E-Rechnung aufbewahren: Datensatz, Frist und Archiv

Das Original einer E-Rechnung ist ihr strukturierter Datensatz. Er wird im empfangenen Format unverändert aufbewahrt, nach § 14b UStG acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder ein PDF-Bild ersetzt ihn nicht. Wie Ihr Archiv im Einzelnen aufgebaut sein muss, damit es den Grundsätzen der Finanzverwaltung genügt, klärt Ihr Steuerberater.

1. Unveränderbare AblageSchreibschutz, Protokoll, Sicherung, Zugriffsrechte
2. Original-DatensatzXML samt eingebetteten Anhängen im empfangenen Format, acht Jahre
3. IndexRechnungsnummer, Eingangsdatum, Projektnummer, Freigabe
4. VerfahrensdokumentationWer legt wie ab, prüft, sichert und löscht

Textfassung der Grafik

• Ebene 1 von unten: Unveränderbare Ablage, Schreibschutz, Protokoll, Sicherung, Zugriffsrechte
• Ebene 2 von unten: Original-Datensatz, XML samt eingebetteten Anhängen im empfangenen Format, acht Jahre
• Ebene 3 von unten: Index, Rechnungsnummer, Eingangsdatum, Projektnummer, Freigabe
• Ebene 4 von unten: Verfahrensdokumentation, Wer legt wie ab, prüft, sichert und löscht

Was archiviert wird

Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD das eingebettete XML. Für die Umsatzsteuer verlangt das BMF, dass zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF 2025, Rn. 60). Die GoBD sagen in der Fassung vom 14. Juli 2025 dasselbe: Der strukturierte Teil genügt (Rz. 119 und 131). Das PDF-Bild einer ZUGFeRD-Rechnung ist nur zusätzlich aufzubewahren, wenn es weitere oder abweichende Angaben mit steuerlicher Bedeutung enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen (Rz. 131).

Eingebettete Anhänge wie Leistungsverzeichnis oder Stundennachweise liegen in der Datei. Wer die Datei unverändert archiviert, hat sie damit auch. Ob einzelne Anhänge steuerlich von Bedeutung sind, ist eine Frage an den Steuerberater.

Dient die E-Mail, mit der die Rechnung kommt, ausschließlich als Transportmittel, vergleichbar dem Briefumschlag, muss sie nach der Bundessteuerberaterkammer nicht zusätzlich aufbewahrt werden. Enthält sie selbst aufbewahrungspflichtige Angaben, gilt das nicht. Freiwillig lässt sie sich als Beleg für Absender und Zeitpunkt behalten. Den Validierungsbericht bewahren Sie am besten ebenfalls auf, das BMF nennt ihn als Nachweis (BMF 2025, Rn. 35a).

Auch ausgestellte Rechnungen sind aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Setzen Sie ein Rechnungsprogramm ein, brauchen Sie nach den GoBD keine bildliche Kopie ab Erstellung, wenn Sie jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen können (Rz. 76 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Wie Sie die Ausstellung vorbereiten, steht im Beitrag E-Rechnung ausstellen: Vorbereitung im Planungsbüro.

Wie lange

Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sie gilt auch für ältere Rechnungen, deren Frist Ende 2024 noch lief (§ 27 Abs. 40 UStG). Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Rechnung nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig (§ 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG). Die Abgabenordnung nennt für andere Unterlagen andere Fristen:

Unterlage	Frist	Fundstelle
Rechnungen, empfangen und ausgestellt	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG
Buchungsbelege	8 Jahre	§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 1 Nr. 4 AO
Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 1 Nr. 1 AO

Ein Beispiel mit erfundenem Datum: Bei einer Rechnung vom 12. März 2027 beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres 2027 und endet nach acht Jahren Ende 2035.

1. 12.3.2027 Rechnung ausgestellt Beispiel mit erfundenem Datum
2. 31.12.2027 Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung
3. 31.12.2035 Regelfrist von 8 Jahren endet nach § 14b Abs. 1 UStG
4. ab 1.1.2036 Löschen frühestens möglich nur wenn keine längere Frist läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO)

Textfassung der Grafik

• 12.3.2027: Rechnung ausgestellt. Beispiel mit erfundenem Datum
• 31.12.2027: Die Frist beginnt. mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung
• 31.12.2035: Regelfrist von 8 Jahren endet. nach § 14b Abs. 1 UStG
• ab 1.1.2036: Löschen frühestens möglich. nur wenn keine längere Frist läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO)

Die Frist kann länger laufen. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Bundessteuerberaterkammer nennt als Beispiel den Berichtigungszeitraum für den Vorsteuerabzug bei Grundstücken und Gebäuden. Er beträgt nach § 15a Abs. 1 UStG zehn Jahre. Für Bauvorhaben ist das relevant. Welche Frist für eine Rechnung gilt, entscheidet der Steuerberater.

Unabhängig vom Steuerrecht verjähren Mängelansprüche bei Bauwerken und bei Planungs- und Überwachungsleistungen in fünf Jahren ab Abnahme (§ 634a BGB). Eine Aufbewahrungspflicht folgt daraus nicht. Es liegt aber nahe, die Abrechnungsunterlagen eines Vorhabens nicht vorher zu löschen. Das ist eine Überlegung des Autors und keine Vorgabe aus den Quellen.

