E-Rechnung am Bau: welche Frist für Ihren Betrieb gilt

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, dafür gibt es keine Übergangsfrist. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, und ab dem 1. Januar 2028 in allen anderen Fällen. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung.

Empfangen: seit 2025 ohne Übergangsfrist

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 gilt für den Empfang keine Übergangsregelung, er ist seit dem 1. Januar 2025 zu gewährleisten (Rn. 62). Die Anforderung ist niedrig. Es genügt, wenn Sie ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellen, es muss kein eigenes Postfach nur für Rechnungen sein (Rn. 40).

Wer eine E-Rechnung nicht annimmt oder technisch nicht lesen kann, hat nach dem Schreiben keinen Anspruch auf eine Ersatzrechnung in anderer Form. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat (Rn. 42).

Ausstellen: zwei Stichtage und eine Umsatzgrenze

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie unterscheiden nach Jahr und Umsatz:

• Bis 31. Dezember 2026: Für Umsätze, die 2025 oder 2026 ausgeführt wurden, ist Papier noch erlaubt, ebenso ein anderes elektronisches Format, zum Beispiel eine PDF, wenn der Empfänger zustimmt. Die Rechnung muss bis zu diesem Tag übermittelt sein.
• Bis 31. Dezember 2027: Für Umsätze des Jahres 2027 darf weiter Papier oder, mit Zustimmung, ein anderes Format genutzt werden, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Auch hier muss die Rechnung bis zum Fristende übermittelt sein.
• Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsregeln laufen aus.

Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss also für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 eine E-Rechnung ausstellen. Wer darunter lag, hat bis Ende 2027 Zeit. Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet (§ 19 Abs. 2 UStG), bei einer Organschaft zählt der gesamte Organkreis (BMF 2024, Rn. 64). Den Wert nennt Ihnen Ihr Steuerberater.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Betrieb mit 780.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 darf für Umsätze des Jahres 2027 noch PDF-Rechnungen verschicken, braucht aber für Umsätze ab 2028 eine E-Rechnung. Ein Betrieb mit 850.000 Euro muss für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 umstellen. Ab 2028 spielt die Grenze keine Rolle mehr.

Zwei Bedingungen gelten dabei zugleich. Der Umsatz muss im genannten Zeitraum ausgeführt worden sein, und die Rechnung muss innerhalb der jeweiligen Frist übermittelt werden: bis Ende 2026 für Umsätze 2025 und 2026, bis Ende 2027 für Umsätze des Jahres 2027 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG, BMF 2024, Rn. 63 und 64). Nach dem Wortlaut fällt eine PDF, die im Januar 2027 für eine Leistung vom Dezember 2026 verschickt wird, nicht mehr unter die erste Stufe. Zur zweiten gehört sie auch nicht, weil die Leistung vor 2027 liegt. Das BMF-Schreiben spricht diesen Fall nicht an. Verschicken Sie Rechnungen für Leistungen aus 2026 deshalb möglichst noch im selben Jahr. Wann bei Bauleistungen der Umsatz als ausgeführt gilt, etwa bei Teilleistungen und Abnahme, klärt Ihr Steuerberater.

Stand November 2026: keine Verschiebung beschlossen

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert seit dem 22. Juni 2026, die Pflicht vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Das ist eine Forderung, kein Beschluss. In § 27 Abs. 38 UStG stehen in der am 13. November 2026 abgerufenen Fassung weiterhin die Stichtage Ende 2026 und Ende 2027. Das BMF führt dieselben Fristen in seinen Fragen und Antworten mit Stand 29. Oktober 2026 auf (Frage 11). Auf eine schriftliche Frage im Bundestag antwortete die Bundesregierung am 21. Juli 2026, ihr seien keine Überlegungen des Gesetzgebers zu einer Änderung bekannt, und sie gehe derzeit nicht von einer Verschiebung aus (Drucksache 21/7311, Frage 9). Ein Änderungsgesetz war in den abgerufenen amtlichen Quellen nicht zu finden. Planen Sie mit dem geltenden Gesetz.

Was keine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung enthält ihre Angaben in einem strukturierten Datensatz, den eine Software liest. Das Schreiben nennt zwei übliche Formate: XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML), mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF 2024, Rn. 25, 29 und 30).

Als sonstige Rechnung zählen dagegen Papier, PDF-Dateien ohne integrierten Datensatz, Bilddateien und E-Mails (Rn. 7). Das gilt auch, wenn die Mail alle Pflichtangaben enthält. Vor 2025 war eine solche PDF eine elektronische Rechnung, seitdem ist sie es nicht mehr.

