Monatsbericht der Projektsteuerung mit KI vorbereiten

Der Monatsbericht der Projektsteuerung besteht zum größten Teil aus Material, das Sie schon haben: Protokolle, Terminplan, Kostenstand, Schriftverkehr. Daraus lässt sich mit KI ein Entwurf vorbereiten, der Termine, Kosten und offene Punkte zusammenstellt. Was die Lage bedeutet und was Sie dem Bauherrn empfehlen, schreibt die Projektleitung selbst.

Berichtswesen in der Projektsteuerung

Die AHO-Schriftenreihe Heft 9 („Projektmanagement in der Bau- und Immobilienwirtschaft, Standards für Leistungen und Vergütung“) beschreibt das Leistungsbild der Projektsteuerung. Herausgeber ist der AHO, der Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung. Nach seiner Pressemitteilung zur Ausgabe von 2020 (Stand März 2020) hat das Leistungsbild fünf Handlungsbereiche: (A) Organisation, Informationen, Koordination und Dokumentation, (B) Qualitäten und Quantitäten, (C) Kosten und Finanzierung, (D) Termine, Kapazitäten und Logistik sowie (E) Verträge und Versicherung.

Inzwischen führt der AHO das Heft auf seiner Webseite mit Stand Mai 2025. Ein Softwarehersteller nennt die Ausgabe 2025 in einem Blogbeitrag die sechste Auflage und beschreibt dieselben fünf Handlungsbereiche. Das ist eine Sekundärquelle. Das Heft kostet laut AHO-Webseite 48,80 Euro und liegt mir nicht vor, deshalb habe ich die neue Ausgabe nicht am Original geprüft. Ich nenne das Heft darum nur als Bezug und gebe keine weiteren Inhalte wieder.

Wie oft Sie berichten und was der Bericht enthalten muss, regelt Ihr Vertrag. Die Gliederung entlang von Kosten, Terminen, Qualitäten und Verträgen entspricht grob den Handlungsbereichen der Ausgabe von 2020. Ihr Bauherr kann eine andere Gliederung verlangen.

Aufbau eines Monatsberichts

Ich schlage diesen Aufbau vor, er folgt keiner Norm: eine Kurzfassung für den Bauherrn mit Stand und Entscheidungsbedarf, dann die Kapitel Termine, Kosten, Qualitäten, Verträge und Nachträge, danach die Liste offener Entscheidungen und die Anlagen. Die Kapitel lassen sich aus Quellen vorbereiten. Die Kurzfassung schreibt die Projektleitung zuletzt, denn sie fasst nicht nur zusammen, sondern setzt Schwerpunkte.

1. QuellenProtokolle, Terminplan, Kostenstand, Schriftverkehr, eingefroren zum Stichtag
2. Entwurf (KI)Gliederung, Text und Tabellen, jede Zahl mit Quelle und Stand
3. Bewertung (Sie)Einschätzung, Empfehlung und Unterschrift der Projektleitung

Textfassung der Grafik

• Ebene 1 von unten: Quellen, Protokolle, Terminplan, Kostenstand, Schriftverkehr, eingefroren zum Stichtag
• Ebene 2 von unten: Entwurf (KI), Gliederung, Text und Tabellen, jede Zahl mit Quelle und Stand
• Ebene 3 von unten: Bewertung (Sie), Einschätzung, Empfehlung und Unterschrift der Projektleitung

Die Quellen

Jede Aussage im Bericht sollte auf etwas zeigen, das es schon gibt. Die Tabelle ordnet Kapitel, Quelle und Aufgabenteilung zu:

Kapitel	Quelle	Die KI bereitet vor	Bei Ihnen bleibt
Termine	Terminplan, Protokolle	Abweichungen und genannte Ursachen zusammenstellen	Wirkung auf den Übergabetermin einschätzen
Kosten	Kostenstand, geprüfte Rechnungen, Nachträge	Tabelle füllen, Entwicklung beschreiben	Prognose und Reserven bewerten
Verträge	Schriftverkehr, Anordnungen, Behinderungsanzeigen	Liste mit Datum und Stand	Haltung und Empfehlung
Offene Punkte	Protokolle	offene Beschlüsse mit Verantwortlichen	Gewichtung, was der Bauherr entscheiden muss

Wie aus einer Besprechung ein Protokoll entsteht, das sich als Quelle eignet, beschreibt der Beitrag Besprechungsprotokoll mit KI: von der Aufnahme zur Freigabe.

