Abnahme vorbereiten: Mängelliste, Unterlagen und Protokoll

Eine Abnahme gelingt ruhiger, wenn vor dem Termin alles an einem Ort liegt: Vertrag, offene Punkte, Nachweise und Dokumentation. Am Termin selbst erfassen Sie Mängel per Sprache und Foto, ordnen sie Gewerk und Raum zu und führen daraus eine Liste, mit der Sie die Beseitigung nachhalten. Die KI bereitet das vor. Ob etwas ein Mangel ist, ob Vorbehalte erklärt werden und was unterschrieben wird, entscheiden Sie. Die rechtlichen Folgen klärt im Einzelfall der Anwalt.

Was die Abnahme rechtlich ist

Hier folgen nur die Grundzüge mit Fundstellen. Ob und wie sie bei Ihnen gelten, hängt vom Vertrag ab (Stand November 2026).

Nach § 640 Abs. 1 BGB muss der Besteller ein vertragsgemäß hergestelltes Werk abnehmen, sofern die Abnahme nicht nach der Beschaffenheit des Werkes ausgeschlossen ist. Wegen unwesentlicher Mängel darf er sie nicht verweigern. Nach Abs. 2 gilt ein Werk auch als abgenommen, wenn der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und der Besteller die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Ist der Besteller Verbraucher, tritt diese Folge nur ein, wenn der Unternehmer ihn zusammen mit der Aufforderung zur Abnahme in Textform auf die Folgen hingewiesen hat. Nimmt der Besteller ein mangelhaftes Werk ab, obwohl er den Mangel kennt, behält er bestimmte Rechte nur, wenn er sie bei der Abnahme vorbehält (Abs. 3). Das sind die Rechte auf Nacherfüllung, auf Selbstvornahme mit Ersatz der Aufwendungen, auf Rücktritt und auf Minderung (§ 634 Nr. 1 bis 3 BGB). Deshalb kommt es auf die Vorbehalte im Protokoll an.

Ist die VOB/B vereinbart, regelt § 12 die Abnahme. Gemeint ist hier die Fassung 2016, die auch in der VOB-Gesamtausgabe 2019 unverändert steht. Die Quelle ist eine nichtamtliche Wiedergabe. Verlangt der Auftragnehmer nach der Fertigstellung die Abnahme, muss der Auftraggeber sie binnen 12 Werktagen durchführen, wenn keine andere Frist vereinbart ist (Abs. 1). Wegen wesentlicher Mängel kann er die Abnahme bis zur Beseitigung verweigern (Abs. 3). Eine förmliche Abnahme findet statt, wenn eine Vertragspartei sie verlangt. Der Befund wird dann in gemeinsamer Verhandlung schriftlich niedergelegt. In die Niederschrift gehören etwaige Vorbehalte wegen bekannter Mängel und wegen Vertragsstrafen sowie etwaige Einwendungen des Auftragnehmers, und jede Partei erhält eine Ausfertigung (Abs. 4). Wird keine Abnahme verlangt, gilt die Leistung 12 Werktage nach schriftlicher Mitteilung über die Fertigstellung als abgenommen. Hat der Auftraggeber sie in Benutzung genommen, gilt sie 6 Werktage nach Beginn der Benutzung als abgenommen, wenn nichts anderes vereinbart ist. Vorbehalte wegen bekannter Mängel oder wegen Vertragsstrafen muss der Auftraggeber spätestens zu diesen Zeitpunkten geltend machen (Abs. 5).

An die Abnahme knüpfen Gesetz und VOB/B weitere Folgen. Die Verjährung der Mängelansprüche beginnt in den Fällen des § 634a Abs. 1 Nr. 1 und 2 BGB mit der Abnahme (Abs. 2), und nach § 12 Abs. 6 VOB/B geht mit ihr die Gefahr auf den Auftraggeber über, soweit er sie nicht schon nach § 7 trägt. Verweigert der Besteller die Abnahme und nennt dabei Mängel, muss er auf Verlangen des Unternehmers an einer gemeinsamen Zustandsfeststellung mitwirken, die mit dem Tag der Anfertigung versehen und von beiden Parteien unterschrieben werden soll (§ 650g Abs. 1 BGB). Bleibt er dem Termin dazu fern, kann der Unternehmer die Feststellung auch einseitig vornehmen, es sei denn, der Besteller hat das Fernbleiben nicht zu vertreten und unverzüglich mitgeteilt (Abs. 2). Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Wie sich das im Einzelfall auswirkt, klärt Ihr Anwalt.

