Wissen sichern: Altprojekte als Nachschlagewerk

Wenn erfahrene Leute ein Büro oder ein Bauunternehmen verlassen, geht ein Teil ihres Wissens mit: der Teil, der nie aufgeschrieben wurde. Altprojekte können einen Teil davon auffangen: Schriftverkehr, Protokolle, Abrechnung und Pläne lassen sich als durchsuchbares Nachschlagewerk aufbereiten, in dem jeder Treffer Dokument und Seite nennt. Hinein gehört nur, was geprüft ist und was Sie rechtlich vorhalten dürfen.

Warum das Thema drängt

Die KOFA-Studie 04/2026 des IW Köln stützt sich auf Sonderauswertungen der Bundesagentur für Arbeit und die IAB-Stellenerhebung. Danach waren zwischen Juli 2024 und Juni 2025 mehr als 8,5 Millionen sozialversicherungspflichtig Beschäftigte 55 Jahre oder älter. Das sind 25,4 Prozent von 33,5 Millionen. Nach Einschätzung der Studie gehen sie voraussichtlich innerhalb der nächsten zehn bis fünfzehn Jahre in Rente. Für die Bauwirtschaft nennt sie zwei Beispiele. Von den Spezialisten der Aufsicht im Hochbau, zu denen unter anderem Hochbaupoliere sowie Beton- und Stahlbetonmeister zählen, sind 41,2 Prozent 55 Jahre oder älter. Schon heute lassen sich laut Studie mehr als 1.200 offene Stellen in diesem Beruf rechnerisch nicht besetzen. Bei den Expertinnen und Experten für Aufsicht und Führung in der Bauplanung und -überwachung (Architektur eingeschlossen) sind es 27,9 Prozent von mehr als 58.000 Beschäftigten, und damit etwas mehr als im Durchschnitt aller Berufe.

Diese Zahlen beschreiben die Gesamtwirtschaft und zwei Berufe. Sie sagen nichts über Ihr Büro. Zählen Sie selbst nach: Wer ist in fünf bis zehn Jahren nicht mehr da, und wer weiß heute allein, wie ein bestimmtes Projekt oder ein bestimmter Auftraggeber funktioniert?

Auch die Fraunhofer-Befragung von Architektur- und Ingenieurbüros vom März 2026 führt Geschäftsübergabe und Nachwuchsförderung unter den weiteren strategischen Schwerpunkten auf, die Büros nannten. Wissensmanagement und Wissensdatenbank stehen dort unter den Themen, die die Befragten für die Weiterbildung als besonders relevant bezeichneten.

Was sich aus Altprojekten erschließen lässt

Ein Nachschlagewerk beantwortet die Frage „Wie haben wir das damals gelöst?“. Ein Beispiel mit erfundenen Daten: „Wie wurde im Projekt Musterstraße die Mehrmenge bei den Erdarbeiten begründet und abgerechnet?“ Die Antwort steht im Schriftverkehr, in einem Protokoll und in einem Nachtrag, und die Wissensbasis legt die drei Stellen nebeneinander. Wie jeder Treffer zu seiner Fundstelle kommt und wie Sie ihn prüfen, steht im Beitrag Warum KI-Antworten eine Quellenangabe brauchen.

1. AltprojekteSchriftverkehr, Protokolle, Abrechnung, Pläne
2. Auswahl und RegelnWas hinein darf, was nicht, wann gelöscht wird
3. Ordnung und TexterkennungProjekt, Datum, Dokumentart, lesbare Scans
4. Suche mit FundstelleJe Treffer Dokument, Seite und Auszug
5. NachschlagewerkFachleute prüfen und pflegen den Bestand

Textfassung der Grafik

• Ebene 1 von unten: Altprojekte, Schriftverkehr, Protokolle, Abrechnung, Pläne
• Ebene 2 von unten: Auswahl und Regeln, Was hinein darf, was nicht, wann gelöscht wird
• Ebene 3 von unten: Ordnung und Texterkennung, Projekt, Datum, Dokumentart, lesbare Scans
• Ebene 4 von unten: Suche mit Fundstelle, Je Treffer Dokument, Seite und Auszug
• Ebene 5 von unten: Nachschlagewerk, Fachleute prüfen und pflegen den Bestand

