Cloud oder selbst betreiben: was Automatisierung kostet

Ob sich ein Cloud-Dienst oder ein selbst betriebener Server lohnt, entscheidet sich bei kleinem Volumen meist zugunsten der Cloud. Beim Selbstbetrieb kommt zum Serverpreis die Arbeitszeit für Updates, Sicherung und Störungen hinzu, und die ist in der Beispielrechnung der größte Posten. Die Plattformpreise untereinander lassen sich dabei kaum vergleichen, denn jeder Anbieter zählt etwas anderes.

Kurz zu den Begriffen: Ein Cloud-Dienst läuft auf den Servern des Anbieters, Sie mieten den Zugang. Beim Selbstbetrieb (Self-Hosting) läuft die Software auf einem Server, den Sie oder Ihr IT-Dienstleister verwalten. Was ein Ablauf (Workflow) ist und welche Werkzeugarten es gibt, steht im Beitrag Prozessautomatisierung im kleinen Betrieb: Grundlagen.

Vier Anbieter, vier Einheiten

Alle Preise sind Herstellerangaben und stammen von den Preisseiten, abgerufen am 13.11.2026 (Stand November 2026). Ob sie netto oder brutto gelten, nennen n8n, Zapier und Make nicht. Microsoft weist darauf hin, dass die gezeigten Preise nur Richtwerte sind und der Preis erst beim Kauf feststeht.

Dienst	Gezählt wird	Preis
n8n Cloud Starter	Ausführung: ein kompletter Durchlauf eines Ablaufs, gleich wie viele Schritte	20 € je Monat für 2.500 Ausführungen, bei jährlicher Zahlung
n8n Cloud Pro	wie Starter	50 € je Monat für 10.000 Ausführungen, bei jährlicher Zahlung
Zapier Professional	Task: eine erfolgreich ausgeführte Aktion, Auslöser zählen nicht	49 USD je Monat für 2.000 Tasks bei Jahreszahlung, 73,50 USD bei Monatszahlung
Make Core	Credit: meist 1 je Aktion eines Moduls	9 USD je Monat für 10.000 Credits, bei jährlicher Abrechnung
Power Automate Premium	Nutzer	15 USD je Nutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung

Bei Microsoft gibt es daneben „Process“ für unbeaufsichtigte Abläufe: 150 USD je Bot und Monat, ebenfalls bei jährlicher Zahlung. Ein Bot ist dort ein Softwareroboter, der Abläufe ohne einen Menschen am Rechner ausführt. Ob vorhandene Microsoft-Lizenzen schon Rechte enthalten, habe ich nicht geprüft. Das klärt Ihr Lizenzhändler.

Zapier und Make bieten auch kleinere Mengen an: Zapier Free hat 100 Tasks im Monat, Make Free 1.000 Credits. Die Tabelle zeigt je Anbieter die Stufe, die zum folgenden Beispiel passt.

Dasselbe Beispiel, vier Rechnungen

Das Beispiel ist erfunden. Ein Betrieb bekommt 400 Anfragen im Monat. Der Ablauf hat sechs Schritte: einen Auslöser (die Anfrage geht ein) und fünf Aktionen.

Bei n8n sind es 400 Ausführungen. Das liegt unter den 2.500 des Starter-Plans, also 20 € je Monat.

Bei Zapier zählt der Auslöser nicht, die fünf Aktionen schon: 5 × 400 = 2.000 Tasks. Das ist genau die Stufe zu 2.000 Tasks, 49 USD bei Jahreszahlung. Wird das Limit erreicht, rechnet Zapier laut Preisseite mit „Pay-per-Task“ zu einem höheren Preis je Task weiter ab, soweit Sie das aktiviert haben. Sonst pausieren die Abläufe bis zur nächsten Abrechnungsperiode.

Bei Make nehme ich an, dass jedes der sechs Module einen Credit kostet: 6 × 400 = 2.400 Credits. Die kleinste bezahlte Stufe hat 10.000 Credits, das sind 9 USD je Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Preisseite nennt dafür 15 Prozent Ersparnis gegenüber der monatlichen Abrechnung. Bei Power Automate hängt der Preis am Nutzer und nicht an der Menge, also 15 USD je Nutzer, im Rahmen der Dienstgrenzen, die Microsoft nennt.

