Abläufe messen vor der KI-Einführung: eine Woche mitschreiben

Wo im Büro die Zeit bleibt, finden Sie heraus, indem Sie eine Woche lang für jeden wiederkehrenden Ablauf aufschreiben, wie oft er vorkommt und wie lange ein Vorgang dauert. Häufigkeit mal Minuten ergibt den Wochenaufwand. Erst danach lohnt die Frage, ob KI bei einem dieser Abläufe helfen kann. Ein geeigneter Ablauf kommt häufig vor, besteht überwiegend aus Lesen und Zusammenstellen von Text und lässt sich am Ende von einem Menschen prüfen.

1. Liste anlegen 5 bis 10 wiederkehrende Abläufe benennen
2. Eine Woche notieren Je Vorgang Minuten und Rolle, keine Namen
3. Rechnen Beispiel: 5 × 45 min = 225 min je Woche
4. Eignung prüfen Häufig, textlastig, prüfbar
5. Einen wählen Ein Ablauf für den ersten Versuch

Textfassung der Grafik

• 1. Liste anlegen: 5 bis 10 wiederkehrende Abläufe benennen
• 2. Eine Woche notieren: Je Vorgang Minuten und Rolle, keine Namen
• 3. Rechnen: Beispiel: 5 × 45 min = 225 min je Woche
• 4. Eignung prüfen: Häufig, textlastig, prüfbar
• 5. Einen wählen: Ein Ablauf für den ersten Versuch

Welche Abläufe in Frage kommen

Fast jedes Büro im Bau hat dieselben Abläufe, nur in anderer Mischung. Als Ausgangsliste für Ihre Woche eignen sich diese:

Betrieb	Wiederkehrende Abläufe
Planungsbüro	Besprechungsprotokolle, Baubesprechung und Bautagebuch, Prüfung von Abschlagsrechnungen gegen das Aufmaß, Angebots- und Honorartexte, Suche nach dem gültigen Planstand
Projektsteuerung	Prüfung von Abschlags- und Schlussrechnungen, Nachträge prüfen, Jour fixe und Protokoll, Monatsbericht an den Bauherrn, Suche in der Projektablage
Bauunternehmen	Eingangsrechnungen bis zur Freigabe, Tagesberichte und Mängel, Angebotstexte, Nachträge stellen, Anfragen und Unterlagen sortieren

Streichen Sie, was Sie nur einmal im Jahr tun. Notieren Sie, was Ihre Leute ohnehin als lästig bezeichnen. Fünf bis zehn Abläufe reichen.

Eine Woche mitschreiben

Sie brauchen dafür keine Software, eine Tabelle oder ein Blatt Papier am Platz genügt. Je Vorgang tragen Sie drei Dinge ein: den Ablauf, die Minuten von Beginn bis zur Freigabe und die Rolle der bearbeitenden Person, etwa Projektleitung oder Büro. Namen brauchen Sie nicht. Zählen Sie nur die Arbeitszeit. Wartezeiten, etwa auf eine Rückmeldung, schreiben Sie in eine eigene Spalte, denn sie gehören nicht zum Aufwand, den eine KI senken könnte.

Am Ende der Woche rechnen Sie je Ablauf: Anzahl der Vorgänge mal mittlere Minuten je Vorgang. Das Ergebnis ist der Wochenaufwand des Büros für diesen Ablauf. Wenn Sie ihn mit dem Stundensatz Ihres Betriebs multiplizieren, sehen Sie auch, was der Ablauf in Euro kostet.

Zur Orientierung hier ein Beispiel für eine Projektleitung in der Projektsteuerung. Die Mengen und Minuten sind Praxisannahmen des Autors, nicht gemessen, und dienen nur als Vorlage für Ihre eigene Tabelle:

Ablauf	Vorgänge je Woche	Minuten je Vorgang	Minuten je Woche
Nachtrag prüfen	3	45	135
Abschlags- oder Schlussrechnung prüfen	5	45	225
Unterlage suchen	10	15	150
Anfrage sortieren	20	4	80
Summe			590

