Abschlagsrechnung, Schlussrechnung und Aufmaß in der E-Rechnung

Abschlagsrechnungen, die Sie vor Ihrem Pflichttermin ausstellen, müssen noch keine E-Rechnung sein. Für die Schlussrechnung gilt bis zum 30. Juni 2030 eine Erleichterung: Die erhaltenen Abschläge dürfen im Datensatz als Summe stehen, die Einzelheiten folgen im Freitext oder in einem eingebetteten Anhang. Das Leistungsverzeichnis darf derzeit als lesbare Anlage beiliegen, wenn im Datensatz nur die Gewerke mit ihren Summen stehen. Zum Aufmaß sagen die Schreiben nichts Ausdrückliches; naheliegend ist, es wie einen Stundennachweis als eingebettete Anlage mitzuführen.

1. Abschlag vor Pflicht Papier oder, mit Zustimmung, PDF (BMF 2026, Rn. 2)
2. Abschlag ab Pflicht Muss eine E-Rechnung sein
3. Leistungsverzeichnis Gewerke mit Summen im Datensatz, Details als Anlage
4. Schlussrechnung Abschläge als Summe in BT-113, Details in BT-22 oder Anhang

Textfassung der Grafik

• 1. Abschlag vor Pflicht: Papier oder, mit Zustimmung, PDF (BMF 2026, Rn. 2)
• 2. Abschlag ab Pflicht: Muss eine E-Rechnung sein
• 3. Leistungsverzeichnis: Gewerke mit Summen im Datensatz, Details als Anlage
• 4. Schlussrechnung: Abschläge als Summe in BT-113, Details in BT-22 oder Anhang

Die Regeln zu Schlussrechnung und Leistungsverzeichnis stammen aus Schreiben des Bundesfinanzministeriums und sind Nichtbeanstandungsregeln: Die Finanzverwaltung beanstandet das Vorgehen nicht, solange die Technik der E-Rechnung die Angaben nicht vollständig abbilden kann. Die Regel zu den Abschlägen stellt dagegen klar, dass Abschläge vor dem Pflichttermin keine E-Rechnung sein müssen. Das BMF will alle diese Regeln zu gegebener Zeit im Hinblick auf die Anforderungen des geplanten Meldesystems überprüfen und gegebenenfalls anpassen (BMF 2026, Rn. 1). Bei der Schlussrechnung nennt das BMF ein Enddatum, beim Leistungsverzeichnis sagt es nur „derzeit“. Wann Ihr Pflichttermin liegt, steht im Beitrag E-Rechnung am Bau: welche Frist für Ihren Betrieb gilt.

Abschläge vor und nach dem Pflichttermin

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die Sie unter Berücksichtigung der Übergangsregeln vor dem für Sie verbindlichen Termin erteilen, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Das gilt auch, wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen (BMF 2026, Rn. 2). Ein anderes elektronisches Format als Papier, etwa eine PDF, setzt dabei weiter die Zustimmung des Empfängers voraus (§ 27 Abs. 38 UStG).

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Bauunternehmen mit 900.000 Euro Vorjahresumsatz muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Sein Abschlag vom 15. Dezember 2026 darf noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Auftraggebers, als PDF kommen, auch wenn der Bau bis in den Herbst 2027 läuft. Der Abschlag vom 15. Februar 2027 ist eine E-Rechnung.

Das schafft eine Stolperstelle. In der Schlussrechnung müssen die vorher gestellten Abschläge abgesetzt werden, soweit darüber Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt wurden (§ 14 Abs. 5 UStG, BMF 2024, Rn. 47). Ein Teil davon liegt dann als PDF vor, ein anderer als Datensatz.

Die Schlussrechnung

Das BMF-Schreiben von 2024 räumt ein, dass sich die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil abbilden lassen. Es hält stattdessen eine Restrechnung für naheliegend (Rn. 47 und 48). Welche Form für Ihr Vorhaben passt, hängt davon ab, wie viele Abschläge vorliegen und in welchem Format sie erteilt wurden. Das Schreiben von 2026 nennt zwei Wege, die bis zum 30. Juni 2030 nicht beanstandet werden:

• Summe im Datensatz: Die bereits vereinnahmten Teilentgelte werden als Summe im Feld BT-113 („Paid amount“) abgesetzt. Die erforderlichen Einzelheiten stehen im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“) (Rn. 3).
• Eingebetteter Anhang: Die Absetzung erfolgt in einem unstrukturierten Anhang, der die Anforderungen aus Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE erfüllt. Im Datensatz muss ausdrücklich auf diese Anlage hingewiesen werden (Rn. 4).

Ein gesonderter Versand einer besonderen Zusammenstellung der Abschläge ist bei einer E-Rechnung nicht möglich (BMF 2024, Rn. 48). Den Anhang müssen Sie in die Datei einbetten.

Leistungsverzeichnis

Rechnungen über Bauleistungen werden häufig nach dem Leistungsverzeichnis gestellt, das im Regelfall eine ausreichende Leistungsbeschreibung ist. Das Kern-Datenmodell der Norm kann das LV derzeit aber nicht im strukturierten Teil abbilden (BMF 2026, Rn. 13).

