XRechnung und ZUGFeRD: was im Datensatz steht, wie Sie ihn lesen

XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, in die dasselbe XML eingebettet ist. In beiden Fällen zählt der Datensatz: Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, gehen die strukturierten Daten vor (BMF 2024, Rn. 31). Menschen können den Datensatz nicht ohne Weiteres lesen, deshalb brauchen Sie ein Programm, das ihn anzeigt.

Zwei Formate auf einer Norm

Beide Formate setzen die europäische Norm EN 16931 um. Das BMF nennt als Beispiele für zulässige Formate XRechnung und ZUGFeRD (Rn. 25, 29 und 30). Wann die Pflicht für Ihren Betrieb beginnt, beschreibt der Beitrag E-Rechnung am Bau: welche Frist für Ihren Betrieb gilt. Hier geht es um die Dateien selbst.

XRechnung liegt laut KoSIT in Version 3.0 vor, die seit dem 1. Februar 2024 gilt und mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft bleibt. Die Vorversion von XRechnung 4.0 erschien im September 2026, die Endfassung erwartet die KoSIT im Frühjahr 2027. ZUGFeRD trägt seit 2.0.1 die EN 16931 in sich, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF 2024, Rn. 30). FeRD nennt als aktuelle Fassung 2.5.2 vom 4. August 2026.

Wenn Bild und XML nicht übereinstimmen

Wer ZUGFeRD erhält, hat zwei Sichten auf dieselbe Rechnung. Das BMF legt fest: Enthält das Bild keine vom XML abweichenden Angaben, ist es ein inhaltlich identisches Mehrstück. Zeigt es dagegen etwas anderes, zum Beispiel eine andere Leistungsbeschreibung oder einen anderen Steuerbetrag, kann es eine weitere Rechnung darstellen, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Technisch bedingte, geringfügige Abweichungen wie eine gekürzte Leistungsbeschreibung oder Rundungsdifferenzen werden nicht beanstandet (BMF 2024, Rn. 32). Ein zusätzliches menschenlesbares Dokument ist für eine XRechnung nicht erforderlich, kann aber optional mitgeschickt werden (Rn. 6).

Welches zulässige Format und welchen Übermittlungsweg Sie nutzen, regeln Sie zivilrechtlich mit dem Vertragspartner, etwa Versand per E-Mail, Schnittstelle oder Download über ein Portal (Rn. 36). Auch eine Extension, mit der sich branchenbezogene Angaben ergänzen lassen, können Sie vereinbaren (Rn. 38).

Profile bei ZUGFeRD

ZUGFeRD kennt die Profile MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED sowie ein Referenzprofil XRECHNUNG. Nach den FeRD-Fragen enthält BASIC WL keine Rechnungspositionen und kann deshalb keine Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz abbilden. MINIMUM ist wie BASIC WL eine Buchungshilfe. Das passt zur Ausnahme im BMF-Schreiben (Rn. 25 und 30). BASIC, EN 16931, EXTENDED und das Profil XRECHNUNG gelten dagegen als vollständige Rechnung.

Das Profil EXTENDED müssen Sie mit dem Vertragspartner vorab vereinbaren. Außerdem weist FeRD darauf hin: Prüft man eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 ausschließlich gegen die XRechnung-Regeln, können Fehlermeldungen erscheinen, obwohl die Rechnung als ZUGFeRD in Ordnung ist.

Was im Datensatz steht

Die Pflichtangaben stammen aus den §§ 14 und 14a UStG. Welche Angabe in welches Feld der EN 16931 gehört, haben KoSIT und FeRD in einer Zuordnungstabelle zusammengestellt, die die Finanzverwaltung empfiehlt (BMF 2026, Rn. 8 und 9). Die Felder tragen Kürzel wie BT-10 (Käuferreferenz) oder BT-22 (Freitext).

Die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil muss so eindeutig sein, dass sich damit Steuersatz, Leistungsart und Leistungsort prüfen lassen. Weiterführende Angaben, etwa die Aufschlüsselung von Stundennachweisen, dürfen in einem eingebetteten Anhang folgen (BMF 2026, Rn. 10 bis 12).