Wächst der Ablauf auf zehn Aktionen, ändert sich das Bild. Bei n8n bleibt es bei 400 Ausführungen. Bei Make sind es 11 × 400 = 4.400 Credits, noch innerhalb der 10.000. Bei Zapier sind es 10 × 400 = 4.000 Tasks, und die nächste Stufe der Seite beginnt bei 5.000. Sie kostet nach den Daten der Preisseite 89 USD je Monat bei Jahreszahlung, also rund 80 Prozent mehr als die 49 USD. Eine Zahl wie „20 €“ gegen „49 USD“ zu stellen, sagt deshalb wenig. Außerdem sind es verschiedene Währungen, und die Anbieter rechnen mit verschiedenen Einheiten.

6 Schritte11 Schritte

• n8n Starter, 2.500 AusführungenZählt je Durchlauf, nicht je Schritt

  6 Schritte 16 % der Stufe
  11 Schritte 16 % der Stufe

• Zapier Professional, 2.000 TasksÜber 100 %: nächste Stufe nötig

  6 Schritte 100 % der Stufe
  11 Schritte 200 % der Stufe

• Make Core, 10.000 CreditsAnnahme: 1 Credit je Modul

  6 Schritte 24 % der Stufe
  11 Schritte 44 % der Stufe

Quelle: Preisseiten der Hersteller, Stand November 2026; erfundenes Beispiel mit 400 Anfragen im Monat

Textfassung der Grafik

• n8n Starter, 2.500 Ausführungen: 6 Schritte 16 % der Stufe, 11 Schritte 16 % der Stufe (Zählt je Durchlauf, nicht je Schritt)
• Zapier Professional, 2.000 Tasks: 6 Schritte 100 % der Stufe, 11 Schritte 200 % der Stufe (Über 100 %: nächste Stufe nötig)
• Make Core, 10.000 Credits: 6 Schritte 24 % der Stufe, 11 Schritte 44 % der Stufe (Annahme: 1 Credit je Modul)
• Quelle: Preisseiten der Hersteller, Stand November 2026; erfundenes Beispiel mit 400 Anfragen im Monat

Selbst betreiben: Kosten, die auf keiner Preisseite stehen

Die Community Edition von n8n liegt laut Preisseite kostenlos auf GitHub. Laut Lizenz-FAQ ist sie für den eigenen Betrieb frei, solange nur Sie und Ihre Mitarbeitenden die Abläufe erstellen oder ändern. Ein Server kostet trotzdem, und jemand muss ihn pflegen. Die Dokumentation empfiehlt, mindestens einmal im Monat zu aktualisieren und vorher die Hinweise zu Änderungen zu lesen. Zur Sicherung gehört der Ordner mit der Konfiguration, in dem der Schlüssel für die gespeicherten Zugangsdaten liegt. Ohne ihn lassen sich diese Zugangsdaten nach einer Wiederherstellung nicht mehr entschlüsseln.

Dafür die folgende Beispielrechnung. Alle Werte sind Annahmen des Autors, nicht gemessen:

• Server: 10 € netto je Monat. Hetzner nennt für seine kleinsten Cloud-Server Preise ab 5,49 € netto je Monat (Herstellerangabe). Ob so ein Server für n8n reicht, habe ich nicht geprüft.
• Sicherungsspeicher: 5 € je Monat.
• Arbeitszeit: 1 Stunde für das monatliche Update, 0,5 Stunden für die Kontrolle der Sicherung, 0,5 Stunden für Störungen und Sicherheitsmeldungen, zusammen 2 Stunden je Monat.
• Stundensatz: 50 €, einmalige Einrichtung 6 Stunden.

