Was kostet ein Automatisierungsprojekt? Preise mit Stand

Ein Ablauf aus dem Katalog eines Anbieters kostet einmalig ab rund 1.000 Euro. Für einen individuell gebauten Ablauf mit Test verlangen Anbieter mit veröffentlichten Preisen etwa 5.000 bis 10.000 Euro, Beratungs- und Testpakete liegen zwischen 2.000 und 8.000 Euro, laufende Monatsgebühren bei 100 bis 190 Euro. Eine allgemeine Preisliste gibt es nicht, weil der Umfang den Preis bestimmt: Zahl der verbundenen Programme, Sonderfälle und Betrieb. Alle Zahlen sind Angaben der Anbieter und stammen von deren Seiten (Stand 13.11.2026).

Ein Ablauf (englisch Workflow) ist eine Kette von Schritten, die ein Programm selbst ausführt, etwa vom Eingang einer Anfrage bis zum fertigen Antwortentwurf. Mehr dazu im Beitrag Prozessautomatisierung im kleinen Betrieb: Grundlagen.

Was Anbieter veröffentlichen

Ich habe fünf Anbieterseiten ausgewertet, auf denen Preise stehen. Die Auswahl ist nicht repräsentativ, denn ich habe gezielt Seiten gesucht, die Preise nennen. Namen nenne ich nicht, weil dieser Beitrag keinen Anbieter empfehlen oder vergleichen soll; die Quellen stehen am Ende. Ob die Anbieter zu diesen Preisen liefern, habe ich nicht geprüft. Die Tabelle ist nach dem niedrigsten Preis geordnet.

Anbieter	Veröffentlichtes Paket	Preis laut Seite
A	Katalogpakete Klasse S bis XL, Sprint für Abläufe außerhalb des Katalogs, Betrieb	ab 990, 1.490, 2.490 und 4.900 € netto; Sprint 9.900 € (vier Wochen); Prozess-Scan 490 €; Betrieb ab 190 € im Monat
B	erster Ablauf zum Festpreis, Pflege	ab 1.490 € netto; Pflege ab 149 € netto im Monat
C	Angebotserstellung automatisieren, für Handwerk und KMU	ab 1.990 € Einrichtung plus ab 100 € im Monat, jährlich kündbar; Netto oder Brutto nicht genannt
D	Review bestehender Abläufe, Strategie-Workshop, Proof of Concept (Machbarkeitstest)	2.000, 4.000 und 8.000 € zzgl. Mehrwertsteuer; Reisekosten bei Terminen vor Ort; größere Projekte nach Aufwand
E	Machbarkeits-Sprint für einen Ablauf mit KI-Schritt	ab 4.999 € Festpreis zzgl. USt., Stand September 2026

Die Preise lassen sich nicht einfach nebeneinanderlegen: Anbieter D verkauft Beratung und einen Test, Anbieter A fertige Pakete, Anbieter C einen Ablauf samt Betrieb. Mehrwertsteuer ist nicht überall gleich ausgewiesen; ob Sie sie als Vorsteuer abziehen können, klärt Ihr Steuerberater.

Tagessätze und Stundensätze: was jede Zahl misst

Drei Quellen nennen Sätze, und jede misst etwas anderes.

FRATCH, eine Vermittlungsplattform für Freiberufler, nennt auf der Seite zu n8n-Experten einen Durchschnitt von 802 Euro und einen Median von 800 Euro je Tag (Stand 13.11.2026). Das entspricht laut Seite etwa 100 Euro je Stunde bei acht Stunden. Grundlage sind aktuelle Verträge von Freiberuflern auf der Plattform, ohne deren Marge. 87 Prozent der Experten liegen zwischen 400 und 1.200 Euro. Wie viele Profile eingehen, nennt die Seite nicht.

freelancermap, ebenfalls eine Plattform, zeigt bei der Suche nach dem Schlagwort „Automatisierung“ 5.887 Profile (13.11.2026) und einen durchschnittlichen Stundensatz von 90 Euro. Das Schlagwort umfasst auch andere Automatisierung als n8n, Methode und Datum der Angabe nennt die Seite nicht.

Der Freelancer-Kompass 2026, herausgegeben von freelancermap, nennt 103 Euro je Stunde im Durchschnitt (Vorjahr 104). Befragt wurden laut Pressemitteilung vom 17.03.2026 insgesamt 5.412 Freelancer in vier Umfragen zwischen dem 17.11.2025 und dem 08.02.2026, über alle Fachgebiete hinweg.

Diese Zahlen gehören nicht in eine Rechnung zusammen: Vertragsdaten einer Plattform, eine Profilsuche und eine Befragung beantworten verschiedene Fragen.

Die Kostenarten

Ein Angebot deckt selten alle Posten ab: Es gibt einmalige und laufende Kosten, dazu Ihre eigene Zeit.

