Abschlagsrechnung prüfen: Rechnung, LV und Aufmaß abgleichen

Wer eine Abschlagsrechnung prüft, legt drei Unterlagen nebeneinander: die Rechnung mit ihrer Aufstellung, das Leistungsverzeichnis (LV) mit den Vertragspreisen und das Aufmaß, das die erbrachten Mengen belegt. Ein festes Programm rechnet Mengen, Preise, Summen und bisherige Zahlungen nach. Die KI bereitet eine Abweichungsliste mit Fundstelle vor. Was anerkannt und gezahlt wird, stellt der Prüfer fest.

Was die Prüfung umfasst

Der Unternehmer kann eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Sind die Leistungen nicht vertragsgemäß, darf der Besteller einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern. Die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung bleibt bis zur Abnahme beim Unternehmer. Außerdem sind die Leistungen durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglichen muss (alles § 632a Abs. 1 BGB).

Die VOB/B, soweit sie vereinbart ist, regelt es ähnlich: Abschläge gibt es in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen einschließlich der ausgewiesenen Umsatzsteuer, und die Aufstellung muss „prüfbar“ sein (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B). Zitiert wird hier die Ausgabe 2016. Nach dem Eintrag bei DIN Media (DIN 1961:2016-09) ist sie im November 2026 weiterhin die aktuelle Ausgabe. Die amtliche Bekanntmachung von 2016 enthält nur die Änderungen der §§ 4, 5 und 8. Die §§ 14 und 16 stammen aus früheren Bekanntmachungen. Die Zitate folgen deshalb der nichtamtlichen Lesefassung des Bundesbauministeriums. Zu prüfen ist also dreierlei: ob die Leistung vertraglich geschuldet ist, ob sie erbracht wurde und ob sie richtig bewertet ist.

In der Objektüberwachung gehört das zu den Grundleistungen der Leistungsphase 8 nach Anlage 10 HOAI. Dort stehen die Rechnungsprüfung einschließlich der Prüfung der Aufmaße, das gemeinsame Aufmaß mit den Unternehmen, der Vergleich der Prüfergebnisse mit den Auftragssummen einschließlich Nachträgen und die Kostenkontrolle im Vergleich zu den Vertragspreisen. In der Projektsteuerung geht es darum, dass alles plausibel und richtig ist, damit der Bauherr eine in sich stimmige Entscheidungsgrundlage bekommt. Wer in Ihrem Projekt welche Prüfung schuldet, steht im jeweiligen Vertrag.

Was nebeneinanderliegt

Unterlage	Was Sie daraus brauchen
Abschlagsrechnung mit Aufstellung	Positionen, abgerechnete Mengen, Einheitspreise, Summen, Umsatzsteuer, bereits gezahlte Abschläge
Leistungsverzeichnis	Ordnungszahlen, Vertragsmengen, Vertragspreise, Texte der Positionen
Aufmaß, Mengenberechnung, Belege	erbrachte Mengen mit Blatt und Zeile, Zeichnungen, Lieferscheine
Nachträge und Zahlungsstand	beauftragte Nachträge, frühere Abschläge, Einbehalte, Sicherheiten

Nach § 14 Abs. 1 VOB/B sind Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege der Rechnung beizufügen. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind in der Rechnung besonders kenntlich zu machen. Die für die Abrechnung nötigen Feststellungen sollen dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam getroffen werden (§ 14 Abs. 2 VOB/B).

Der rechnerische Abgleich im festen Programm

Rechnen soll ein Programm, dessen Rechenwege Sie nachvollziehen können, etwa ein Tabellenwerk mit offenen Formeln. Das Sprachmodell rechnet nicht. Das Programm prüft je Position und für die ganze Rechnung:

• Die abgerechnete Menge gegen die Aufmaßmenge, und die Summe aller bisherigen Mengen gegen die Vertragsmenge, mit der Abweichung in Prozent.
• Den Einheitspreis gegen den Vertragspreis und Menge mal Einheitspreis gegen die Positionssumme.
• Nachtragspositionen getrennt von den Vertragspositionen, jeweils mit Verweis auf die Beauftragung.
• Positionssummen, Umsatzsteuer und die Abrechnung der bisher gezahlten Abschläge bis zum geforderten Betrag, dazu Einbehalte und Gegenforderungen.
• Die Summe aller Abschläge gegen Auftragssumme plus beauftragte Nachträge.

