GAEB-Datei erklärt: X81, X83, X84, X86 und was darin steht

Eine GAEB-Datei ist ein Leistungsverzeichnis in strukturierter Form. Jede Position, Menge, jeder Preis und Text steht an einer festen Stelle, die ein Programm auslesen kann. Die Austauschphase wie X81, X83, X84 oder X86 sagt, an welcher Stelle des Vergabeablaufs die Datei steht und wer sie in welcher Rolle erzeugt hat. Für Prüfungen ist das wichtig, weil ein festes Programm damit rechnet und vergleicht und die KI nur die Texte liest.

Was in einer GAEB-Datei steht

GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Seine Geschäftsstelle ist beim Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung in Bonn angesiedelt, und er gibt die Regeln für den Datenaustausch heraus. Die heutige Fassung heißt GAEB DA XML. Sie beschreibt den Austausch mit XML, einer Auszeichnungssprache für komplexe Strukturen, und die Fachdokumentation des GAEB legt sie fest. Stand November 2026 nennt die Seite des GAEB Version 3.3, Ausgabe 2023-01, als aktuell. Neu gefasst wurde in dieser Ausgabe nur das Paket Mengenermittlung (X31); die übrigen Pakete, auch das für das Leistungsverzeichnis mit X81 bis X87, stehen weiter im Stand 2021-05. Eine Fassung 3.4 (Ausgabe 2026-03, für Nachhaltigkeitsdaten wie die Ökobilanzierung) liegt nur als Beta für Testzwecke vor. Ob sie 3.3 einmal ablöst, ist offen.

In der Datei steht das Leistungsverzeichnis (LV) als Gliederung nach Ordnungszahlen mit den Beschreibungen der Teilleistungen. Je Position gehören dazu Menge, Einheit und, je nach Phase, Preise. Es gibt einen Langtext, der die Leistung beschreibt, und einen optionalen Kurztext. Nach der Fachdokumentation gilt für die Ausführung ausschließlich das Langtext-LV, der Kurztext dient der Kurzansprache.

Eine GAEB-Datei enthält also kein Bild einer Seite. Sie enthält die Bestandteile des Verzeichnisses, getrennt und benannt.

Die Austauschphasen

Der GAEB ordnet die Dateien Phasen zu, die dem Ablauf einer Vergabe folgen. Die Kennung beginnt mit X und einer Zahl. Für den Alltag im Kosten- und LV-Bereich zählen vier:

Phase	Bezeichnung laut GAEB	Was darin steht
X81	Leistungsbeschreibung	Baubeschreibung, LV und Anlagen; das LV enthält in der Regel keine Preise
X83	Angebotsaufforderung	Das LV ohne Preise geht mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe an interessierte Unternehmen
X84	Angebotsabgabe	Das LV mit den Preisen, Textergänzungen und freien Mengen des Bieters
X86	Auftragserteilung	Der Auftrag an den Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot

Daneben nennt die Seite des GAEB weitere Phasen. X82 ist der Kostenanschlag mit geschätzten Preisen, X85 das Nebenangebot, X87 die Auftragsbestätigung und X89B die rechnungsbegründende Unterlage, die laut Fachdokumentation keine Rechnung im Sinne des deutschen Handelsrechts ist. Für Zeitvertragsarbeiten gibt es eigene Varianten wie X83Z, X84Z, X86ZR und X86ZE.

1. X81 Beschreibung Baubeschreibung, LV (meist ohne Preise), Anlagen
2. X83 Aufforderung LV ohne Preise geht an interessierte Firmen
3. X84 Angebot Bieter ergänzen Preise, Texte, freie Mengen
4. Auswertung Preisspiegel: Programm rechnet, KI liest Texte KI bereitet vor
5. X86 Auftrag Auftrag nach Wertung der Angebote

Textfassung der Grafik

• 1. X81 Beschreibung: Baubeschreibung, LV (meist ohne Preise), Anlagen
• 2. X83 Aufforderung: LV ohne Preise geht an interessierte Firmen
• 3. X84 Angebot: Bieter ergänzen Preise, Texte, freie Mengen
• 4. Auswertung: Preisspiegel: Programm rechnet, KI liest Texte (die KI bereitet vor)
• 5. X86 Auftrag: Auftrag nach Wertung der Angebote

Zwei Regeln aus der Fachdokumentation machen den Zusammenhang greifbar. Bei der Angebotsaufforderung (X83) wird ein eindeutiger Schlüssel festgelegt, den der Bieter bei der Angebotsabgabe (X84) unverändert zurückgibt, damit Ausschreibung und Angebot eindeutig zusammenpassen. Und bei der Angebotsabgabe sind die Informationen über das Projekt, das Verzeichnis und insbesondere seine Struktur unverändert aus der Aufforderung zu übernehmen. Der Bieter trägt seine Preise und Ergänzungen ein, er baut das Verzeichnis nicht um.

