Schatten-KI: wenn Mitarbeitende private Chatdienste nutzen

Schatten-KI heißt: Beschäftigte nutzen KI-Dienste, die der Betrieb weder bereitgestellt noch geprüft hat, meist ein privates Chatkonto, und geben dort Projektdaten ein. Nach einer Erhebung des Branchenverbands Bitkom kommt das in jedem vierten Unternehmen vor, in weiteren 17 Prozent wird es vermutet. Ein Verbot allein hilft wenig, weil sich private Nutzung kaum kontrollieren lässt und der Bedarf bleibt. Tragfähiger ist ein freigegebenes Angebot mit klaren Regeln. Das ist meine Einschätzung auf Grundlage der unten genannten Quellen, keine Rechtsberatung.

Wie verbreitet ist das?

Bitkom Research befragte im Auftrag des Verbands in den Kalenderwochen 27 bis 32 des Jahres 2025 telefonisch 604 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigten. Die Ergebnisse stehen in der Pressemitteilung vom 21. Oktober 2025. In 8 Prozent der Unternehmen ist private KI-Nutzung durch Beschäftigte weit verbreitet (2024: 4 Prozent), in 17 Prozent gibt es Einzelfälle (2024: 13 Prozent). Weitere 17 Prozent sind unsicher, gehen aber davon aus. Bitkom fasst zusammen: Vier von zehn Unternehmen gehen zumindest davon aus, dass private KI-Tools zum Einsatz kommen. Nur 29 Prozent sind sicher, dass es nicht vorkommt (2024: 37 Prozent). Eine neuere Bitkom-Erhebung zum Thema habe ich (Stand November 2026) nicht gefunden.

Die Bitkom-Zahlen geben die Sicht der Unternehmen wieder, nicht die der Beschäftigten, und sie gelten nur für Betriebe ab 20 Beschäftigten. 2025 stellten 26 Prozent der Unternehmen einen offiziellen Zugang zu generativer KI bereit, und 23 Prozent hatten Regeln für die Nutzung (2024: 15 Prozent).

Die Sicht der Beschäftigten zeigt eine Befragung des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW Köln) vom März und April 2026 mit knapp 5.000 Beschäftigten. Der Kurzbericht erschien am 19. September 2026, dieser Absatz gibt also den Stand November 2026 wieder. Von den beruflichen KI-Nutzenden (2.793 Befragte) geben 29,1 Prozent an, Tools zu verwenden, die der Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. In Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten sind es 33,5 Prozent, in Betrieben ab 250 Beschäftigten 25,5 Prozent. Das IW weist darauf hin, dass „nicht bereitgestellt“ nicht zwingend heimlich oder verboten heißt, wohl aber außerhalb der betrieblichen Kontrolle. Die Angaben beruhen auf Selbstauskünften. Auffällig ist ein zweiter Befund: Wer seinem Arbeitgeber ein starkes Engagement beim Aufbau von KI-Kompetenzen bescheinigt, nutzt mit 44,5 Prozent häufiger nicht bereitgestellte Tools als jemand, der gar kein Engagement wahrnimmt (21,3 Prozent). Das IW liest darin eine Experimentierfreude, die dem offiziellen Angebot vorauseilt, und weist darauf hin, dass die Daten keine Wirkrichtung belegen. Für kleine Betriebe sieht es als möglichen Grund oft fehlende offizielle Werkzeuge.

Warum Verbote allein nicht tragen

Ein Verbot setzt voraus, dass Sie Verstöße bemerken. Die Bitkom-Zahlen zeigen, dass viele Unternehmen es gar nicht wissen: 17 Prozent sind unsicher und vermuten private Nutzung, 24 Prozent sind unsicher und vermuten keine, zusammen 41 Prozent. Dazu kommt der Anlass. Wer im Alltag Texte zusammenfassen oder Mails formulieren will und im Betrieb kein Werkzeug hat, greift eher zum privaten. Schulung oder Ermunterung allein ersetzt ein freigegebenes Werkzeug allerdings nicht, wie der IW-Befund oben zeigt.

Die Datenschutzkonferenz (DSK) sieht das ähnlich: Für die berufliche Nutzung sollten Arbeitgeber Geräte und Accounts zur Verfügung stellen, Beschäftigte sollten nicht mit privaten Accounts und Geräten arbeiten müssen. Ihre Aussagen zu fehlenden Regeln stehen im Beitrag KI-Richtlinie fürs Büro: was hineingehört. Bitkom rät zum Gleichen: „Die Unternehmen sollten KI-Wildwuchs vermeiden und der Entwicklung einer Schatten-KI vorbeugen.“ Der Verband empfiehlt, in Unternehmensrichtlinien Regeln für die Nutzung von KI am Arbeitsplatz festzulegen.