Material	Was sich gewinnen lässt	Worauf Sie achten
Schriftverkehr	Vereinbarungen, Begründungen, der Verlauf eines Streitpunkts	Personenbezug, Privates, fehlender Zusammenhang einzelner Mails
Protokolle	Beschlüsse, Zuständigkeiten, Gründe für Entscheidungen	Entwurf oder freigegebene Fassung, Datum
Abrechnung (Rechnungen, Aufmaß, Nachträge)	wie Nachträge begründet und abgerechnet wurden	Preisstand und Leistungsumfang von damals, Zahlen nie ungeprüft übernehmen
Pläne	Planstände, Bauteilbezeichnungen, Revisionsverlauf	Scanqualität, Maße nur am Original ablesen

Eine Texterkennung kann Inhalt aus Scans zugänglich machen, die heute niemand mehr findet. Wie gut das gelingt, hängt von der Qualität der Vorlagen ab und wird in einer Stichprobe geprüft (mehr dazu in Alte Pläne und schlechte Scans).

Was sich nicht eignet

• Ungeprüfte Zahlen als Kennwerte: Preise und Mengen aus Altprojekten beschreiben das Projekt von damals. Daraus Kennwerte für neue Projekte abzuleiten verlangt Preisstand, Leistungsumfang und Bereinigung. Das ist eine eigene Arbeit mit eigener Prüfung.
• Personenbezogene Daten ohne Zweck: Die DSGVO verlangt Daten, die dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sind. Sie dürfen so gespeichert werden, dass Personen nur so lange identifizierbar sind, wie es für den Zweck erforderlich ist (Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben c und e). Personal- und Mieterakten, Gesundheitsdaten und private Mails gehören nicht in eine allgemeine Projektsuche.
• Entwürfe und überholte Fassungen: Sie lassen sich nur aufnehmen, wenn sie klar gekennzeichnet sind. Sonst zitiert die Suche den falschen Stand.
• Wissen, das nirgends steht: Warum ein Detail so gelöst wurde, steht selten im Dokument. Dafür brauchen Sie das Gespräch mit den Ausscheidenden, solange sie da sind. Die Wissensbasis gibt diesem Gespräch einen Anlass: Sie können Fragen am konkreten Dokument stellen, statt allgemein zu fragen, was der Nachfolger wissen sollte.

Aufbewahrung, Löschung und Verjährung, allgemein betrachtet

Ein Nachschlagewerk ist ein zusätzlicher Speicherort. Deshalb gehören die Regeln zur Aufbewahrung dazu. Die folgenden Angaben dienen nur der Orientierung (Stand November 2026).

Die Abgabenordnung (AO) nennt in § 147 Absatz 3 zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen dort aufgeführten Unterlagen. Dazu zählen empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten. Die Frist beginnt nach Absatz 4 mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem zum Beispiel der Brief eingegangen oder abgesandt wurde. Nach Absatz 3 Satz 5 läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft.

Für Mängelansprüche an einem Bauwerk sieht § 634a Absatz 1 Nummer 2 BGB eine Verjährung von fünf Jahren vor. Das Gesetz erfasst dort auch Planungs- und Überwachungsleistungen. Die Frist beginnt mit der Abnahme (Absatz 2). Hat der Unternehmer einen Mangel arglistig verschwiegen, gilt die regelmäßige Verjährungsfrist, frühestens aber nach Ablauf der fünf Jahre (Absatz 3). Ist die VOB/B vereinbart und im Vertrag keine Frist bestimmt, beträgt die Frist für Bauwerke nach § 13 Absatz 4 Nummer 1 VOB/B nur vier Jahre. Welche Frist für Ihren Vertrag gilt, steht im Vertrag.

Wie weit die Zeiträume auseinanderliegen, zeigt ein Beispiel mit erfundenen Daten. Eine Abnahme und der Eingang einer Rechnung und eines Briefes fallen auf denselben Tag im März 2026.

1. 15.03.2026 Abnahme, Rechnung und Brief Beispiel mit erfundenen Daten: Alles geschieht am selben Tag.
2. März 2031 Mängelrechte verjähren Fünf Jahre ab Abnahme (§ 634a BGB). Eine Vereinbarung im Vertrag kann davon abweichen.
3. 31.12.2032 Brief: sechs Jahre Empfangener Brief (§ 147 AO). Die Frist beginnt am Ende des Jahres 2026.
4. 31.12.2034 Rechnung: acht Jahre Buchungsbeleg (§ 147 AO). Die Frist beginnt am Ende des Jahres 2026.
5. 31.12.2037 Abschluss: zehn Jahre Beispiel: im Jahr 2027 aufgestellt, Frist ab Ende 2027.