Wie archiviert wird

Nach § 14 Abs. 3 UStG müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein, nach § 14b Abs. 1 Satz 2 UStG für den gesamten Aufbewahrungszeitraum. Jeder Unternehmer legt fest, wie. Das darf über innerbetriebliche Kontrollverfahren geschehen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen. Aus den GoBD ergeben sich dazu mehrere Punkte:

• Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Rz. 107). Die Unveränderbarkeit lässt sich über Hardware, Software oder Organisation erreichen, etwa durch unveränderbare Datenträger, Sperren, Protokollierung, Versionierung oder ein Berechtigungskonzept. Die bloße Ablage in einem Dateisystem erfüllt sie regelmäßig nicht, wenn keine zusätzlichen Maßnahmen dazukommen (Rz. 110).
• Eingehende Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden, bei E-Rechnungen also als XML (Rz. 131). Eine Umwandlung, etwa in ein Hausformat, regelt Rz. 135: Grundsätzlich werden beide Fassungen unter demselben Index archiviert, die umgewandelte ist als solche zu kennzeichnen. Nur die umgewandelte genügt, wenn nichts verändert wird, keine aufbewahrungspflichtige Information verloren geht und die verlustfreie Umwandlung in der Verfahrensdokumentation steht. Wer sicher gehen will, bewahrt das Original zusätzlich auf.
• Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg mit eindeutiger Belegnummer zugrunde liegen, zum Beispiel ein Index oder eine Dokumenten-ID (Rz. 77).

Umsatzsteuerlich gilt außerdem: Allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems ist kein Verstoß gegen § 14b UStG, für andere steuerliche Zwecke gelten die GoBD aber weiter (BMF 2025, Rn. 60 und 61). Welche Folgen das für Ihr Archiv hat, ist eine Frage an den Steuerberater.

Auch der Ort des Archivs zählt. Nach § 14b Abs. 2 UStG sind Rechnungen im Inland aufzubewahren. Bei elektronischer Ablage, die den Online-Zugriff, das Herunterladen und die Verwendung der Daten vollständig gewährleistet, dürfen sie auch im übrigen EU-Gebiet liegen; dann ist dem Finanzamt der Aufbewahrungsort mitzuteilen. Für eine Ablage außerhalb der EU verweist Abs. 5 auf § 146 Abs. 2b AO. Bei einem Cloud-Archiv ist also der Standort des Anbieters zu klären, und Ihr Steuerberater sagt, was im Einzelfall gilt.

Zur Fassung der GoBD: Die Randziffern stammen aus dem Schreiben vom 28. November 2019, wie es im amtlichen AO-Handbuch (Stand 2023) steht, und aus der Änderung vom 14. Juli 2025. Die Änderung vom 11. März 2024 betrifft andere Randziffern. Eine jüngere Änderung führt die Übersicht des BMF am 13. November 2026 nicht auf. Eine amtliche Gesamtfassung mit eingearbeiteten Änderungen war nicht abrufbar.

Verfahrensdokumentation

Für jedes Datenverarbeitungssystem verlangen die GoBD eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens ersichtlich sind (Rz. 151). Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation (Rz. 153). Ihr Umfang richtet sich nach der Komplexität des Betriebs. Änderungen müssen nachvollziehbar sein, etwa durch Versionierung. Die Dokumentation selbst bleibt so lange erhalten, wie die Unterlagen, zu deren Verständnis sie nötig ist (Rz. 154).

Für ein E-Rechnungsarchiv lassen sich Bausteine der Bundessteuerberaterkammer übernehmen: das Ordnungssystem mit Index, die Zugriffsrechte, regelmäßige Sicherungen mit Stichproben, ob Dateien nach Anzahl, Bezeichnung, Größe und Datum mit der Sicherung übereinstimmen, und die Regeln zur Löschung. Gelöscht wird nicht vor Ablauf der Frist und nur nach Freigabe durch dafür zuständige Personen. Ob Ihre Dokumentation genügt, prüft der Steuerberater.

Zuordnung zum Bauvorhaben

Auf der Rechnung steht nicht immer eine Projektnummer. Die Zuordnung zum Bauvorhaben hilft bei der Freigabe und später bei der Abrechnung. Sie gehört in den Index, nicht in die Datei: Der Datensatz bleibt unverändert, Projektnummer, Gewerk und Freigabe stehen als Angaben daneben. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, dass Buchhaltung und Dokumentenarchiv über Links oder eine eindeutige Zuordnung, etwa die Eingangsrechnungsnummer, in beide Richtungen auf den Datensatz zugreifen können.

Eine KI kann die Zuordnung vorschlagen, aus Bestellnummer, Projektnummer in der Referenz oder Lieferant und Gewerk. Sie darf dabei nur Werte aus Ihrer Projektliste wählen und muss „unklar“ melden können. Die Bauleitung bestätigt. Der Vorschlag wird im Index gespeichert und verändert die archivierte Datei nicht. Eine Prüfsumme je Datei macht spätere Veränderungen sichtbar; das ist ein technischer Vorschlag und keine Vorgabe aus den Quellen. Wie sich ein Projektarchiv insgesamt durchsuchbar machen lässt, beschreibt der Beitrag Projektablage durchsuchbar machen: Wissensbasis mit KI.

Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, etwa Namen von Einzelunternehmern und Kontoverbindungen. Ein solches Archiv lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn Zugriff, Löschfristen und Dienstleister geregelt sind. Das klärt Ihr Datenschutzbeauftragter.

Was Sie jetzt tun können

1. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wo der Datensatz samt Anhängen unveränderbar liegen soll und wer das Archiv führt.
2. Prüfen Sie, ob Ihr heutiges Ablagesystem Änderungen verhindert oder protokolliert, und ob Datensätze im empfangenen Format liegen.
3. Legen Sie ein Indexschema fest: Rechnungsnummer, Eingangsdatum, Lieferant, Projektnummer, Freigabe.
4. Schreiben Sie eine kurze Verfahrensdokumentation mit Eingangsweg, Prüfung, Ablageort, Zugriffsrechten, Sicherung und Löschregel.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater. Stand 13. November 2026.