KI-Texte, die Menschen gern lesen: Protokolle ohne Floskeln

Ein Text klingt nicht nach Maschine, wenn Ihre Fakten darin stehen: wer was bis wann tut, welche Zahl gilt und was entschieden wurde. Dafür brauchen Sie einen Auftrag, der Leser und Zweck nennt und Ihre eigenen Stichpunkte enthält. Den Entwurf der KI kürzen Sie danach hart und lesen ihn laut. Die KI formuliert, die Inhalte liefern Sie. Stand der Quellen: November 2026.

Woran man maschinelle Protokolle erkennt

Die folgenden Merkmale sind Beobachtungen des Autors und keine Messung. Die Quellen am Ende belegen nur, was Texte allgemein schwer lesbar macht. Ob Programme KI-Texte erkennen können, behauptet dieser Beitrag nicht.

Typisch ist eine Einleitung, die das Thema ankündigt („Im Folgenden werden die wichtigsten Ergebnisse zusammengefasst“). Es folgen Sätze nach dem Muster „nicht nur A, sondern auch B“ und Aufzählungen, die aus Gewohnheit drei Glieder haben, auch wenn es nur eines gibt. Dazu kommen Wertungen ohne Beleg („erfolgreich“, „umfassend“, „konstruktiv“), Gedankenstriche als Würze und fette Zwischenlabels vor jedem Absatz. Am Schluss steht ein Satz, der nichts mehr sagt: „Die Zusammenarbeit verlief insgesamt positiv.“

Einige dieser Merkmale nennen auch Leitfäden für Behördensprache. Das Bundesverwaltungsamt rät in seinem Arbeitshandbuch von 2002, Verben nicht durch Substantive zu verdrängen. Wenn etwas „zur Verteilung gelangt“, bläht sich der Text auf. Beim Passiv bleibt oft offen, wer handeln soll: Wenn etwas „zu erfolgen hat“, fehlt der Handelnde. Dasselbe Handbuch verlangt, Gleiches immer mit dem gleichen Ausdruck zu bezeichnen, denn ein Ausdruckswechsel, der Wiederholungen vermeiden soll, macht die Aussage nicht verständlicher. Bauherr, Auftraggeber und Bestellerseite im selben Protokoll sind so ein Fall. Das bayerische Innenministerium empfiehlt, nicht mehr als vier Hauptwörter aneinanderzureihen, weil Substantivketten die Aussage verkürzen, aber schwerer verständlich machen.

Der Hohenheimer Verständlichkeitsindex misst solche Merkmale, darunter Satzlänge, Passivanteil, Wortlänge und den Anteil abstrakter Substantive. Er reicht von 0 (formal unverständlich) bis 20 (formal sehr verständlich). Die Forscher nennen als Hürden Bandwurmsätze, abstrakte Begriffe, zusammengesetzte Wörter und nicht erklärte Fachbegriffe. Untersucht haben sie die Reden von Vorstandsvorsitzenden auf Hauptversammlungen 2018, keine Bauprotokolle. Dass dieselben Hürden in Protokollen gelten, ist eine Annahme.

Was Ihr Leser braucht

Die Norm DIN ISO 24495-1 zur Einfachen Sprache stellt die Zielgruppe an die erste Stelle. Laut Kurzbeschreibung bei DIN Media zählt, was die Leser wissen wollen und wissen müssen und in welchem Zusammenhang sie das Dokument nutzen. Sie sollen finden, was sie brauchen, und es verstehen und verwenden können. Die Norm stellt dabei nicht auf Lesbarkeitsformeln ab, sondern darauf, wie erfolgreich die Zielgruppe das Dokument verwenden kann. Den Normtext selbst habe ich nicht gelesen, er ist kostenpflichtig.

Das passt zu einer Einschränkung der Hohenheimer Forscher: Formale Verständlichkeit ist nicht das einzige Kriterium, wichtiger noch ist der Inhalt. Für ein Protokoll heißt das, die Frage des Lesers zu beantworten. Beim Bauherrn lautet sie meist: Was muss ich entscheiden, und bis wann? Bei der Bauleitung: Was ist mein Auftrag?