Textfassung der Grafik

• 15.03.2026: Abnahme, Rechnung und Brief. Beispiel mit erfundenen Daten: Alles geschieht am selben Tag.
• März 2031: Mängelrechte verjähren. Fünf Jahre ab Abnahme (§ 634a BGB). Eine Vereinbarung im Vertrag kann davon abweichen.
• 31.12.2032: Brief: sechs Jahre. Empfangener Brief (§ 147 AO). Die Frist beginnt am Ende des Jahres 2026.
• 31.12.2034: Rechnung: acht Jahre. Buchungsbeleg (§ 147 AO). Die Frist beginnt am Ende des Jahres 2026.
• 31.12.2037: Abschluss: zehn Jahre. Beispiel: im Jahr 2027 aufgestellt, Frist ab Ende 2027.

Der Zeitstrahl zeigt: Die Fristen enden nicht gleichzeitig, und ihr Beginn ist nicht derselbe. Bei der Verjährung zählt die Abnahme, bei der Aufbewahrung der Jahresschluss. Die Fristen können sich außerdem verlängern, etwa nach § 147 Absatz 3 Satz 5 AO. Die DSGVO fordert zusätzlich, personenbezogene Daten nicht länger identifizierbar zu speichern, als es der Zweck verlangt.

Die Vorgaben haben verschiedene Zwecke und sagen nicht dasselbe: Die Abgabenordnung verlangt Aufbewahrung, die DSGVO begrenzt die Speicherung, und die Verjährung bestimmt nur, wie lange Ansprüche durchsetzbar sind. Welche Frist für welche Unterlage gilt und wann gelöscht werden muss, entscheiden im Einzelfall Ihr Steuerberater, Ihr Datenschutzbeauftragter und Ihr Anwalt. Technisch sollte feststehen, dass eine gelöschte Datei auch aus der Arbeitskopie, dem Index und dem Verlauf der Wissensbasis verschwindet.

Wer das Nachschlagewerk pflegt

Ein Nachschlagewerk veraltet, wenn sich niemand kümmert. Bestimmen Sie deshalb eine Person, die neue Projekte beim Abschluss aufnimmt, die Ordnung prüft und beim Aufnehmen das Löschdatum der Akte festhält. Die Gespräche mit Ausscheidenden brauchen einen festen Termin vor dem Austritt, am besten entlang einer Lückenliste: Welche Fragen blieben in der Suche ohne Treffer, und wer kann sie beantworten? Die Antworten schreiben Sie auf und legen sie zu den Projekten. Auch sie sind dann Teil des Nachschlagewerks und tragen ein Datum und einen Namen als Fundstelle.

So gehen Sie vor

Wählen Sie zuerst ein abgeschlossenes Projekt und legen Sie mit der Geschäftsführung die Ordner fest, die hineindürfen. Dann ordnen Sie den Bestand nach Projekt, Datum und Dokumentart (Anregungen in Ablagestruktur und Dateinamen im Projekt) und lassen Scans lesbar machen. Eine benannte Ansprechperson prüft die Treffer an Testfragen aus dem Alltag. Für einen Pilot sind als Annahme zum Start vier bis sechs Wochen sinnvoll. Fragen ohne Treffer landen als Lückenliste bei dieser Person, und sie bestimmen, was aufgeschrieben oder im Gespräch gesichert werden muss.

Was Sie jetzt tun können

1. Listen Sie auf, wer in den nächsten fünf bis zehn Jahren ausscheiden könnte und welche Projekte oder Auftraggeber nur diese Person kennt.
2. Wählen Sie ein abgeschlossenes Projekt und notieren Sie fünf Fragen, die ein Nachfolger dazu stellen würde.
3. Klären Sie mit Steuerberater und Datenschutzbeauftragtem, welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren und wann sie gelöscht werden.
4. Legen Sie fest, welche Ordner nie in ein gemeinsames Nachschlagewerk gehören.