Offene Punkte nachhalten: Liste aus Protokollen mit KI

Eine Liste offener Punkte hält fest, wer was bis wann erledigt, und sie wird nach jeder Besprechung fortgeschrieben. Die KI kann sie aus den Protokollen vorbereiten: Sie schlägt Einträge mit Fundstelle vor und gleicht das Folgeprotokoll mit der Liste ab. Was aufgenommen, geändert oder geschlossen wird, entscheidet die Projektleitung. Stand der Quellen: November 2026.

Warum eine eigene Liste neben dem Protokoll

In einem Protokoll stehen die offenen Punkte verstreut: ein Satz unter Punkt 3, eine Zusage unter Punkt 7, eine Frage, die seit drei Sitzungen mitläuft. Wer wissen will, was noch aussteht, liest alles noch einmal. Eine Liste offener Punkte (LOP) zieht das zusammen. BauNetz Wissen beschreibt sie als Alternative zu ausführlichen Sitzungsprotokollen, die „die wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten in komprimierter Form“ erfasst. Ob Ihr Projekt eine Liste, ein Protokoll oder beides führt, hängt von der Projektorganisation und vom Vertrag ab.

Wichtig ist, dass die Liste gepflegt wird. Eine Lehrunterlage der HTWK Leipzig zum Projektmanagement beschreibt die Offene-Punkte-Liste als Protokollierung aller Projektereignisse, die ein klassisches Projektprotokoll ersetzen kann, und hebt die regelmäßige Aktualisierung und Pflege mit einem Ausrufezeichen hervor. Als Nachteil nennt sie, dass die Liste immer länger wird. Nach meiner Einschätzung veralten Einträge in einer Liste, die niemand fortschreibt, und Fristen laufen unbemerkt ab.

Was ein Eintrag enthält

Die HTWK-Unterlage nennt als Aufbau: laufende Nummer, Status, Ursprungsdatum, Priorität, Kategorie, Beschreibung, Maßnahmen, Verantwortung und Datum (bis wann umgesetzt). Das ist ein Beispiel und keine Norm. Für eine Liste aus Protokollen halte ich die Felder schlanker und ergänze zwei: die Fundstelle (Protokoll, Datum, Punkt) und das Datum des letzten Eintrags. Mit der Fundstelle prüfen Sie jeden Vorschlag der KI am Original, ohne das ganze Protokoll zu lesen.

Wie die KI vorschlägt

Als Eingang dient das freigegebene Protokoll, nicht die Rohaufnahme. Das Sprachmodell liest es und schlägt für jede Aufgabe, jeden Beschluss mit Folgeaufgabe und jede offene Frage einen Eintrag vor. Die Vorgabe lautet: nur übernehmen, was im Text steht, und fehlende Angaben als leer markieren.

Ein Eintrag könnte so aussehen (Beispiel mit erfundenen Daten): „Aufgabe: Revisionsöffnungen im Flur ergänzen und im Plan nachführen. Verantwortlich: Büro Beispiel Haustechnik. Frist: 12.03. Fundstelle: Protokoll 14, Punkt 5.2.“ Steht im Protokoll nur „Haustechnik klärt das“, bleibt die Frist leer, und die Rückfrage lautet: „Bis wann?“

Anders als beim Abtippen von Hand liest die KI auch den Nebensatz, den man bei der Reinschrift leicht übersieht (meine Einschätzung, nicht gemessen). Zahlen, Fristen und Namen trägt sie nur ein, wenn das Protokoll sie nennt. Rechnen, etwa Fristen in Kalendertage umzurechnen, übernimmt ein festes Programm, nicht das Sprachmodell.