1. Plattformn8n Cloud 20 bis 50 € je Monat laut Hersteller, Stand November 2026
2. Betrieb und PflegeMonatsgebühren veröffentlicht: ab 100 bis ab 190 €
3. Bau des AblaufsVeröffentlicht: Katalog ab 990 bis ab 4.900 €, individuell 9.900 €, einmalig
4. Analyse und TestVeröffentlicht 490 bis 8.000 €: Scan, Workshop, Machbarkeitstest
5. Ihre eigene ZeitAuskunft geben, testen, abnehmen: kommt zum Angebot hinzu

Textfassung der Grafik

• Ebene 1 von unten: Plattform, n8n Cloud 20 bis 50 € je Monat laut Hersteller, Stand November 2026
• Ebene 2 von unten: Betrieb und Pflege, Monatsgebühren veröffentlicht: ab 100 bis ab 190 €
• Ebene 3 von unten: Bau des Ablaufs, Veröffentlicht: Katalog ab 990 bis ab 4.900 €, individuell 9.900 €, einmalig
• Ebene 4 von unten: Analyse und Test, Veröffentlicht 490 bis 8.000 €: Scan, Workshop, Machbarkeitstest
• Ebene 5 von unten: Ihre eigene Zeit, Auskunft geben, testen, abnehmen: kommt zum Angebot hinzu

Die Plattform kostet bei n8n Cloud laut Herstellerseite 20 Euro im Monat (Starter, 2.500 Ausführungen) oder 50 Euro (Pro, 10.000 Ausführungen), jeweils bei jährlicher Zahlung. Wie die Anbieter zählen und was selbst betriebene Software wirklich kostet, steht im Beitrag Cloud oder selbst betreiben: was Automatisierung kostet. Die drei Anbieter, die eine Monatsgebühr nennen, kommen auf ab 100, ab 149 und ab 190 Euro, für Pflege, Betrieb oder ohne nähere Angabe. Wer den Betrieb nicht abgibt, trägt Updates und Sicherung selbst, siehe n8n-Updates und Sicherung: Wer kümmert sich darum?.

Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Daten

Ein Bauunternehmen (erfunden) mit 15 Mitarbeitenden gibt im Monat 100 Eingangsrechnungen frei, je Rechnung rund 20 Minuten von der Zuordnung bis zur Freigabe. Beides sind Annahmen des Autors, wie im Rechner „Was Sie gewinnen“ auf dieser Seite. Ein Ablauf bereitet die Rechnungen vor und spart nach vorsichtiger Annahme 25 Prozent der Zeit, also 5 Minuten je Rechnung. 100 × 5 = 500 Minuten, das sind gut 8 Stunden im Monat. Bei einem internen Stundensatz von 50 Euro (Annahme) sind das rund 417 Euro. Dagegen stehen laufende Kosten von 170 Euro (20 Euro Plattform plus 150 Euro Betreuung, beides Annahmen). Es bleiben 247 Euro im Monat. Kostet der Aufbau 3.000 Euro (Annahme), ist er nach 3.000 / 247, also gut 12 Monaten, eingespielt.

5 Minuten gespart2,5 Minuten gespart

• Wert der gesparten Zeit100 Rechnungen, 50 € je Stunde, Annahme

  5 Minuten gespart 417 € je Monat
  2,5 Minuten gespart 208 € je Monat

• Laufende Kosten20 € Plattform, 150 € Betreuung, Annahme

  5 Minuten gespart 170 € je Monat
  2,5 Minuten gespart 170 € je Monat

• Bleibt im MonatAufbau 3.000 €: 12 gegen 79 Monate

  5 Minuten gespart 247 € je Monat
  2,5 Minuten gespart 38 € je Monat

Quelle: Erfundenes Beispiel, Annahmen des Autors, nicht gemessen

Textfassung der Grafik

• Wert der gesparten Zeit: 5 Minuten gespart 417 € je Monat, 2,5 Minuten gespart 208 € je Monat (100 Rechnungen, 50 € je Stunde, Annahme)
• Laufende Kosten: 5 Minuten gespart 170 € je Monat, 2,5 Minuten gespart 170 € je Monat (20 € Plattform, 150 € Betreuung, Annahme)
• Bleibt im Monat: 5 Minuten gespart 247 € je Monat, 2,5 Minuten gespart 38 € je Monat (Aufbau 3.000 €: 12 gegen 79 Monate)
• Quelle: Erfundenes Beispiel, Annahmen des Autors, nicht gemessen

Wird nur die Hälfte der Zeit gespart, also 2,5 Minuten je Rechnung, sind es 250 Minuten, gut 4 Stunden und rund 208 Euro. Nach den laufenden Kosten bleiben 38 Euro im Monat, und der Aufbau wäre erst nach rund 79 Monaten eingespielt, also nach über sechs Jahren. Der Projektpreis ist nur eine Zahl in dieser Rechnung, die gesparte Zeit ist die unsicherste. Wie Sie sie messen, steht im Beitrag Zeitersparnis messen statt versprechen.