Ein Anhang gehört also in die Datei. Ein Link auf ein externes Ziel erfüllt die Voraussetzungen nicht, ebenso wenig ein bloßer Verweis auf eine Anlage, in der Pflichtangaben stehen (BMF 2024 in der Fassung vom 15. Oktober 2025, Rn. 35). Eine Ausnahme macht das BMF derzeit beim Leistungsverzeichnis von Bauleistungen: Dort darf eine eingebettete Anlage die Aufschlüsselung enthalten, auf die der Datensatz hinweist (BMF 2026, Rn. 14). Bei ZUGFeRD werden begleitende Unterlagen Base64-codiert in das XML eingebettet, das ist nach FeRD nur in den Profilen EN 16931 und EXTENDED möglich.

Was die Validierung prüft

Das BMF unterscheidet seit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Fehlerarten (Rn. 6a, 6b und 35a):

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht den technischen Vorgaben der Syntax. Sie ist dann nur eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler: Die Datei verletzt Prüfregeln, etwa weil ein Pflichtfeld wie BT-10 fehlt oder ein Steuerbetrag rechnerisch nicht zum Steuersatz passt. Umsatzsteuerlich zählt das nur, wenn eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betroffen ist. Ein fehlendes BT-10 ist umsatzsteuerlich unbeachtlich, im B2B-Verkehr genügt dort nach den BMF-Fragen ein Platzhalter wie „-“.
• Inhaltsfehler: Die Datei ist technisch in Ordnung, aber falsch, etwa mit einem falschen Steuersatz oder einer unzureichenden Leistungsbeschreibung.

Technisch gilt eine Datei mit Geschäftsregelfehler nicht mehr als normkonform. Umsatzsteuerlich bleibt sie grundsätzlich eine E-Rechnung, wenn sie die Pflichtangaben richtig und vollständig enthält (BMF 2026, Rn. 22 und 23).

Eine geeignete Validierungsanwendung deckt Format- und Geschäftsregelfehler auf. Inhaltsfehler findet sie nach der Bundessteuerberaterkammer in den meisten Fällen nicht. Sie ersetzt deshalb nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, sondern unterstützt ihn dabei. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung darf sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen. Den Validierungsbericht bewahren Sie als Nachweis auf (BMF 2025, Rn. 35a). Eine bestimmte Validierungsanwendung empfiehlt das BMF nicht. Was aus alldem für Ihren Vorsteuerabzug folgt, klärt der Steuerberater.

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Für die Sichtprüfung brauchen Sie zwei Dinge: einen Validator und eine Visualisierung. Die KoSIT stellt beides bereit. Ihr Prüfwerkzeug validiert XRechnungen gegen die Konfiguration, ihre Visualisierungskomponente wandelt das XML in eine lesbare Darstellung. Auch die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen E-Rechnungsviewer an, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt (BMF-Fragen, Frage 12a). Das BMF hält fest, dass sich eine XML-Datei nicht für die Sichtprüfung mit dem Auge eignet und erst eine Visualisierungsanwendung sie lesbar macht (BMF 2024, Rn. 28).

Bei ZUGFeRD gilt in Deutschland das eingebettete XML als führend. Technische Fehler im PDF/A-Teil behandelt FeRD als Warnungen, der Empfänger kann aber ein korrigiertes PDF verlangen. Auf der KoSIT-Seite steht, dass Regeländerungen vorübergehend zu Fehlermeldungen führen können, das Ergebnis also dem aktuellen Stand hinterherhinken kann.

Rechnungen enthalten Namen, Anschriften und Kontodaten. Ein Programm, das lokal auf Ihrem Rechner läuft, erspart die Frage, wohin die Datei beim Prüfen gelangt. Bei einem Webdienst klären Sie das vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, zum Ausprobieren genügen erfundene Beispieldateien. Ob eine kostenlose Lösung für Ihr Haus reicht, hängt davon ab, wie viele Rechnungen kommen und wer sie prüft.

Was Sie jetzt tun können

1. Bitten Sie einen Lieferanten um eine Test-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD und öffnen Sie sie mit einem Visualisierungsprogramm.
2. Suchen Sie in der Ansicht die Leistungsbeschreibung und prüfen Sie, ob ein Anhang eingebettet ist.
3. Fragen Sie den Hersteller Ihrer Bausoftware, welches Format und welches Profil sie ausstellt.
4. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wer technisch validiert und wer inhaltlich prüft.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater. Stand 13. November 2026.