E-Rechnung ausstellen: Vorbereitung im Planungsbüro

Wer E-Rechnungen ausstellen muss, sollte vorher vier Dinge geklärt haben: den Weg zur Datei, saubere Stammdaten, eine Vorlage für Honorar- und Abschlagsrechnungen und einen Testlauf mit Validierung. Meistens läuft der Weg über das vorhandene Rechnungsprogramm. Ob und ab wann die Pflicht für Sie gilt, klärt Ihr Steuerberater.

Welche Frist für Sie gilt

Maßgeblich ist § 27 Abs. 38 UStG. Zwei Bedingungen gelten zugleich: Der Umsatz muss im genannten Zeitraum ausgeführt worden sein, und die Rechnung muss bis zum Ende der jeweiligen Frist übermittelt werden. Bei der zweiten Stufe zählt zusätzlich der Gesamtumsatz des Vorjahres, berechnet nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 UStG).

Nach dem Wortlaut fällt eine PDF-Rechnung, die im Januar 2027 für eine Leistung vom Dezember 2026 verschickt wird, nicht mehr unter die erste Stufe (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG; BMF 2024, Rn. 63). Die Fragen und Antworten des BMF nennen dieselben Zeiträume (Frage 11). Daneben gibt es bis Ende 2027 eine Übergangsregel für Rechnungen im elektronischen Datenaustausch (EDI, Nr. 3, Rn. 65). Im Gesetzestext (Abruf 13.11.2026) steht keine Verschiebung dieser Termine. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (BMF 2024, Rn. 12 und 13). Bei steuerpflichtigen sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nichtunternehmer, etwa private Bauherren, darf eine sonstige Rechnung ausgestellt werden (Rn. 19 und 20). Wie das bei einem Büro mit gemischter Kundschaft aussieht und wann eine Teilleistung als ausgeführt gilt, gehört zum Steuerberater.

Welche Wege es gibt

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. In der Praxis sind das XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF 2024, Rn. 29 und 30). Maßgeblich ist der Datensatz (Rn. 31). Drei Wege sind üblich:

Das Rechnungsprogramm gibt XRechnung oder ZUGFeRD aus. Fragen Sie den Hersteller nach Format und Version. Die KoSIT nennt XRechnung 3.0 als gültig bis mindestens 31. Juli 2027 und erwartet die Endfassung 4.0 im Frühjahr 2027; eine Vorversion erschien im September 2026. Für ZUGFeRD nennt die FeRD die Fassung 2.5.2 vom 4. August 2026.

Eine externe Plattform oder ein Dienstleister erzeugt den Datensatz aus Ihren Rechnungsdaten. Das ist erlaubt, der leistende Unternehmer bleibt aber für die formalen Voraussetzungen verantwortlich (Rn. 37). Nach der Bundessteuerberaterkammer stellen Vertrag oder Softwarezertifizierung sicher, dass die Anforderungen eingehalten werden.

Bei ZUGFeRD sind PDF-Bild und XML inhaltlich identisch zu halten. Die Finanzverwaltung schreibt dafür keine Kontrollen vor; die FeRD empfiehlt eigene Prüfmechanismen.

Format und Übermittlungsweg vereinbaren Sie mit Ihrem Auftraggeber (Rn. 36). Eine Zustimmung ist bei bestehender Pflicht nicht mehr nötig (Rn. 14).

Pflichtangaben und Stammdaten

Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG und gelten auch für die E-Rechnung. Welche Angabe in welches Feld gehört, zeigt die Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD, die die Finanzverwaltung empfiehlt (BMF 2026, Rn. 8 und 9). Das Programm füllt die Felder aus Ihren Stammdaten. Fehlt dort etwas, fehlt es in der Rechnung. Prüfen Sie deshalb:

• vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Auftraggeber,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer,
• Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung,
• im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto,
• für den Versand die E-Mail-Adresse des Empfängers und bei Behörden die Leitweg-ID als Käuferreferenz (BT-10).

Eine KI kann Ihre Kundenliste nach fehlenden oder widersprüchlichen Angaben durchsehen und eine Lückenliste anlegen. Ergänzen und bestätigen müssen Sie. Rechnungsdaten gehören dabei nicht in einen Verbraucher-Chatdienst; warum, steht im Beitrag Schatten-KI: wenn Mitarbeitende private Chatdienste nutzen.