Die Projektleitung bestätigt

Jeder Vorschlag bleibt ein Vorschlag, bis die Projektleitung ihn bestätigt. Sie nimmt ihn auf, ändert ihn oder verwirft ihn. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt in seinem Leitfaden zu Angriffen auf Sprachmodelle die menschliche Filterung der Aktionen: Der Mensch wird gebeten, eine kritische Aktion zu autorisieren. Für eine Liste offener Punkte heißt das: Erst durch Ihre Bestätigung wird aus einem Vorschlag eine Aufgabe, die jemandem zugewiesen ist. Die Bundesingenieurkammer hält fest, dass beim Einsatz von KI-Werkzeugen am Ende immer Ingenieurinnen und Ingenieure persönliche Verantwortung übernehmen. Sinngemäß gilt das hier.

Zwei Dinge gehören bei der Bestätigung dazu. Erstens die Frage, ob der genannte Verantwortliche das auch weiß. Eine Aufgabe, die jemand in der Besprechung nicht gehört hat, ist nach der Liste trotzdem seine. Zweitens die Frage, ob der Eintrag Teil des Protokolls ist oder nur ein Gedanke aus dem Gespräch. Beides sieht man dem Text nicht an.

Der Abgleich mit dem Folgeprotokoll

Der Nutzen zeigt sich bei der nächsten Besprechung. Liegt das neue Protokoll vor, vergleicht die KI es mit der Liste und meldet vier Arten von Abweichungen:

• Ein Punkt der Liste kommt im neuen Protokoll als erledigt vor. Sie schlägt vor, ihn zu schließen, mit Fundstelle.
• Ein Punkt kommt mit neuem Termin oder neuem Verantwortlichen vor. Sie schlägt die Änderung vor.
• Ein Punkt kommt im neuen Protokoll nicht mehr vor, obwohl er offen ist. Das ist die wichtigste Meldung, denn hier geht etwas verloren.
• Das neue Protokoll enthält eine Aufgabe, die auf der Liste fehlt.

Auch hier schließt die KI nichts selbst: Ein Punkt, der im Protokoll nicht mehr auftaucht, kann erledigt, vergessen oder bewusst fallen gelassen sein. Das weiß nur, wer dabei war. Die Meldung zeigt Ihnen, wo Sie nachfragen sollten.

Was Sie nicht erwarten sollten

Die Liste kennt nur, was in den Protokollen steht. Absprachen am Telefon, auf der Baustelle oder per E-Mail fehlen, solange niemand sie einträgt. Zeitersparnis habe ich hier nicht beziffert, denn mir liegt keine Messung vor. Der Nutzen liegt eher darin, dass weniger zwischen Protokollen verloren geht, und das lässt sich nur an eigenen Projekten prüfen.

Wie die Protokolle selbst entstehen, beschreibt der Beitrag Besprechungsprotokoll mit KI: von der Aufnahme zur Freigabe. Dort steht auch, warum die Prüfung am Transkript zur Freigabe gehört. Die Liste setzt ein freigegebenes Protokoll voraus. Zur Aufnahme selbst gibt es einen eigenen Beitrag: Besprechungen aufnehmen: was vorher zu klären ist.

Protokolle und Listen enthalten Namen und Zusagen. Verarbeitet werden sie nur auf einer Plattform, die sich DSGVO-konform betreiben lässt, nicht in einem Verbraucher-Chatdienst. Dafür gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung dazu. Den Einzelfall klärt Ihr Datenschutzbeauftragter.

Was Sie jetzt tun können

1. Legen Sie die Felder Ihrer Liste fest und schreiben Sie sie auf. Fehlende Angaben sollen leer bleiben dürfen.
2. Gehen Sie das letzte Protokoll von Hand durch und tragen Sie alle offenen Punkte ein. Sie sehen, wie viele es sind und wo Verantwortliche oder Termine fehlen.
3. Legen Sie fest, wer die Liste bestätigt und wann, am besten am Tag nach dem Protokoll.
4. Vergleichen Sie beim nächsten Protokoll Liste und Protokoll Punkt für Punkt, bevor Sie eine KI dafür einsetzen.