Warum viele Anbieter keinen Preis nennen

Beim Suchen fielen mir auch Seiten ohne Preis auf, gezählt habe ich sie nicht. Eine schreibt: „Der Preis hängt von der Zahl der Prozesse und der Tiefe der Analyse ab.“ Eine andere nennt für Einrichtung, Entwicklung und Betrieb jeweils „Individuelles Angebot auf Anfrage“. Auch Anbieter mit Preisen setzen Grenzen: Anbieter D rechnet größere Projekte nach Aufwand ab, Anbieter E schätzt einen klaren Ablauf ohne KI-Schritt erst nach dem Erstgespräch.

Meine Einschätzung, nicht gemessen: Vor einer Analyse ist der Umfang unbekannt, und ein Festpreis darauf wäre geraten. Fragen Sie deshalb nach einer Spanne und danach, was enthalten ist.

Förderung der Beratung

Das BAFA bezuschusst die Beratung kleiner und mittlerer Unternehmen. Ob eine Automatisierungsberatung darunter fällt, habe ich nicht geklärt. Gelesen habe ich die Förderrichtlinie in der Fassung vom 15.10.2026, die für Anträge ab 1. Januar 2027 gilt, und die BAFA-Seite. Bis 31. Dezember 2026 gilt die Fassung vom 12.12.2024 mit denselben Förderbeträgen.

Der Zuschuss ist nicht rückzahlbar und bezieht sich auf das Beraterhonorar. Förderfähig sind höchstens 3.500 Euro Beratungskosten. In den neuen Bundesländern (mit den Regionen Lüneburg und Trier, ohne Berlin und Region Leipzig) sind es 80 Prozent, höchstens 2.800 Euro. In den alten Bundesländern mit Berlin und Region Leipzig, ohne Lüneburg und Trier, sind es 50 Prozent, höchstens 1.750 Euro. Einen Rechtsanspruch gibt es nicht, die Richtlinie gilt längstens für Verwendungsnachweise bis 31.12.2028.

Für Automatisierungsprojekte zählt, was gefördert wird: eine konzeptionelle Einzelberatung mit Analyse, benannten Schwachstellen und Handlungsempfehlungen samt Anleitung zur Umsetzung, dokumentiert in einem Beratungsbericht. Sie darf höchstens 40 Stunden dauern (bis Ende 2026: fünf Tage). Seminare und Workshops werden nicht gefördert. Ausgeschlossen sind Beratungen, deren Zweck auf Waren oder Dienstleistungen gerichtet ist, die die Beratenden selbst vertreiben. Wer Ihnen einen Ablauf verkauft, kann diesen Ablauf also nicht über die Beratungsförderung abrechnen. Nach meiner Lesart gilt das auch für das Bauen und Betreiben eines Ablaufs, weil es keine Beratung im Sinn der Richtlinie ist; das klärt die Leitstelle. Das Beratungsunternehmen muss beim BAFA registriert sein und mehr als 50 Prozent seines Umsatzes mit entgeltlicher Unternehmensberatung erzielen.

Zum Verfahren: Der Antrag kommt vor dem Vertrag, denn schon ein Vertragsschluss zählt als Beginn der Beratung, und begonnen werden darf erst nach dem Informationsschreiben. Die Rechnung muss vollständig und unbar bezahlt sein. Ab 1. Januar 2027 geht der Antrag laut BAFA nur noch über ein Elsterkonto oder BundID.

Ein erfundenes Beispiel: Eine Beratung kostet 5.000 Euro netto, der Betrieb sitzt in Berlin und kann die Umsatzsteuer abziehen. Förderfähig sind 3.500 Euro, 50 Prozent davon sind 1.750 Euro, der Betrieb trägt 3.250 Euro. Die Behörde entscheidet, den Einzelfall klärt die Leitstelle, für das Handwerk zum Beispiel die des ZDH.

Was Sie jetzt tun können

1. Bitten Sie jeden Anbieter vor dem Gespräch um eine Preisspanne und fragen Sie, ob es ein Festpreis oder Aufwand ist, ob netto oder brutto, und was enthalten ist (Test, Dokumentation, Übergabe).
2. Rechnen Sie Ihren Fall wie im Beispiel: Vorgänge je Monat mal Minuten mal Stundensatz, minus laufende Kosten. Setzen Sie die vorsichtigere Zeitersparnis an und prüfen Sie, was bei halber Ersparnis bleibt.
3. Legen Sie Angebote nach Kostenarten nebeneinander: einmalig, laufend, Ihre eigene Zeit.
4. Wenn Sie eine Förderung erwägen, fragen Sie vor dem Vertragsschluss die zuständige Leitstelle, ob die Beratung förderfähig ist. Rechtliche und steuerliche Fragen klären Ihr Rechtsbeistand und Ihr Steuerberater.