büro beschreibt der Beitrag KI-Richtlinie fürs Büro: was hineingehört. Welche Arbeitszeit- und Mitbestimmungsfragen beim Messen entstehen, klären Datenschutzbeauftragter, Betriebsrat und Rechtsbeistand im Einzelfall.

Was Sie jetzt tun können

1. Messen Sie einen Ablauf eine Woche lang: Vorgänge, Minuten je Vorgang, getrennt nach Vorbereitung, Bearbeitung und Prüfung.
2. Holen Sie für die Aufwandsseite zwei Angebote ein und tragen Sie Preis und Datum in Ihre Tabelle ein.
3. Rechnen Sie wie oben, mit Ihrem eigenen Stundensatz und einer vorsichtigen Nutzungsquote, und prüfen Sie die Rechnung mit schlechteren Werten.
4. Entscheiden Sie erst danach, ob ein Versuch von vier bis sechs Wochen lohnt, und messen Sie mit demselben Protokoll nach.