KI im kleinen Büro einführen: die ersten 90 Tage

Im kleinen Planungsbüro oder Bauunternehmen gelingt der Einstieg, wenn Sie einen Ablauf wählen, eine Woche lang die Minuten je Vorgang festhalten und danach vier bis sechs Wochen mit zwei bis drei Personen erproben. Dann messen Sie mit demselben Protokoll nach und entscheiden. Erfolgszahlen aus anderen Büros brauchen Sie dafür nicht, und hier steht keine.

1. Woche 1 Messen Ein Ablauf, eine Woche, Minuten je Vorgang notieren
2. Woche 2 Regeln und Werkzeug Ansprechperson, Datenregeln, Bedenken sammeln, dann Werkzeug wählen
3. Woche 3 Schulung und Start Kurze Schulung je Rolle, Pilot mit zwei bis drei Personen
4. Woche 7 bis 9 Nachmessen Nach vier bis sechs Pilotwochen dieselbe Messung wiederholen
5. Woche 10 Entscheiden Weiterführen, anpassen oder beenden, Team anhören
6. Woche 13 Festschreiben Regeln aufschreiben, zweiten Ablauf wählen oder pausieren

Textfassung der Grafik

• Woche 1: Messen. Ein Ablauf, eine Woche, Minuten je Vorgang notieren
• Woche 2: Regeln und Werkzeug. Ansprechperson, Datenregeln, Bedenken sammeln, dann Werkzeug wählen
• Woche 3: Schulung und Start. Kurze Schulung je Rolle, Pilot mit zwei bis drei Personen
• Woche 7 bis 9: Nachmessen. Nach vier bis sechs Pilotwochen dieselbe Messung wiederholen
• Woche 10: Entscheiden. Weiterführen, anpassen oder beenden, Team anhören
• Woche 13: Festschreiben. Regeln aufschreiben, zweiten Ablauf wählen oder pausieren

Welcher Ablauf zuerst?

Der erste Ablauf sollte oft vorkommen, überwiegend aus Lesen und Zusammenstellen bestehen und am Ende von einem Menschen geprüft werden. Wählen Sie für den ersten Durchgang außerdem einen Ablauf ohne besonders sensible Daten. Je nach Betrieb liegen diese Kandidaten nahe:

Betrieb	Erster Ablauf	Näheres
Planungsbüro, Projektsteuerer	Protokoll nach der Besprechung	Besprechungsprotokoll mit KI: von der Aufnahme zur Freigabe
Bauunternehmen	Eingangsrechnung bis zur Freigabe oder Nachtrag prüfen	Abschlagsrechnung prüfen: Rechnung, LV und Aufmaß abgleichen, Nachträge prüfen: Nachtrag, LV und Vertrag nebeneinanderlegen
Bestandshalter, Verwaltung	Suche im Altbestand oder Monatsbericht	Wissen sichern: Altprojekte als Nachschlagewerk, Monatsbericht der Projektsteuerung mit KI vorbereiten

Entscheiden Sie sich für genau einen Ablauf. Wer drei gleichzeitig startet, kann am Ende keinen beurteilen.

Woche 1: das Messprotokoll

Ein Vorgang ist ein Protokoll, eine Rechnung oder ein Nachtrag. Wie das Mitschreiben im Einzelnen geht, steht im Beitrag Abläufe messen vor der KI-Einführung: eine Woche mitschreiben. Messen sollen die Personen, die den Vorgang bearbeiten, denn nur sie wissen, wann sie anfangen und aufhören. Die spätere Ansprechperson sammelt die Zettel ein und rechnet am Freitag zusammen. Pro Vorgang gehört eine Zeile mit diesen Angaben ins Protokoll:

• Datum, Projekt und Vorgang, zum Beispiel „Nachtrag 07, Los Trockenbau“,
• Größe nach Ihrer Festlegung: klein, mittel oder groß,
• Beginn und Ende,
• davon Minuten für Suchen und Zusammenstellen,
• davon Minuten für Nacharbeit nach Rückfragen,
• wer ihn bearbeitet hat.

Ein Beispiel mit erfundenen Daten: Nachtrag 07, mittel, von 14.05 Uhr bis 16.05 Uhr, davon 40 Minuten für das Zusammenstellen von Nachtrag, Leistungsverzeichnis und Schriftverkehr, bearbeitet von der Projektleitung. Der Vorgang dauert also 120 Minuten, und ein Drittel davon ist Zusammenstellen.

Stimmen Sie die Zählweise vorher ab. Zählt das Heraussuchen der Unterlagen mit, oder beginnt der Vorgang erst mit dem Prüfen? Fallen in einer Woche weniger als etwa fünf Vorgänge an, verlängern Sie die Messung auf zwei Wochen. Das ist ein Vorschlag, keine Norm.

Die Trennung in Zusammenstellen und Urteilen hat einen Zweck. Die KI nimmt eher den ersten Teil ab. Bleibt er klein, lohnt sich der Ablauf als Einstieg nicht.

Woche 2: Ansprechperson, Datenregeln, Werkzeug

Bestimmen Sie eine feste Ansprechperson. Sie sammelt Fragen, probiert Aufgaben aus und gibt Hinweise weiter. Ohne sie landet jede Frage bei der Geschäftsführung, und der Pilot wird zur Nebensache. Die Geschäftsführung entscheidet über Ablauf, Zeitraum und Datenregeln und hält den Termin der Nachmessung.

Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, klären Sie in dieser Woche. Die Datenschutzkonferenz hat 2024 eine Orientierungshilfe vorgelegt, die als Checkliste dient, um KI-Anwendungen auszuwählen, einzuführen und zu nutzen. Ihr Schwerpunkt liegt auf Sprachmodellen. Seitdem sind weitere Papiere erschienen, etwa zu technischen und organisatorischen Maßnahmen bei Entwicklung und Betrieb von KI-Systemen (Juni 2025) und zu generativer KI mit RAG-Methode (Oktober 2025). Das BSI sieht sein Papier zu generativen KI-Modellen als mögliche Grundlage für eine systematische Risikoanalyse. Keines dieser Papiere ersetzt den Blick Ihres Datenschutzbeauftragten auf Ihren Fall. Was eine Regelung für Mitarbeitende enthalten sollte, beschreibt KI-Richtlinie fürs Büro: was hineingehört. Warum Verbote allein nicht tragen, steht in Schatten-KI: wenn Mitarbeitende private Chatdienste nutzen. Verbraucher-Chatdienste kommen für Kunden- und Projektdaten nicht in Frage.

Erst wenn Ablauf und Datenregeln feststehen, wählen Sie das Werkzeug. Es muss zu den Datenregeln passen, nicht umgekehrt.

Sammeln Sie auch die Bedenken im Team, offen und möglichst anonym, und beantworten Sie sie vor dem Start. Die Auswertung des Pilots bewertet den Ablauf, nicht einzelne Personen. Gibt es einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn von Anfang an ein. Welche Rechte er hat, klärt ein Rechtsbeistand.

Woche 3: Schulung und Start

Schulen Sie kurz und je Rolle. Wer als Projektleitung Nachträge prüft, braucht andere Übungen als jemand in der Buchhaltung, der Rechnungen vorbereitet. Als Vorschlag für den Pilot: eine Stunde gemeinsamer Auftakt mit den Regeln und eine Stunde je Rolle, also die kurze Form des Rollenmoduls, mit Aufgaben aus dem gemessenen Ablauf, aber mit erfundenen oder geschwärzten Unterlagen. Fragen aus der Praxis sammelt die Ansprechperson in den Wochentreffen. Die Schulung je Rolle beschreibt der Beitrag KI-Schulung je Rolle: Inhalte für Büro und Baustelle: Auftakt von einer Stunde, Rollenmodul von ein bis zwei Stunden und nach zwei bis vier Wochen ein Rückfragetermin. Sie folgt, wenn Sie den Pilot weiterführen.

Geübt wird dabei auch, was die KI nicht kann. Jede Ausgabe ist ein Entwurf, den ein Mensch liest und freigibt. Zahlen rechnet eine Tabelle oder ein Programm nach, nicht das Sprachmodell.

Die Schulung ist zugleich eine Maßnahme im Sinne von Artikel 4 der KI-Verordnung. Danach müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen, ohne ein bestimmtes Niveau je Person zu garantieren. Ob Ihr Büro Betreiber im Sinne der Verordnung ist, klärt im Einzelfall ein Rechtsbeistand. Welche Stufen der Verordnung ein Büro betreffen, das KI nur nutzt, fasst KI-Verordnung: welche Termine für Büros zählen, die KI nutzen zusammen, und den Stand zu Artikel 4 beschreibt KI-Richtlinie fürs Büro: was hineingehört.

Der Pilot: vier bis sechs Wochen

Die zwei bis drei Personen arbeiten mit dem Werkzeug an dem einen Ablauf, alles andere läuft wie bisher. Die Ansprechperson führt eine Liste: Was hat funktioniert, wo musste nachgearbeitet werden, welche Frage kam auf? Treffen Sie sich einmal pro Woche für 15 Minuten, sonst versandet der Pilot. Notieren Sie schon im Pilot Minuten und Nacharbeit wie in Woche 1, damit Sie in der Nachmessung vergleichen können.

Greifen Sie in dieser Zeit nicht ein, um das Ergebnis zu verbessern. Ein schlechter Entwurf ist ein Befund und gehört ins Protokoll. Wählen Sie vier Wochen für einen Ablauf, der oft vorkommt, und sechs für einen, der nur wenige Male pro Woche anfällt.

Nachmessen und entscheiden

Messen Sie genau wie in Woche 1: derselbe Ablauf, dieselbe Zählweise, wenn möglich dieselben Personen und dieselben Größenklassen. Rechnen Sie die Nacharbeit mit ein, denn ein Entwurf, der zehn Minuten spart und zwanzig Minuten Korrektur kostet, ist kein Gewinn. Vergleichen Sie getrennt, wie viele Minuten das Zusammenstellen und wie viele die Nacharbeit je Vorgang und Größenklasse kosten.

Ein Messwert aus wenigen Wochen und von zwei bis drei Personen ist klein. Er reicht für eine Entscheidung im eigenen Haus, nicht für eine Hochrechnung auf das ganze Büro. Wie Sie aus den gemessenen Minuten eine Rechnung machen, zeigt der Beitrag Lohnt sich KI im kleinen Büro? Eine Rechnung mit Annahmen. Hören Sie das Team an und entscheiden Sie dann: weiterführen, anpassen oder beenden.

Festschreiben bis Woche 13

Schreiben Sie auf einer Seite auf, was gilt: welcher Ablauf, welches Werkzeug, welche Daten, wer Ansprechperson ist und wie nachgelesen wird. Danach entscheiden Sie, ob ein zweiter Ablauf folgt oder eine Pause sinnvoll ist.

Was Sie jetzt tun können

1. Wählen Sie den einen Ablauf und legen Sie das Messprotokoll für nächste Woche fest.
2. Bestimmen Sie die Ansprechperson und die zwei bis drei Pilotpersonen.
3. Sammeln Sie die Bedenken im Team, bevor ein Werkzeug ausgewählt ist.
4. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten die Datenregeln für den Pilot.