E-Rechnung empfangen: Rechnungseingang im Bauunternehmen

Ein geordneter Rechnungseingang hat sechs Schritte: ein Postfach, die Prüfung des Datensatzes, die Zuordnung zum Bauvorhaben, die Freigabe durch die Bauleitung, die unveränderbare Ablage und die Übergabe an die Buchhaltung. Das Lesen der Datei übernimmt ein Programm. Meine Annahme, nicht gemessen: Zeit kosten vor allem die Zuordnung und die Freigabe, weil dort Menschen entscheiden müssen.

Wie es heute oft läuft

Eine Umfrage des ZDH unter knapp 2.000 Handwerksbetrieben (Pressemitteilung vom 18. Mai 2026) ergab für 2025 durchschnittlich rund 1.200 Eingangsrechnungen, von denen nur etwa die Hälfte als E-Rechnung vorlag. Die Verarbeitung läuft überwiegend manuell, durchgängig automatisierte Abläufe sind die Ausnahme. Rund die Hälfte der Betriebe empfindet Empfang und Weiterverarbeitung als aufwendiger als bei einer PDF-Rechnung. Die Zahlen gelten für Handwerksbetriebe, nicht für alle Bauunternehmen, geben aber einen Anhaltspunkt.

Ein typisches Bild, als Skizze und nicht als Messwert: Die Rechnung kommt an eine Person, wird weitergeleitet, ausgedruckt oder in einem Ordner abgelegt. Die Bauleitung bekommt sie per Mail, der Beleg wandert zur Buchhaltung, die XML-Datei bleibt ungeöffnet. Wer ein Bauvorhaben zuordnet und wann die Skontofrist endet, weiß am Ende nur, wer die Mail hatte.

E-Rechnung empfangen: Postfach und Prüfung

Empfangsfähig sind Sie mit einem E-Mail-Postfach (BMF 2024, Rn. 40). Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt in ihrer FAQ, E-Rechnungen täglich oder mehrfach täglich abzurufen und den Eingang zu dokumentieren. Dient die Mail nur als Transportmittel, wie ein Briefumschlag, muss sie nicht zusätzlich aufbewahrt werden. Enthält sie selbst aufbewahrungspflichtige Angaben, bewahren Sie sie unveränderbar auf. Freiwillig lässt sie sich behalten, um Absender und Zeitpunkt zu belegen.

Danach wird der Datensatz geprüft. Bei ZUGFeRD wird das eingebettete XML gelesen, nicht das PDF-Bild per Texterkennung. Eine Validierung zeigt Format- und Geschäftsregelfehler. Reine Warnhinweise sind nach der FAQ grundsätzlich kein Grund, die Rechnung zurückzuweisen. Was die Validierung nicht findet, beschreibt der Beitrag „XRechnung und ZUGFeRD: was im Datensatz steht, wie Sie ihn lesen“.

XML braucht dafür keine KI. Nur eine PDF ohne Datensatz oder ein Scan muss erst ausgelesen werden. Weil ein falsch gelesener Betrag teuer wird, bestätigt dort ein Mensch die Felder.

Rechnungen müssen nicht nur per Mail kommen. Das BMF nennt auch eine elektronische Schnittstelle oder den Download über ein Portal als mögliche Übermittlungswege (BMF 2024, Rn. 36). Je mehr Wege Sie zulassen, desto wichtiger ist eine Dublettenprüfung: Wird dieselbe Datei zweimal gesendet, ist das steuerlich unschädlich (Rn. 39), gebucht und bezahlt werden darf sie aber nur einmal.

Zuordnung zum Bauvorhaben

Auf einer Rechnung steht nicht immer eine Projektnummer. Ohne feste Regel landet sie beim falschen Vorhaben. Legen Sie deshalb fest, woran die Zuordnung erkannt wird:

• Bestellnummer oder Auftragsnummer, die Sie dem Lieferanten mitgeben,
• Projektnummer in der Referenz des Datensatzes,
• Lieferant und Gewerk, wenn er nur auf einem Vorhaben tätig ist.