Honorarrechnung und Abschlag

Für Abschlagszahlungen auf Honorar verweist § 15 HOAI auf § 632a BGB. Dort müssen die Leistungen durch eine Aufstellung nachgewiesen werden, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Für die E-Rechnung kommt eine zweite Anforderung dazu: Art und Umfang der Dienstleistung müssen im strukturierten Teil so genau stehen, dass Steuersatz und Leistungsort prüfbar sind, ohne dass jedes Detail beschrieben wird (BMF 2026, Rn. 11 und 12). Weitergehende Angaben, etwa die Aufschlüsselung von Stundennachweisen, dürfen als eingebetteter Anhang folgen. Ein Link genügt nicht (BMF 2025, Rn. 35). Ob eine bestimmte Aufstellung in den Datensatz gehört oder als Anhang folgen darf, hängt vom Einzelfall ab.

Abschlags-, Voraus- und Anzahlungsrechnungen, die Sie vor Ihrem Pflichttermin ausstellen, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn die Leistung später folgt (BMF 2026, Rn. 2). Ab dem Termin sind sie E-Rechnungen. Die Bundessteuerberaterkammer beschreibt für Anzahlungen den Rechnungstyp 380 mit einem Vermerk im Feld BT-22; der Typ 386 löst in der XRechnung einen Warnhinweis aus. Für Abschläge liegt dasselbe Vorgehen nahe, das ist eine Ableitung und keine Aussage der FAQ.

In der Schlussrechnung müssen die Abschläge abgesetzt werden. Bis zum 30. Juni 2030 wird nicht beanstandet, wenn das als Summe im Feld BT-113 geschieht und die Einzelheiten im Feld BT-22 stehen, oder wenn ein eingebetteter Anhang darauf hinweist (BMF 2026, Rn. 3 und 4). Für E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden, beanstandet die Finanzverwaltung es außerdem nicht, wenn sie zwar den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, aber nicht den zusätzlichen Vorgaben des Schreibens von 2026 (BMF 2026, Anwendungsregelung).

Testlauf mit Validierung

Erzeugen Sie vor dem Stichtag Testrechnungen für Ihre typischen Fälle: eine Honorar-Teilrechnung, einen Abschlag, eine Schlussrechnung mit abgesetzten Abschlägen und eine Rechnung mit Skonto. Prüfen Sie jede Datei mit einem Validator. Die KoSIT stellt einen Validator mit XRechnung-Konfiguration und eine Visualisierungskomponente bereit. Nach ihrer Angabe können Regeländerungen vorübergehend zu Fehlermeldungen führen.

Die Bundessteuerberaterkammer unterscheidet, was eine Validierung leistet: Formatfehler und Geschäftsregelfehler findet sie. Inhaltsfehler wie einen falschen Steuersatz oder eine unzureichende Leistungsbeschreibung findet sie in den meisten Fällen nicht. Lesen Sie deshalb die Visualisierung jeder Testrechnung selbst durch, und bewahren Sie den Validierungsbericht auf. Das Prüfen übernimmt ein festes Programm. Ob Beträge und Beschreibung stimmen, entscheiden Sie. Schicken Sie zuletzt eine Testrechnung an sich selbst oder an einen Auftraggeber, der mitmacht, damit auch der Versandweg erprobt ist.

Abstimmung mit Steuerberater und Auftraggeber

Mit Ihrem Steuerberater klären Sie, welche Frist für Sie gilt, wann ein Honorar als ausgeführter Umsatz zählt, welcher Steuersatz zutrifft und wie Rechnungen nach § 13b UStG zu behandeln sind. Auch die Frage, wer technisch validiert, gehört dazu; die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, sie zu regeln. Mit Ihren wichtigsten Auftraggebern klären Sie Format, Weg, Referenznummern und die Form der Anlagen. Wer die Umstellung als kleines Projekt mit festen Schritten planen will, findet einen Rahmen im Beitrag KI im kleinen Büro einführen: die ersten 90 Tage.

Was Sie jetzt tun können

1. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater den Gesamtumsatz des Vorjahres nennen und notieren Sie, ab wann die Pflicht für Sie gilt.
2. Fragen Sie den Hersteller Ihres Rechnungsprogramms, ob und in welchem Format und welcher Version es E-Rechnungen ausgibt.
3. Gehen Sie Ihre Kundenstammdaten durch und ergänzen Sie fehlende Angaben, für Behörden auch die Leitweg-ID.
4. Erzeugen und validieren Sie je eine Testrechnung für Honorar, Abschlag und Schlussrechnung.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater. Stand November 2026.