Was vor dem Termin zusammenkommt

Das Protokoll am Termin ist nur so vollständig wie die Vorbereitung. Zusammenstellen sollten Sie:

• den Vertrag mit Leistungsbeschreibung, Nachträgen und Terminplan,
• die Liste offener Punkte aus Bautagebuch, Mängelliste und Besprechungsprotokollen,
• Nachweise, die der Vertrag verlangt, etwa Prüfprotokolle, Zertifikate oder Bedienungsanleitungen, und die Bestandsunterlagen,
• Angaben zu bisherigen Mängelanzeigen und Behinderungsanzeigen, damit Sie am Termin wissen, was schon mitgeteilt wurde,
• einen Vordruck für das Abnahmeprotokoll mit Platz für Mängel, Vorbehalte und Einwendungen.

Die KI sucht die Fundstellen in Ihrer Ablage und listet auf, was fehlt. Wie die Liste offener Punkte aus Protokollen entsteht, steht im Beitrag Offene Punkte nachhalten. Zu Anzeigen vor dem Termin siehe Behinderungsanzeige und Bedenkenanzeige vorbereiten.

Erfassen vor Ort per Sprache und Foto

Beim Rundgang sprechen Sie in fester Reihenfolge: Ort, Gewerk, Befund, dazu ein Foto je Mangel. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Bautagebuch und Mängel per Sprache und Foto erfassen. Die KI wandelt die Notiz in Text um und ordnet ihn dem Gewerk und dem Raum aus Ihren Listen zu. Was nicht in der Liste steht, lässt sie offen, statt es zu erraten.

Ein Beispiel mit erfundenen Daten: „Haus B, erstes Obergeschoss, Raum 1.07, Maler, Firma Beispiel GmbH. Anstrich an der Fensterlaibung ungleichmäßig, Foto sieben.“ Daraus wird ein Eintrag mit laufender Nummer, Ort, Gewerk, Firma, Beschreibung und Foto.

Das Foto hält den Zustand fest, die KI wertet es nicht aus. Ob ein Eintrag ein wesentlicher oder unwesentlicher Mangel ist oder gar keiner, bewertet die Bauleitung, nicht die KI.

Das Protokoll und die Liste zum Nachhalten

Aus den Einträgen entsteht ein Entwurf des Protokolls, geordnet nach Gewerk und Raum. Er enthält die festgestellten Mängel mit Foto, einen Abschnitt für Vorbehalte und einen für Einwendungen. Am Termin gehen Bauleitung und Auftraggeber die Punkte durch, ergänzen und streichen. Wer das Protokoll wie unterschreibt, richtet sich nach dem Vertrag. Was als Vorbehalt aufgenommen wird, legen Sie fest.

Nach dem Termin wird aus dem Protokoll die Liste zum Nachhalten: je Mangel Nummer, Ort, Gewerk, Firma, Frist, Status und Datum der Erledigung. Die KI kann Fristen erinnern und den Stand je Firma zusammenfassen. Die Frist setzen Sie, und die Meldung an die Firma versenden Sie selbst, weil sie rechtliche Wirkung haben kann. Erledigt ist ein Mangel erst, wenn die Bauleitung die Beseitigung geprüft hat, am besten mit einem Foto nach der Nachbesserung.

Grenzen

Die KI bewertet keinen Mangel, sie berät nicht rechtlich und sie unterschreibt nichts. Sie kennt nur, was in Ihren Unterlagen steht. Fehlt Netz auf der Baustelle, muss die Erfassung zwischenspeichern, das prüfen Sie im Test. Hörfehler bei Namen und Zahlen fallen erst bei der Prüfung auf. Daten und Fotos gehören auf eine Plattform, die sich DSGVO-konform betreiben lässt, nicht in einen Verbraucher-Chatdienst. Fotografieren Sie keine Personen, soweit sich das vermeiden lässt, und lassen Sie sich vom Datenschutzbeauftragten beraten.

Was Sie jetzt tun können

1. Legen Sie fest, welche Unterlagen zu jeder Abnahme gehören, und sammeln Sie sie vor dem Termin an einem Ort.
2. Prüfen Sie im Vertrag, ob eine förmliche Abnahme vereinbart ist und ob die VOB/B gilt.
3. Bauen Sie ein Protokoll mit festen Feldern für Mängel, Vorbehalte und Einwendungen und lassen Sie es vom Anwalt einmal durchsehen.
4. Legen Sie Listen für Häuser, Geschosse, Räume, Gewerke und Firmen an, damit die Zuordnung am Termin funktioniert.