Das ergibt 10 + 5 + 2 × 50 = 115 € je Monat, im ersten Jahr 12 × 115 + 6 × 50 = 1.680 €. Der Cloud-Plan Starter kostet im Jahr 12 × 20 = 240 €, Pro 12 × 50 = 600 €. Selbst betrieben wäre es nur dann so billig wie Starter, wenn der Betrieb weniger als (20 − 15) / 50 = 0,1 Stunden, also 6 Minuten im Monat kostet. Die einmalige Einrichtung ist dabei noch nicht eingerechnet.

n8n Cloud Starterselbst betrieben

• Plattform bzw. ServerCloud: Hersteller, Server: Annahme

  n8n Cloud Starter 20 €/Monat
  selbst betrieben 10 €/Monat

• SicherungsspeicherAnnahme

  n8n Cloud Starter 0 €/Monat
  selbst betrieben 5 €/Monat

• Arbeitszeit Betrieb, 2 StundenAnnahme, 50 € je Stunde

  n8n Cloud Starter 0 €/Monat
  selbst betrieben 100 €/Monat

• Summe

  n8n Cloud Starter 20 €/Monat
  selbst betrieben 115 €/Monat

Quelle: Cloud-Preis: Herstellerangabe, Stand November 2026. Selbstbetrieb: Annahmen des Autors, nicht gemessen

Textfassung der Grafik

• Plattform bzw. Server: n8n Cloud Starter 20 €/Monat, selbst betrieben 10 €/Monat (Cloud: Hersteller, Server: Annahme)
• Sicherungsspeicher: n8n Cloud Starter 0 €/Monat, selbst betrieben 5 €/Monat (Annahme)
• Arbeitszeit Betrieb, 2 Stunden: n8n Cloud Starter 0 €/Monat, selbst betrieben 100 €/Monat (Annahme, 50 € je Stunde)
• Summe: n8n Cloud Starter 20 €/Monat, selbst betrieben 115 €/Monat
• Quelle: Cloud-Preis: Herstellerangabe, Stand November 2026. Selbstbetrieb: Annahmen des Autors, nicht gemessen

Bei der Cloud-Variante habe ich angenommen, dass der Anbieter die Server pflegt. Ob und wie er sichert, steht nicht auf der Preisseite. Fragen Sie das vor dem Kauf. Abläufe bauen und pflegen müssen Sie in beiden Fällen, deshalb steht das nicht in der Rechnung.

Wann sich Selbstbetrieb trotzdem lohnen kann

Der Preis allein trägt ihn bei kleinem Volumen selten. Gründe sind eher die Datenhaltung und die Kontrolle. n8n nennt für seine gehosteten Pläne ein Rechenzentrum in Frankfurt und bietet eine vorunterzeichnete Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zum Download an (Herstellerangaben). Ob das für Ihre Daten genügt, klärt Ihr Datenschutzbeauftragter. Den Datenstandort von Zapier, Make und Microsoft habe ich nicht geprüft.

Der Selbstbetrieb kann auch passen, wenn die Ausführungen die Cloud-Stufen sprengen oder ein Server und eine IT-Betreuung ohnehin vorhanden sind. Rechnen Sie dann die Betreuungszeit mit, auch wenn sie nicht auf einer Rechnung auftaucht. Wie Sie Vorgänge und Zeit messen, steht im Beitrag Zeitersparnis messen statt versprechen.

Rechtliche Fragen zur Lizenz und zum Datenschutz sind hier nur allgemein beschrieben. Den Einzelfall klären der Hersteller (license@n8n.io), Ihr Rechtsbeistand und Ihr Datenschutzbeauftragter.

Was Sie jetzt tun können

1. Zählen Sie, wie viele Vorgänge Sie im Monat für einen Ablauf erwarten und wie viele Schritte er hat.
2. Rechnen Sie das mit der Einheit jedes Anbieters durch, so wie im Beispiel oben, und schreiben Sie Währung und Netto oder Brutto dazu.
3. Setzen Sie für den Selbstbetrieb Ihre eigenen Stunden für Update, Sicherung und Störungen ein, auch wenn sie keiner bezahlt.
4. Fragen Sie jeden Anbieter, wo Ihre Daten liegen und wie gesichert wird, bevor Sie etwas kaufen.