Zwei Grenzen gibt es. Begriffe aus Vertrag, Gesetz oder Norm lassen Sie unverändert, auch wenn sie sperrig klingen. Und ein Protokoll kann später als Beleg dienen. Formulierungen wie „Bedenken angemeldet“ haben dann eine Bedeutung, die Ihr Rechtsbeistand beurteilt, nicht die KI.

1. Fakten sammeln Stichpunkte, Zahlen, Namen und Termine von Ihnen
2. Auftrag stellen Leser, Zweck, Länge, Ton und zwei Textproben
3. Entwurf schreiben Die KI formuliert aus Ihren Stichpunkten KI bereitet vor
4. Streichen und prüfen Floskeln raus, Zuständige und Fristen rein
5. Laut lesen Was Sie so nie sagen würden, ändern Sie

Textfassung der Grafik

• 1. Fakten sammeln: Stichpunkte, Zahlen, Namen und Termine von Ihnen
• 2. Auftrag stellen: Leser, Zweck, Länge, Ton und zwei Textproben
• 3. Entwurf schreiben: Die KI formuliert aus Ihren Stichpunkten (die KI bereitet vor)
• 4. Streichen und prüfen: Floskeln raus, Zuständige und Fristen rein
• 5. Laut lesen: Was Sie so nie sagen würden, ändern Sie

Den Auftrag stellen

Eine Bitte wie „Schreib ein Protokoll“ erzeugt Allgemeines, weil die KI nichts anderes hat. Fünf Angaben machen den Unterschied:

Nennen Sie den Leser und den Zweck („Der Bauherr liest in zwei Minuten und muss eine Entscheidung treffen“). Liefern Sie die Fakten selbst, als Stichpunkte mit Namen, Zahlen und Terminen, und verlangen Sie, dass nichts hinzukommt, was nicht darin steht. Fehlendes soll die KI als Frage markieren, nicht ergänzen. Legen Sie Länge und Ton fest („höchstens 120 Wörter, sachlich, per Sie“). Fügen Sie zwei frühere Texte von Ihnen bei, die Sie für gelungen halten, mit dem Hinweis, Wortwahl und Satzlänge zu übernehmen. Und schließen Sie aus, was Sie nicht lesen wollen: keine Einleitung, kein Schlusssatz, keine Wertungen, Verben statt Substantive, immer den Handelnden nennen.

Namen, Preise und Vertragsdaten geben Sie nur in ein Werkzeug ein, das Ihr Betrieb dafür freigegeben hat.

Den Entwurf überarbeiten

Der Entwurf ist Rohmaterial. Dasselbe Prinzip steht im Beitrag Fester Ablauf, ein KI-Schritt, menschliche Freigabe: Die KI schlägt vor, ein Mensch gibt frei. Beim Überarbeiten helfen vier Griffe.

Streichen Sie zuerst. Jeder Satz muss dem Leser etwas geben, das er noch nicht hat. Dann machen Sie konkret: Wo „zeitnah“ steht, kommt ein Datum, wo „Verzögerung“ steht, die Zahl der Tage. Drittens nennen Sie zu jeder Aufgabe einen Zuständigen und eine Frist. Ein Satz ohne beides ist meist eine Feststellung, keine Vereinbarung. Zuletzt lesen Sie den Text laut. Wo Sie stolpern oder etwas sagen, das Sie so nie sagen würden, ändern Sie es.

Drei Beispiele

Alle Daten und Rollen in diesen Beispielen sind erfunden.

Besprechungsprotokoll, vorher:

Im Rahmen der Baubesprechung vom 12. Oktober wurden die wesentlichen Themen des aktuellen Bauablaufs umfassend erörtert. Es wurde festgestellt, dass die Koordination der Gewerke nicht nur eine zentrale Herausforderung darstellt, sondern auch einer kontinuierlichen Abstimmung bedarf. Die Lieferung der Fenster verzögert sich voraussichtlich. Zeitnah soll eine Lösung gefunden werden. Insgesamt verlief die Besprechung konstruktiv und zielführend.