Zahlen, die das Programm nicht bestätigt hat, tragen den Vermerk „ungeprüft“. Eine Zahl, die die KI aus einem Aufmaßblatt abgelesen hat, geht erst dann in die Rechnung des Programms, wenn jemand sie mit dem Blatt verglichen hat.

Die Abweichungsliste mit Fundstelle

Die KI liest Rechnung, Leistungsverzeichnis und Aufmaßblätter. Sie ordnet jeder Rechnungsposition die Vertragsposition und die Aufmaßzeile zu und trägt die Fundstelle ein, also Dokument, Blatt und Zeile. Gescannte Aufmaßblätter müssen vorher per Texterkennung lesbar gemacht werden (siehe Alte Pläne und schlechte Scans). Zu jeder Abweichung formuliert die KI eine Rückfrage. Wie bei jeder KI-Antwort gilt: ohne Fundstelle keine Aussage (siehe KI-Antworten mit Quellenangabe).

Ein Beispiel mit erfundenen Daten: In der Rechnung steht bei Position 03.02.0040 eine kumulierte Menge von 412 m³. Das Aufmaß, Blatt 7, Zeile 12, weist 398 m³ aus. Die Liste zeigt die Differenz von 14 m³ und fragt: „Auf welches Aufmaß stützt sich die Menge der Rechnung?“ Ob die Differenz ein Fehler ist, ein später aufgemessener Teil oder eine Position aus einem Nachtrag, klärt der Prüfer mit dem Auftragnehmer.

Der Eintrag im Monatsbericht an den Bauherrn kann danach aus den freigegebenen Zahlen entstehen (siehe Monatsbericht für den Bauherrn vorbereiten).

Prüf- und Zahlungsfristen, nur allgemein

Fristen hängen am Vertrag. Als Fundstellen: Nach der VOB/B werden Ansprüche auf Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3). Der Anspruch auf Schlusszahlung wird alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung, bei sachlicher Rechtfertigung und ausdrücklicher Vereinbarung höchstens nach 60 Tagen (§ 16 Abs. 3 Nr. 1). Werden Einwendungen gegen die Prüfbarkeit der Schlussrechnung nicht bis zum Ablauf dieser Frist unter Angabe der Gründe erhoben, kann sich der Auftraggeber auf die fehlende Prüfbarkeit nicht mehr berufen.

Für den BGB-Bauvertrag gilt bei der Schlussrechnung: Die Vergütung ist zu entrichten, wenn das Werk abgenommen ist (oder die Abnahme entbehrlich ist) und der Unternehmer eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hat. Sie ist prüffähig, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Sie gilt als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen erhebt (§ 650g Abs. 4 BGB).

Welche Frist bei Ihnen wann beginnt und was sie auslöst, klärt Ihr Rechtsbeistand anhand des Vertrags. Eine KI kann das Datum des Rechnungseingangs aus einer Mail ablesen. Der Fristenkalender gehört aber in Ihr festes System, und ein Mensch pflegt ihn.

Was das an Zeit bringen kann

Angesetzt sind, als Praxisannahme des Autors und nicht gemessen, rund 45 Minuten je Rechnung in der Projektsteuerung und rund 2 Stunden in der Objektüberwachung. Die KI nimmt davon nur einen Teil ab: das Gegenüberstellen, das Suchen der Fundstellen und das Vorbereiten der Rückfragen. Für die Projektsteuerung setze ich 20 bis 35 Prozent weniger Zeit an, für die Objektüberwachung 16 bis 28 Prozent. Beide Spannen sind Annahmen ohne Messung und ohne Quelle. Rechnerisch sind das 9 bis 16 Minuten je Rechnung in der Projektsteuerung und 19 bis 34 Minuten in der Objektüberwachung.