Legen Sie einen Stichtag fest, zu dem die Quellen für den Bericht eingefroren werden, und nennen Sie ihn im Bericht. Sonst steht im Entwurf der Terminplan von Montag neben dem Kostenstand von Freitag.

Auch die HOAI führt Terminplan, Kostenkontrolle und Kostenfeststellung als Grundleistungen der Objektüberwachung in Leistungsphase 8 auf (Anlage 10 Nr. 10.1, Buchstaben d, i und j, für Gebäude und Innenräume, in der Fassung von Stand November 2026). Die Bausteine eines Berichts entstehen also an Stellen, an denen ohnehin dokumentiert wird. Je besser Protokolle und Kostenstand gepflegt sind, desto weniger muss im Bericht nachrecherchiert werden.

Der Entwurf

Die KI liest die Quellen, ordnet sie den Kapiteln zu, fasst zusammen und formuliert Absätze in Ihrer Vorlage. Sie kann Tabellen mit Terminabweichungen und offenen Punkten füllen. Ein Beispiel mit erfundenen Daten:

Der Terminplan (Stand 28. Februar) weist für den Rohbau eine Abweichung von zwei Wochen gegenüber dem Basisplan aus. Ursache laut Protokoll vom 12. Februar: Lieferverzug bei den Fertigteilen.

Der Satz nennt Quelle, Stand und Ursache. Ob der Übergabetermin gefährdet ist, sagt er nicht.

Zahlen nur aus geprüften Quellen

Ein Sprachmodell erzeugt Text und rechnet nicht verlässlich. Es kann Werte liefern, die plausibel klingen und falsch sind. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hält in ihrer Orientierungshilfe zu KI-Anwendungen mit Personenbezug fest, dass Anbieter von Sprachmodellen häufig selbst klarstellen, die erzeugten Texte hätten keinen Anspruch auf Richtigkeit und sollten stets hinterfragt werden. Für den Bericht heißt das: Die Software kopiert Zahlen aus der Quelldatei in die Tabelle, das Modell schreibt nur den Text darum. Jede Zahl trägt Quelle und Stand, so wie es der Beitrag Warum KI-Antworten eine Quellenangabe brauchen für KI-Antworten allgemein beschreibt. Ein Kostenstand, den noch niemand geprüft hat, wird im Bericht als vorläufig gekennzeichnet oder gar nicht verwendet.

Vor dem Versand gleichen Sie ab. Eine Stichprobe genügt nicht, wenn eine Zahl Folgen hat: Prüfen Sie jede Zahl, die ein Bauherr zur Entscheidung nutzt, gegen ihre Quelle. Wer den Bericht schreibt, sollte nicht allein prüfen. Eine zweite Person gleicht die Zahlen mit den Quellen ab, denn der eigene Text liest sich zu glatt.

Eine feste Vorlage hilft auch dem Bauherrn. Findet er Termine, Kosten und offene Entscheidungen jeden Monat an derselben Stelle, erkennt er Veränderungen schneller. Der Entwurf muss deshalb immer dieselben Kapitel in derselben Reihenfolge liefern, auch wenn ein Kapitel einmal nur „keine Änderung“ enthält.

Prüfschritte vor dem Versand

Der Entwurf geht erst nach diesen Schritten an den Bauherrn. Die Reihenfolge ist mein Vorschlag:

1. Stichtag und Quellenstand: Gilt für alle Kapitel derselbe Stand, und steht er im Bericht?
2. Zahlen: Jede Zahl, die der Bauherr zur Entscheidung nutzt, wird von einer zweiten Person gegen die Quelle geprüft.
3. Aussagen ohne Quelle: Ein Satz, zu dem sich keine Quelle nennen lässt, wird gestrichen oder von der Projektleitung belegt.
4. Stimmigkeit: Passt die Kurzfassung zu den Kapiteln, etwa beim Termin und beim Kostenstand?
5. Bewertung und Empfehlung: Die Projektleitung schreibt beides selbst und unterschreibt.

Wie viel Zeit der Entwurf spart

Ein Monatsbericht der Projektsteuerung kostet heute rund 5 Stunden. Das ist ein Praxiswert des Autors aus der Projektsteuerung und nicht gemessen. Für die Ersparnis gilt die Spanne, die diese Webseite für Berichte und Textentwürfe ansetzt: 16 bis 28 Prozent. Sie betrifft nur das Zusammentragen und den Entwurf. Prüfung und Freigabe bleiben bei Ihnen.