590 Minuten sind knapp zehn Stunden in der Woche. Das ist eine Annahme, die für Ihr Büro stimmen kann oder nicht. Eine Projektleitung, die weniger Rechnungen prüft und mehr Besprechungen führt, kommt zu einer anderen Tabelle. Genau deshalb schreiben Sie mit. Die Beispieltabelle lässt Besprechungsprotokolle und Berichte aus. Nach der Praxisannahme des Autors dauert ein eigenes Protokoll rund vier Stunden (30 Minuten Vorbereitung, 90 Minuten Mitschrift, 120 Minuten Reinschrift), vier eigene Protokolle in der Woche wären also allein 16 Stunden.

je Vorgangje Woche

• Rechnung prüfen5 Vorgänge je Woche

  je Vorgang 45 min
  je Woche 225 min

• Unterlage suchen10 Vorgänge je Woche

  je Vorgang 15 min
  je Woche 150 min

• Nachtrag prüfen3 Vorgänge je Woche

  je Vorgang 45 min
  je Woche 135 min

• Anfrage sortieren20 Vorgänge je Woche

  je Vorgang 4 min
  je Woche 80 min

Quelle: Praxisannahme des Autors, nicht gemessen (Projektsteuerung, je Projektleitung)

Textfassung der Grafik

• Rechnung prüfen: je Vorgang 45 min, je Woche 225 min (5 Vorgänge je Woche)
• Unterlage suchen: je Vorgang 15 min, je Woche 150 min (10 Vorgänge je Woche)
• Nachtrag prüfen: je Vorgang 45 min, je Woche 135 min (3 Vorgänge je Woche)
• Anfrage sortieren: je Vorgang 4 min, je Woche 80 min (20 Vorgänge je Woche)
• Quelle: Praxisannahme des Autors, nicht gemessen (Projektsteuerung, je Projektleitung)

Der Vergleich zeigt, was die Tabelle leicht übersehen lässt. Das Sortieren einer Anfrage dauert mit vier Minuten je Vorgang am kürzesten, und doch kommen bei 20 Anfragen in der Woche 80 Minuten zusammen. Eine Rechnungsprüfung kostet je Vorgang so viel wie ein Nachtrag, nämlich 45 Minuten, summiert sich aber bei fünf statt drei Vorgängen auf 225 statt 135 Minuten. Für den Wochenaufwand zählt die Häufigkeit ebenso wie die Dauer des einzelnen Vorgangs.

Woran sich ein geeigneter Ablauf erkennt

Drei Eigenschaften sprechen für einen Ablauf als ersten Versuch.

Er kommt häufig vor. Ein Ablauf mit 20 Vorgängen in der Woche bringt bei gleicher Ersparnis je Vorgang das Zehnfache dessen, was ein Ablauf mit zwei Vorgängen bringt. Außerdem sehen Sie schon nach wenigen Wochen, ob sich etwas ändert.

Er ist textlastig. Sprachmodelle lesen, vergleichen, ordnen und formulieren. Sie bereiten also vor: eine Abweichungsliste zu einem Nachtrag, einen Protokollentwurf, eine Prüfliste zu einer Rechnung. Rechnen sollte dabei ein festes Programm oder Ihre Tabelle, nicht das Sprachmodell. Warum das so ist, steht im Beitrag Sprachmodell: was es kann und was nicht.

Er ist prüfbar. Am Ende steht ein Ergebnis, das ein Mensch mit dem Original abgleichen und freigeben kann. Wo ein Fehler unbemerkt bleibt und erst Wochen später auffällt, ist der Ablauf für den Anfang ungeeignet. Die Prüfzeit entfällt nie. Wer sie in die Rechnung nicht aufnimmt, überschätzt den Nutzen. Welche Abläufe Sie gar nicht erst umstellen sollten, beschreibt der Beitrag Wann Sie einen Ablauf nicht automatisieren sollten.

Zusätzlich lohnt ein Blick auf die Daten. Für den ersten Versuch eignet sich ein Ablauf ohne besonders sensible Angaben. Welche Daten auf welcher Plattform verarbeitet werden dürfen, klären Sie vor dem Start mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Was beim Mitschreiben zu beachten ist

Notieren Sie je Vorgang und nicht je Person. Dann beschreibt die Tabelle einen Ablauf und nicht die Leistung einzelner Mitarbeitender, und das Team sieht, dass es um den Ablauf geht. Rechtlich ist damit noch nichts geklärt, deshalb folgen drei allgemeine Hinweise (Stand November 2026).