Deshalb wird nicht beanstandet, wenn im Datensatz als Leistungsbeschreibung nur die Gewerke mit ihren Summen stehen. Dann muss eine menschenlesbare, eingebettete Anlage die Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthalten, und der Datensatz muss eindeutig auf sie hinweisen. Zusätzlich darf das LV als strukturierte Datei, zum Beispiel nach dem GAEB-Standard, mitgeschickt werden. Zivilrechtlich können die Vertragspartner auch eine andere geeignete Methode vereinbaren, etwa eine Extension, die das LV im Datensatz selbst führt (Rn. 14). Die Bundessteuerberaterkammer nennt für diese Regel in ihren Fragen und Antworten das Datum 30. Juni 2030. Das BMF-Schreiben und die BMF-Fragen (Frage 7b) sagen für das Leistungsverzeichnis nur „derzeit“.

Aufmaß und Stundennachweise

Das Wort Aufmaß kommt in den BMF-Schreiben nur als Beispiel für Leistungsänderungen vor (BMF 2025, Rn. 51b). Wie ein Aufmaß der Rechnung beizufügen ist, regeln sie nicht. Sie setzen einen allgemeinen Grundsatz: Der Datensatz muss die Leistung so beschreiben, dass Art, Umfang und Steuersatz geprüft werden können. Weitergehende Angaben, die dafür nicht nötig sind, etwa die Aufschlüsselung von Stundennachweisen, dürfen als eingebetteter Anhang folgen (BMF 2026, Rn. 12). Naheliegend ist, dass sich ein Aufmaß wie ein Stundennachweis als eingebettete Anlage mitführen lässt. Das ist aber eine Ableitung aus dem allgemeinen Grundsatz und keine ausdrückliche Aussage. Ob Ihr Aufmaß zu den Angaben gehört, die schon im Datensatz stehen müssen, entscheidet der Einzelfall, und den klärt Ihr Steuerberater.

Eine zweite Frage ist die vertragliche: Was Ihr Bauvertrag für eine prüffähige Abrechnung verlangt, regelt das Umsatzsteuerrecht nicht. Das bleibt zwischen Ihnen und Ihrem Auftraggeber, bei Streit zusammen mit Ihrem Anwalt.

Technisch bettet ZUGFeRD begleitende Unterlagen Base64-codiert in das XML ein. Nach den FeRD-Fragen ist das nur in den Profilen EN 16931 und EXTENDED möglich. Wie das im Datensatz aussieht, steht im Beitrag XRechnung und ZUGFeRD: was im Datensatz steht, wie Sie ihn lesen.

Skonto, Boni und Berichtigung

Im Bau sind Skonti und Boni üblich. Das BMF verlangt, dass jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts angegeben wird, sofern sie nicht schon im Entgelt steckt. Steht die Höhe bei der Rechnungsstellung noch nicht fest, muss die Rechnung eindeutig auf die Vereinbarung hinweisen. Ein allgemeiner Hinweis wird nicht beanstandet, wenn die schriftliche Vereinbarung innerhalb kurzer Zeit vorgelegt werden kann (BMF 2026, Rn. 15 und 16).

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 trennt zwei Fälle. Mindert sich nur die Bemessungsgrundlage, etwa durch Skonto oder einen Nachlass wegen einer Mängelrüge ohne Folgen für die abgerechnete Leistung, ist keine Berichtigung nötig (Rn. 51a). Ändern sich dagegen Leistungsumfang oder Leistungsgehalt, zum Beispiel durch relevante Aufmaßänderungen, ist grundsätzlich die Leistungsbeschreibung zu berichtigen. Bei vorheriger Vereinbarung kann das auch als Gutschrift des Leistungsempfängers geschehen (Rn. 51b).

Für Korrekturen gilt: Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen, mit dem Rechnungstyp für eine Berichtigung. Welcher Typ für ersetzende oder kumulierende Berichtigungen und für kaufmännische Gutschriften zu wählen ist, ist technisch noch nicht festgelegt. Aus steuerlicher Sicht muss sich in der Gesamtschau von Rechnung und Berichtigungen klar ergeben, was tatsächlich abgerechnet wurde (BMF 2026, Rn. 20 und 21). Das ist bei Nachträgen und Mengenänderungen am Bau relevant.

§ 13b UStG nur kurz

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt auch für Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (BMF 2024, Rn. 17). Wie solche Rechnungen steuerlich zu behandeln sind, klärt Ihr Steuerberater.

Was Sie jetzt tun können

1. Sammeln Sie die Bauvorhaben, bei denen Abschläge noch vor Ihrem Pflichttermin gestellt werden und die Schlussrechnung danach folgt.
2. Fragen Sie den Hersteller Ihrer Bausoftware, ob sie das LV als eingebetteten Anhang mitgibt und die Abschläge in BT-113 ausweist.
3. Prüfen Sie mit einem Auftraggeber, in welcher Form er Aufmaß und Stundennachweise erwartet.
4. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie bei laufenden Bauvorhaben Restrechnungen oder Schlussrechnungen mit Anhang wählen.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater. Stand 13. November 2026.