Die Auswertung der eingegangenen Angebote beschreibt der GAEB als Preisspiegel, und zwar auf der Ebene der Einheitspreise und über die Angebotssumme. Den Preisspiegel als eigene Austauschphase (X84P) führt die Fachdokumentation allerdings nur im Betastatus.

Der Unterschied zu PDF und Excel

Ein PDF ist für das Lesen am Bildschirm und auf Papier gemacht. Ein Programm, das Positionen und Preise daraus holen soll, muss die Seite erst als Text und Tabelle erkennen, bei Scans zusätzlich per Texterkennung. Dabei gehen Spaltenzuordnungen und Zeichen verloren, wie es der Beitrag zu alten Plänen und schlechten Scans für Zeichnungen zeigt. Eine Excel-Tabelle ist maschinenlesbar, aber jede Tabelle ist anders aufgebaut. Spalten heißen unterschiedlich, Zeilen sind verbunden, Texte stehen in Kommentaren. Ein Programm muss die Struktur erst raten.

Eine GAEB-Datei hat eine feste, dokumentierte Struktur. Ordnungszahl, Menge, Einheit, Einheitspreis und Langtext haben ihren festen Platz. Das ist keine Garantie für fehlerfreie Inhalte. Fehler im Verzeichnis selbst bleiben Fehler, nur lassen sie sich besser finden.

Warum das für Prüfungen wichtig ist

Prüfungen von Leistungsverzeichnissen und Angeboten bestehen aus zwei Arten von Arbeit.

Die erste ist Rechnen und Vergleichen: Menge mal Einheitspreis, Summen, Abweichungen zwischen zwei Angeboten oder zwischen Angebot und Ausschreibung, Positionen, die fehlen oder doppelt vorkommen. Das erledigt ein festes Programm, und zwar zuverlässig, weil es die Zahlen aus den Feldern nimmt und nicht aus einem Text deutet. Ein Sprachmodell erzeugt wahrscheinliche Texte und ist für Rechenaufgaben nicht gebaut.

Die zweite ist Lesen: Hat der Bieter den Positionstext geändert? Steht in den Textergänzungen ein Vorbehalt? Widerspricht eine Vorbemerkung einer Position? Hier hilft das Sprachmodell. Es liest viele Texte schnell und markiert Stellen, die ein Mensch ansehen sollte. Es bewertet nicht, ob die Änderung zulässig ist oder die Position angemessen bepreist wurde.

Mit der strukturierten Datei lässt sich diese Trennung sauber umsetzen. Die Zahlenfelder gehen ins Programm, die Textfelder an die KI, und beide Ergebnisse landen in einer Liste, die Sie prüfen. Bei einem PDF müsste die KI beides aus einer Seite herauslesen, und die Zahlen wären die schwächste Stelle.

Was die KI hier nicht leistet

Sie entscheidet nicht, ob ein Preis angemessen oder ein Angebot zuzuschlagen ist. Sie ersetzt keine Prüfung der Leistungsbeschreibung durch Fachleute, und eine GAEB-Datei macht ein schlecht geschriebenes Verzeichnis nicht besser. Wie Sie ein Verzeichnis auf Fehler prüfen, ist ein eigenes Thema und hier nicht ausgeführt.

Welche Phase Ihre Programme erzeugen oder erwarten, hängt von Ihrer Software und Ihren Partnern ab. Vergaberechtliche Fragen, etwa ob ein Verfahren elektronische Angebote verlangt, klärt Ihr Rechtsbeistand oder die Vergabestelle im Einzelfall.

Preise und Angebote sind vertrauliche Geschäftsdaten. Sie gehören nur auf eine Plattform, die sich DSGVO-konform betreiben lässt, nicht in einen Verbraucher-Chatdienst. Das klärt Ihr Datenschutzbeauftragter.

Was Sie jetzt tun können

1. Schauen Sie in Ihrer Kalkulations- oder AVA-Software nach, welche GAEB-Version und welche Phasen sie exportiert und einliest.
2. Fordern Sie bei der nächsten Ausschreibung Angebote auch als GAEB-Datei (X84) an, nicht nur als PDF, sofern das Verfahren es zulässt.
3. Legen Sie die GAEB-Dateien eines Projekts nach Phase benannt ab, damit X83 und die zugehörigen X84 zusammen auffindbar sind. Wie eine durchsuchbare Ablage aussieht, zeigt der Beitrag zur Projektablage.
4. Prüfen Sie an einem abgeschlossenen Projekt, welche Auswertungen Sie bisher von Hand in Tabellen nachgebaut haben und welche davon ein Programm direkt aus der Datei lesen könnte.