Datenschutz: Das Beschäftigtendatenschutzrecht regelt, wann personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen (§ 26 BDSG). Die Vorschrift steht im November 2026 weiter im Gesetz. Der EuGH hat am 30. März 2023 (C-34/21) zu einer hessischen Vorschrift entschieden, die nach Auskunft des Hessischen Datenschutzbeauftragten weitgehend § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG entspricht. Nationale Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz müssen danach unangewendet bleiben, wenn sie die Voraussetzungen und Grenzen des Art. 88 Abs. 1 und 2 DSGVO nicht beachten, es sei denn, sie sind eine Rechtsgrundlage im Sinne von Art. 6 Abs. 3 DSGVO, die den Anforderungen der Verordnung genügt. Das Bundesarbeitsgericht hat am 8. Mai 2025 (8 AZR 209/21) in einem Fall zum Test einer Personalsoftware entschieden, dass § 26 Abs. 1 BDSG unangewendet bleibt. Als Rechtsgrundlage kommen dann die allgemeinen Erlaubnistatbestände der DSGVO in Betracht. Ob ein Gesetzentwurf zu einem eigenen Beschäftigtendatengesetz vorliegt, habe ich nicht geprüft. Wie weit das alles für Ihr Mitschreiben trägt, beurteilt Ihr Datenschutzbeauftragter.

Mitbestimmung: Ein vorhandener Betriebsrat hat, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht, mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Ob Ihr Mitschreiben darunter fällt, hängt davon ab, wie Sie es durchführen, etwa ob eine Software die Zeiten erfasst. Schließen Sie mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung, muss eine Regelung dieser Art nach dem EuGH (19. Dezember 2024, C-65/23) die Anforderungen der Art. 5, 6 Abs. 1 und 9 DSGVO erfüllen, und die Gerichte dürfen die Erforderlichkeit der Verarbeitung voll überprüfen. Das klären der Betriebsrat, Ihr Datenschutzbeauftragter und Ihr Rechtsbeistand im Einzelfall.

KI-Kompetenz: Nach Artikel 4 der KI-Verordnung ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Ein bestimmtes Niveau je Person müssen sie nicht garantieren. Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025, die Aufsicht der nationalen Marktüberwachungsbehörden seit dem 2. August 2026. Für die Messwoche brauchen Sie das noch nicht, für einen späteren Versuch schon. Das BSI schreibt auf seiner Seite für Unternehmen, dass generative KI neben Chancen neuartige IT-Sicherheitsrisiken birgt; seine Publikation dazu kann als Grundlage für eine systematische Risikoanalyse dienen.

Sprechen Sie vorher mit dem Team, erklären Sie, wozu gemessen wird, und teilen Sie die Ergebnisse.

Was die Messung nicht leistet

Die Tabelle zeigt, wo Zeit bleibt. Sie zeigt nicht, wie viel davon eine KI übernehmen kann. Diese Zahl bekommen Sie erst aus einem Versuch mit demselben Protokoll vorher und nachher, wie ihn der Beitrag Zeitersparnis messen: Vorgänge mal Minuten, vorher und nachher beschreibt. Auch Qualität misst die Tabelle nicht: Ein Ablauf, der heute nur 20 Minuten dauert, weil niemand genau hinsieht, wird mit KI nicht automatisch besser. Und sie ersetzt keine Entscheidung. Welchen Ablauf Sie zuerst angehen, bleibt Ihre Sache.

Was Sie jetzt tun können

1. Listen Sie fünf bis zehn wiederkehrende Abläufe Ihres Büros auf, getrennt nach Rolle: Projektleitung, Objektüberwachung, Bauleitung, Büro.
2. Legen Sie eine Tabelle mit den Spalten Ablauf, Datum, Minuten, Wartezeit und Bemerkung an und stellen Sie sie dem Team vor.
3. Schreiben Sie eine Woche lang mit und rechnen Sie am Ende je Ablauf Häufigkeit mal Minuten.
4. Prüfen Sie die drei größten Posten auf die Eigenschaften häufig, textlastig und prüfbar, und wählen Sie einen für den ersten Versuch.