Zustimmung, Gutschriften, Dienstleister

Bei der Pflicht zur E-Rechnung braucht der Aussteller keine Zustimmung des Empfängers mehr. Im Gegenzug muss der Empfänger die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme schaffen (BMF 2024, Rn. 14). Die Pflicht gilt auch für Gutschriften und für Rechnungen an Empfänger, die Kleinunternehmer sind (Rn. 17). Kleinunternehmer selbst dürfen ihre Rechnungen dagegen immer als sonstige Rechnung ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 22). Wer die Rechnungen nicht selbst erzeugen will, darf einen externen Dienstleister beauftragen. Der leistende Unternehmer bleibt dafür verantwortlich, dass die formalen Voraussetzungen erfüllt sind (Rn. 37). Schickt jemand dieselbe Datei zweimal, ist das unschädlich, solange es dieselbe Rechnung ist (Rn. 39).

Neben den beiden Formaten nennt das Gesetz in der Übergangszeit bis Ende 2027 noch den elektronischen Datenaustausch (EDI) nach der Empfehlung 94/820/EG, sofern der Empfänger zustimmt (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Das betrifft vor allem Betriebe, die mit Großkunden über feste Schnittstellen arbeiten.

Ausnahme für kleine Rechnungen

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro dürfen auch nach 2027 als sonstige Rechnung ausgestellt werden (§ 33 Satz 4 UStDV, BMF 2024, Rn. 22). Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung. Rechnen Sie mehrere Leistungen in einem Beleg ab und liegt die Summe über 250 Euro, entfällt die Ausnahme (Rn. 23).

Bei Rechnungen über Leistungen nach § 13b UStG nimmt § 33 Satz 3 UStDV die Kleinbetragsregeln ausdrücklich aus. Ob die Ausnahme von der E-Rechnungspflicht dort trotzdem greift, beantworten die gelesenen Quellen nicht. Für Bauleistungen, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet, klärt das Ihr Steuerberater.

Was bei einem Verstoß gilt

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 stellt fest: Wer trotz Pflicht eine sonstige Rechnung ausstellt, begeht keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28). Der Empfänger hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung (BMF-Fragen und Antworten, Frage 12c). Für den Vorsteuerabzug beschreibt das Schreiben von 2024 die Lage so: Eine sonstige Rechnung erfüllt nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (Rn. 55 und 56). Der Aussteller kann sie durch eine E-Rechnung berichtigen (Rn. 57). Unter einem strengen Maßstab kann der Abzug trotzdem möglich sein, wenn der Finanzverwaltung alle Angaben vorliegen (Rn. 58). Und er wird nicht allein wegen des falschen Formats beanstandet, wenn der Empfänger davon ausgehen durfte, dass der Aussteller die Übergangsregel nutzen konnte (Rn. 59).

Ob und wie das auf einen konkreten Fall zutrifft, entscheidet die Finanzverwaltung im Einzelfall. Ihr Steuerberater kann das einordnen.

Was das am Bau bedeutet

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern (Rn. 12 und 13). Auch Rechnungen nach § 13b UStG, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet, fallen darunter (Rn. 17). Wie solche Rechnungen steuerlich zu behandeln sind, gehört zum Steuerberater.

Für Bauleistungen an private Bauherren gilt die Pflicht nicht: Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nichtunternehmer darf eine sonstige Rechnung ausgestellt werden, Papier ist immer zulässig (Rn. 19 und 20, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).

Für Rechnungen über Bauleistungen hat das BMF im Schreiben vom 15. Oktober 2026 zwei Erleichterungen veröffentlicht. Abschlagsrechnungen, die Sie vor Ihrem Pflichttermin ausstellen, müssen keine E-Rechnung sein (Rn. 2). Und das Leistungsverzeichnis darf derzeit als lesbare, eingebettete Anlage beiliegen, wenn im Datensatz nur die Gewerke mit ihren Summen stehen (Rn. 13 und 14). Wie Sie die Ausstellung im Büro vorbereiten, steht im Beitrag E-Rechnung ausstellen: Vorbereitung im Planungsbüro.

Was Sie jetzt tun können

1. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater den Gesamtumsatz des Vorjahres nennen und notieren Sie, ob für Sie 2027 oder 2028 gilt.
2. Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungspostfach E-Rechnungen annimmt und ob jemand die Dateien öffnen kann.
3. Fragen Sie den Hersteller Ihrer Bausoftware, ab wann sie E-Rechnungen ausstellt und in welchem Format.
4. Fragen Sie Ihre wichtigsten Auftraggeber und Lieferanten, in welchem Format sie künftig senden oder empfangen wollen.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater. Stand 13. November 2026.