Ein KI-Vorschlag sollte nur Werte aus der Projektliste wählen dürfen und „unklar“ sagen, wenn nichts passt. Die Bauleitung bestätigt oder ändert. Der Vorschlag spart das Suchen, entschieden wird weiter in der Bauleitung.

Freigabe durch die Bauleitung

Die Bauleitung prüft, ob die abgerechnete Leistung erbracht wurde. Die BStBK beschreibt dafür einen Prüfpfad: Die Leistung auf der Rechnung wird mit Bestellung, Auftrag und Lieferschein abgeglichen, auf Ebene des Datensatzes, mit einem Programm, das das XML lesbar macht. Die Zahlung wird frühestens nach der Prüfung angewiesen.

Dazu gehören die Anhänge. Leistungsverzeichnis, Aufmaß und Stundennachweise sind die Grundlage der Freigabe. Was das BMF zu diesen Anhängen sagt, steht im Beitrag „Abschlagsrechnung, Schlussrechnung und Aufmaß in der E-Rechnung“.

Gibt es Mängel, wird die Rechnung beim Aussteller beanstandet, und bis zur Klärung sollte keine Zahlung erfolgen (BStBK-FAQ). Eine Berichtigung erfolgt, wenn Pflicht zur E-Rechnung besteht, ebenfalls als E-Rechnung (BMF 2026, Rn. 20).

Skontofrist im Ablauf sichtbar machen

Das Skonto ist eine Vereinbarung zwischen Ihnen und dem Lieferanten. Steht die Höhe der Minderung bei der Rechnungsstellung nicht fest, muss die Rechnung auf die Vereinbarung hinweisen. Ein allgemeiner Hinweis wird nicht beanstandet, wenn die Vereinbarung schriftlich vorliegt und schnell vorgelegt werden kann (BMF 2026, Rn. 15 und 16). Die Frist steht deshalb oft nur in der Vereinbarung und nicht im Datensatz. Halten Sie das Eingangsdatum fest und tragen Sie das Fristende in die Freigabe ein. Dann sieht die Bauleitung, wie viel Zeit bleibt.

E-Rechnung archivieren: Ablage und Buchhaltung

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung und kann länger laufen, wie der Beitrag E-Rechnung aufbewahren: Datensatz, Frist und Archiv zeigt. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF 2024 in der Fassung 2025, Rn. 60). Eingehende Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden, bei einer E-Rechnung also als XML (GoBD Rz. 131). Allein die Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist umsatzsteuerlich kein Verstoß gegen § 14b UStG, für andere steuerliche Zwecke gelten die GoBD weiter (BMF 2025, Rn. 60 und 61). Nach der BStBK-FAQ gilt die Unveränderbarkeit auch für steuerlich relevante Zusatzinformationen in einem begleitenden Dokument. Wird der Datensatz in ein Hausformat umgewandelt, werden nach Rz. 135 beide Fassungen unter demselben Index archiviert, und die umgewandelte Fassung wird als solche gekennzeichnet.

Danach kontiert die Buchhaltung oder der Steuerberater. Die Technik kontiert nicht; zur Abgrenzung siehe § 2 StBerG.

Wer klärt was

Die BStBK rät außerdem, zwischen Mandant und Steuerberater zu regeln, wer neben der inhaltlichen Prüfung die technische Format- und Geschäftsregelprüfung übernimmt. Das hängt davon ab, ob Sie vor der Ablage selbst validieren oder die Kanzlei das mit ihrer Software tut.

Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, zum Beispiel Namen von Einzelunternehmern und Kontodaten. Ein solcher Eingang lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn Zugriffe, Löschfristen und Dienstleister geregelt sind. Den Einzelfall klärt Ihr Datenschutzbeauftragter.

Was Sie jetzt tun können

1. Richten Sie ein Rechnungspostfach ein und legen Sie fest, wer es täglich abruft.
2. Legen Sie fest, woran Sie ein Bauvorhaben erkennen, und führen Sie dafür eine Liste mit Projekt- und Bestellnummern.
3. Bestimmen Sie je Bauvorhaben, wer freigibt und wer vertritt.
4. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wo XML-Dateien samt Anhängen unveränderbar liegen sollen.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater. Stand 13. November 2026.