Die Rechnung: 5 Stunden sind 300 Minuten. 16 Prozent davon sind 48 Minuten, 28 Prozent sind 84 Minuten. Ein Bericht dauert dann nicht mehr 5 Stunden, sondern 4,2 bis 3,6 Stunden. Der kürzere Wert von 2 Stunden je Text im Rechner dieser Webseite steht für kürzere Berichte und Textentwürfe, ein Monatsbericht der Projektsteuerung liegt darüber.

HeuteMit KI-Vorbereitung

• Untere Spanne (16 %)48 Minuten weniger je Bericht

  Heute 5 h
  Mit KI-Vorbereitung 4,2 h

• Obere Spanne (28 %)84 Minuten weniger je Bericht

  Heute 5 h
  Mit KI-Vorbereitung 3,6 h

Quelle: Annahme des Autors, nicht gemessen: 5 h Praxiswert, 16 bis 28 % Ersparnis wie im Rechner dieser Webseite

Textfassung der Grafik

• Untere Spanne (16 %): Heute 5 h, Mit KI-Vorbereitung 4,2 h (48 Minuten weniger je Bericht)
• Obere Spanne (28 %): Heute 5 h, Mit KI-Vorbereitung 3,6 h (84 Minuten weniger je Bericht)
• Quelle: Annahme des Autors, nicht gemessen: 5 h Praxiswert, 16 bis 28 % Ersparnis wie im Rechner dieser Webseite

Einen Entwurf testen

Der einfachste Test nutzt Ihren letzten Bericht. Stellen Sie die Quellen vom damaligen Stichtag zusammen, lassen Sie einen Entwurf erzeugen und legen Sie ihn neben Ihren Bericht. Prüfen Sie dann, wo der Entwurf abweicht: Fehlen Punkte? Stehen Zahlen anders da? Hat die KI etwas hinzugefügt, das in keiner Quelle steht? Jede Abweichung zeigt, an welcher Stelle Vorlage, Quellen oder Prüfregel nachgebessert werden müssen. Als Faustregel, die ich nicht belegen kann: Erst wenn drei Berichte in Folge sauber durchlaufen, lohnt sich der Einsatz im laufenden Projekt.

Was bei Ihnen bleibt

Die Bewertung ist der Kern des Berichts. Ob eine Abweichung ein Problem ist, wie ernst ein Nachtrag zu nehmen ist, welche Maßnahme Sie vorschlagen und was der Bauherr zuerst wissen muss, hängt von Projekt, Vertrag und Beziehung ab. Eine KI kennt davon nichts. Auch den Ton bei Verzug oder Streit legen Sie fest.

Ein Satz, den nur Sie schreiben können (Beispiel mit erfundenen Daten): „Die Abweichung beim Rohbau gefährdet den Übergabetermin nicht, solange die Fertigteile bis Ende März geliefert werden. Wir empfehlen, die Lieferzusage schriftlich bestätigen zu lassen.“ Er enthält ein Urteil und eine Empfehlung. Beides setzt voraus, dass jemand Lieferant, Bauzeit und Vertrag kennt.

Die Bundesingenieurkammer schreibt zum Einsatz von KI: „Beim Einsatz von KI-Tools sind es immer Ingenieurinnen und Ingenieure, die am Ende persönliche Verantwortung übernehmen.“ Der Satz bezieht sich auf KI-basierte Leistungen im Ingenieurwesen allgemein. Sinngemäß lässt er sich auf den Monatsbericht übertragen, denn der Bericht geht unter Ihrem Namen hinaus.

Projektdaten gehören auf Plattformen, die sich DSGVO-konform betreiben lassen, also in der EU oder lokal und mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Worauf es bei diesem Vertrag ankommt, steht im Beitrag Auftragsverarbeitung bei KI-Diensten: worauf im Vertrag achten. Verbraucher-Chatdienste sind für Projektdaten kein Weg. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Vertrag mit dem Bauherrn die Weitergabe von Projektunterlagen einschränkt. Das klärt Ihr Anwalt, die Datenschutzfragen Ihr Datenschutzbeauftragter.

Was Sie jetzt tun können

1. Markieren Sie in Ihrem letzten Bericht jeden Absatz: Quelle oder Bewertung? Der Anteil zeigt, was sich vorbereiten lässt.
2. Legen Sie fest, welche Quellen mit welchem Stand in den Bericht dürfen und wer sie freigibt.
3. Bauen Sie eine feste Vorlage mit gleichbleibenden Kapiteln. Ohne sie wird jeder Entwurf anders.
4. Schreiben Sie eine Prüfregel für Zahlen auf: Welche Zahl wird gegen welche Quelle abgeglichen, von wem?