heutemit KI-Vorbereitung

• Prüfung, ProjektsteuerungAnnahme, 20 % weniger

  heute 45 min
  mit KI-Vorbereitung 36 min

• Prüfung, ObjektüberwachungAnnahme, 16 % weniger

  heute 120 min
  mit KI-Vorbereitung 101 min

Quelle: Praxisannahme des Autors, nicht gemessen

Textfassung der Grafik

• Prüfung, Projektsteuerung: heute 45 min, mit KI-Vorbereitung 36 min (Annahme, 20 % weniger)
• Prüfung, Objektüberwachung: heute 120 min, mit KI-Vorbereitung 101 min (Annahme, 16 % weniger)
• Quelle: Praxisannahme des Autors, nicht gemessen

Die Grafik zeigt die Untergrenze der Spannen, also 36 und 101 Minuten. Fachliche Feststellung, Rückfragen beim Auftragnehmer und Freigabe sind darin nicht kürzer geworden. Ob die Annahmen bei Ihnen passen, zeigen nur eigene Rechnungen, die Sie vorher und nachher mit der Stoppuhr messen.

Der Ablauf im Überblick

Die zweite Grafik fasst zusammen, wer in welchem Schritt arbeitet. Die KI erstellt nur die Abweichungsliste. Das Nachrechnen übernimmt ein festes Programm, alles Übrige bleibt beim Prüfer: die Hinweise im Original nachlesen, beim Auftragnehmer nachfragen, die Zahlung empfehlen.

1. Unterlagen sammeln Rechnung, LV, Aufmaß, Nachträge, Zahlungsstand
2. Abweichungsliste KI ordnet Positionen zu und trägt Fundstellen ein KI bereitet vor
3. Nachrechnen Festes Programm rechnet, das Sprachmodell nicht
4. Hinweise abgleichen Der Prüfer liest jede Fundstelle im Original nach
5. Rückfrage und Freigabe Der Prüfer fragt nach und entscheidet über die Zahlung

Textfassung der Grafik

• 1. Unterlagen sammeln: Rechnung, LV, Aufmaß, Nachträge, Zahlungsstand
• 2. Abweichungsliste: KI ordnet Positionen zu und trägt Fundstellen ein (die KI bereitet vor)
• 3. Nachrechnen: Festes Programm rechnet, das Sprachmodell nicht
• 4. Hinweise abgleichen: Der Prüfer liest jede Fundstelle im Original nach
• 5. Rückfrage und Freigabe: Der Prüfer fragt nach und entscheidet über die Zahlung

Was die Vorbereitung nicht ersetzt

Die Abweichungsliste bewertet keine Leistung und stellt keinen Zahlbetrag fest. Pläne liest sie nicht, und Mengen vor Ort misst sie nicht. Sie ist weder Rechtsberatung noch Gutachten. Prüfvermerk, Zahlungsempfehlung und Freigabe bleiben bei der Person, die dafür unterschreibt.

Rechnungen enthalten Preise und Angaben zu Beteiligten. Verarbeitet werden sie nur auf einer Plattform, die sich DSGVO-konform betreiben lässt, nicht in einem Verbraucher-Chatdienst. Ob dafür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist, klärt Ihr Datenschutzbeauftragter.

Was Sie jetzt tun können

1. Messen Sie bei den nächsten fünf Abschlagsrechnungen getrennt, wie lange Gegenüberstellen, Nachrechnen und Rückfragen dauern.
2. Legen Sie fest, welche Unterlagen zu jeder Rechnung gehören, und sammeln Sie Rechnung, Aufmaß, Leistungsverzeichnis und Zahlungsstand an einem Ort.
3. Bauen Sie ein Tabellenwerk mit offenen Formeln für die fünf Prüfungen oben und prüfen Sie es an einer alten, abgeschlossenen Rechnung.
4. Tragen Sie die Prüf- und Zahlungsfristen aus Ihren Verträgen in einen Fristenkalender ein und lassen Sie sie von Ihrem Rechtsbeistand bestätigen.