Wie das im Büroalltag aussieht

Drei erfundene Beispiele zeigen, wie Projektdaten in private Dienste gelangen. Ein Bauleiter lässt ein Besprechungsprotokoll mit den Namen der Nachunternehmer von einem privaten Chatkonto glätten. Eine Sachbearbeiterin lädt eine Liste der Mieter einer Wohnanlage hoch, um Schreiben vorzubereiten. Ein Kalkulator tippt die Preise eines laufenden Angebots ein, um die Begründung formulieren zu lassen. Keiner der drei will etwas Falsches tun. Alle drei sparen Zeit und wissen nicht, was mit den Daten danach geschieht.

Was ein privater Dienst mit Eingaben macht, hängt vom Konto und von den Einstellungen ab. Die DSK verlangt deshalb zu prüfen, ob Ein- und Ausgaben für das Training verwendet werden, ob darüber informiert wird und ob sich das ausschließen lässt. Bei privaten Konten kann der Betrieb das nicht steuern.

Welche Risiken für Projektdaten bestehen

Vertraulichkeit

Pläne, Verträge, Preise und Kalkulationen sind oft Betriebsgeheimnisse oder unterliegen Geheimhaltungsabreden mit Auftraggebern. Der Schutz als Geschäftsgeheimnis setzt nach § 2 Nr. 1 Buchstabe b GeschGehG angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen voraus (Näheres im Beitrag KI-Richtlinie fürs Büro). Wer weder Regeln hat noch kontrolliert, wohin Daten gehen, kann es im Streitfall schwerer haben. Wie das im Einzelfall ausgeht, beurteilt ein Anwalt.

Datenschutz

Projektunterlagen enthalten Namen von Bewohnern, Eigentümern, Mitarbeitenden und Handwerkern, manchmal Fotos. Mit einem privaten Konto hat der Betrieb in der Regel keinen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Die DSK beschreibt offene Systeme so: Die Eingabedaten verlassen den geschützten Bereich und können je nach Konzeption auch zur Beantwortung von Anfragen anderer Nutzer verwendet werden, häufig mit Übermittlung in Drittstaaten. Unkontrollierte Nutzung könne zu Datenschutzverstößen führen. Bei privaten Accounts können außerdem Profile der einzelnen Beschäftigten entstehen.

Urheberrecht, nur allgemein

Nach § 2 Abs. 2 UrhG sind Werke nur persönliche geistige Schöpfungen. Ob und wann ein Text, den ein Dienst ohne eigene Gestaltung erzeugt, geschützt ist, ist eine Rechtsfrage des Einzelfalls. Umgekehrt können Pläne, Texte und Fotos Dritter Rechte berühren, wenn sie in einen Dienst gegeben werden. Die Bewertung gehört zu einem Anwalt.

Richtigkeit

Die DSK weist darauf hin, dass Anbieter von Sprachmodellen oft selbst klarstellen, ihre Texte hätten keinen Anspruch auf Richtigkeit. Ohne Prüfung gelangen Fehler in Angebote und Schreiben.

Was ein Betrieb anbieten kann, statt nur zu verbieten

1. Ein freigegebenes Werkzeug mit Firmenkonto, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und abgeschaltetem Training. Wie sich ein solcher Vertrag prüfen lässt, steht im Beitrag Auftragsverarbeitung bei KI-Diensten.
2. Eine kurze Richtlinie mit Beispielen, was erlaubt ist und was nicht, und mit Datenklassen. Der Beitrag zur KI-Richtlinie zeigt den Aufbau.
3. Eine Anlaufstelle, bei der Mitarbeitende fragen können, ob eine Nutzung in Ordnung ist, und bei der gemeldet werden kann, ohne dass zuerst nach Schuld gefragt wird.
4. Eine Schulung mit Beispielen aus dem eigenen Alltag. Inhalte je Rolle beschreibt der Beitrag KI-Schulung je Rolle.

Technische Sperren und Protokollierung der Nutzung können die Mitbestimmung und den Beschäftigtendatenschutz berühren. § 87 Abs. 1 BetrVG nennt Fragen der Ordnung des Betriebs (Nr. 1) und technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung (Nr. 6). Klären Sie das vorher, wenn Sie so etwas erwägen.

Was Sie jetzt tun können

1. Fragen Sie in einem kurzen, freundlichen Gespräch nach, welche KI-Dienste für die Arbeit genutzt werden und wofür.
2. Entscheiden Sie, welche Aufgaben ein freigegebenes Werkzeug übernehmen soll, und wählen Sie es mit Vertrag aus.
3. Schreiben Sie eine Seite Regeln mit drei bis vier Beispielen aus Ihrem Alltag und besprechen Sie sie im Team.
4. Legen Sie fest, wer Fragen beantwortet, und klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, wie mit bereits eingegebenen Daten umzugehen ist.