Nachher:

Die Fenster kommen laut Lieferant am 4. November statt am 21. Oktober. Die Bauleiterin klärt bis Freitag, 16. Oktober, ob der Trockenbauer im 2. Obergeschoss vorzieht. Der Fensterbauer nennt bis zum selben Tag schriftlich einen festen Liefertermin.

Gestrichen sind Einleitung, Gegensatzformel und Schlusssatz. Neu sind Datum, Handelnde und Fristen. Aus 56 Wörtern wurden 37, und der Leser weiß, wer was tut.

Monatsbericht, vorher:

Im Berichtszeitraum konnten erfreuliche Fortschritte bei der Umsetzung des Projekts erzielt werden. Die Rohbauarbeiten wurden erfolgreich fortgeführt, die Qualität der Ausführung ist hoch und die Zusammenarbeit der Beteiligten erfolgt reibungslos. Die Kostensituation ist weiterhin stabil.

Nachher:

Im Oktober hat die Rohbaufirma die Decke über dem 1. Obergeschoss betoniert, fünf Tage später als geplant (14. statt 9. Oktober, wegen Regen). Der Puffer im Terminplan beträgt zehn Tage, der Verzug ist damit aufgefangen. Abgerechnet sind 1,84 Mio. €, das Budget für den Rohbau beträgt 1,90 Mio. €. Ein Nachtrag über 12.000 € für zusätzliche Aussparungen ist offen und wird bis 20. November geprüft.

„Erfreulich“, „erfolgreich“ und „stabil“ sind durch Zahlen ersetzt. Der Leser kann nun selbst urteilen.

Mail an den Bauherrn, vorher:

Sehr geehrter Herr Muster, ich hoffe, diese Mail erreicht Sie wohlbehalten. Gerne möchte ich die Gelegenheit nutzen, Sie über den aktuellen Stand zu informieren. Wie bereits besprochen, gibt es leider eine Verzögerung, die jedoch keinen Anlass zur Sorge gibt. Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Nachher:

Sehr geehrter Herr Muster, die Fenster kommen am 4. November statt am 21. Oktober. Der Trockenbauer kann im 2. Obergeschoss vorziehen, das kostet laut Angebot 2.400 € mehr. Bitte entscheiden Sie bis Montag, 19. Oktober. Ich rufe Sie am Donnerstag an.

Die Mail beginnt mit der Nachricht und endet mit einer Bitte samt Frist.

Formulierungen, die Sie streichen können

Prüfen Sie jede dieser Wendungen einzeln, denn nicht jede ist überall falsch:

• „Im Rahmen von …“ und „Im Folgenden werden … dargestellt“
• „Es wurde festgestellt, dass …“ (wer hat es festgestellt?)
• „nicht nur …, sondern auch …“
• „zeitnah“, „kurzfristig“, „zu gegebener Zeit“ ohne Datum
• „erfolgreich“, „umfassend“, „zielführend“, „konstruktiv“ ohne Beleg
• „Insgesamt verlief …“ und „Zusammenfassend lässt sich sagen …“
• „Ich hoffe, diese Mail erreicht Sie wohlbehalten“
• „Für Rückfragen stehe ich jederzeit zur Verfügung“ (besser: Telefonnummer und Zeit)

Was Sie jetzt tun können

1. Nehmen Sie ein eigenes Protokoll aus dem letzten Monat und markieren Sie jeden Satz ohne Namen, Zahl oder Termin. Streichen Sie, was übrig bleibt, wenn der Leser es nicht vermisst.
2. Schreiben Sie einen Standardauftrag mit Leser, Zweck, Länge, Ton und den Dingen, die nicht vorkommen sollen. Legen Sie zwei eigene gelungene Texte als Muster dazu.
3. Schreiben Sie das nächste Protokoll nach dem Ablauf der Grafik und stoppen Sie die Zeit. Wie Sie das sauber messen, steht im Beitrag Zeitersparnis messen statt versprechen.
4. Fragen Sie vor dem Versand: Wüsste der Empfänger nach diesem Text, was er bis wann tun muss?