Arbeitsauftrag an die KI formulieren: Prompt im Bauablauf

Ein Arbeitsauftrag an eine KI, im Fachjargon Prompt genannt, ähnelt dem Auftrag an eine neue Kollegin, die Ihre Abläufe nicht kennt. Gut formuliert nennt er fünf Dinge: die Rolle, die Unterlagen, die Aufgabe, die gewünschte Form des Ergebnisses und einen Prüfschritt. Was Sie weglassen, ergänzt das Modell mit einer Annahme. Das Ergebnis bleibt ein Entwurf, den Sie gegen die Unterlagen prüfen.

Warum der Auftrag so genau sein muss

Die Anthropic-Dokumentation vergleicht das Modell mit einem brillanten, aber neuen Mitarbeiter, dem Ihre Gepflogenheiten und Abläufe fehlen. Je genauer Sie erklären, was Sie wollen, desto besser das Ergebnis. Als Test empfiehlt sie, den Auftrag einer Person mit wenig Vorwissen zur Aufgabe zu zeigen: Wäre sie verwirrt, wäre es das Modell auch. Die OpenAI-Dokumentation sagt es ähnlich: Geben Sie dem Modell jede zusätzliche Information, die es für die Antwort brauchen könnte. Beide Anleitungen stammen aus dem Stand vom 13. November 2026. Sie gelten für die dort beschriebenen Modelle und ändern sich mit neuen Fassungen. Behandeln Sie die Hinweise deshalb als Ausgangspunkt und prüfen Sie sie an Ihrem eigenen Werkzeug.

Wie ein Sprachmodell zu seinen Antworten kommt und warum es ohne Unterlagen Lücken füllen kann, steht im Beitrag Sprachmodell: was es kann und was nicht. Hier geht es um die Seite, die Sie beeinflussen können: den Auftrag.

Die fünf Bausteine

Baustein	Was hinein gehört
Rolle	Wer das Modell sein soll und wofür der Text dient
Unterlagen	Alles, worauf sich der Text stützen soll
Aufgabe	Was genau entstehen soll, in einem klaren Satz
Form	Gliederung, Länge, Ton, Spalten
Prüfschritt	Fundstellen, offene Punkte, Hinweis auf Lücken

Zur Rolle: Laut Anthropic richtet schon ein einzelner Satz Verhalten und Ton aus. In einer Chatoberfläche ohne Systemvorgabe schreiben Sie ihn an den Anfang des Auftrags. Zur Begründung: Wer erklärt, wozu der Text dient, gibt dem Modell mehr Information über das Ziel, und es liefert gezieltere Antworten.

Zu den Unterlagen: Lange Dokumente (die Dokumentation nennt mehr als 20.000 Token) stehen laut Anthropic am besten oben im Auftrag, vor der eigentlichen Frage. Bei mehreren Dokumenten empfiehlt die Dokumentation, jedes zu kennzeichnen, mit Inhalt und Quelle. Für Ihre Praxis heißt das, jede Unterlage zu betiteln, etwa „Notizen Baubesprechung“ oder „Vertrag, Abschnitt 4“. Die OpenAI-Dokumentation setzt bei der Reihenfolge einen anderen Akzent und nennt für zusätzliche Informationen eher das Ende des Auftrags. Wichtiger als die Reihenfolge ist, dass die Unterlagen vollständig und benannt im Auftrag stehen. Probieren Sie bei Ihrem Dienst beide Reihenfolgen an einem bekannten Fall aus.

Zur Form: Die Dokumentation verlangt, das gewünschte Ausgabeformat und Beschränkungen konkret zu benennen. „Kurz“ ist keine Angabe, „höchstens eine halbe Seite, drei Spalten“ ist eine.

Zum Prüfschritt: Anthropic empfiehlt, dem Modell ausdrücklich zu erlauben, „Ich weiß es nicht“ zu sagen, und bei langen Dokumenten zuerst wörtliche Zitate herausziehen zu lassen. Ebenso kann das Modell jede Aussage mit einer Fundstelle belegen und eine Aussage streichen, wenn es keine findet. Dieselbe Seite hält fest, dass die Verfahren Halluzinationen nicht vollständig beseitigen und dass kritische Angaben weiter zu prüfen sind. Darum gehört der Prüfschritt in den Auftrag selbst. Sie verlangen die Fundstelle und die Meldung von Lücken schon im Auftrag, nicht erst nach dem Lesen des Ergebnisses.

1. Rolle Wer die KI sein soll und wofür der Text dient
2. Unterlagen Notizen, Vertrag, Liste vollständig beifügen
3. Aufgabe Ein klarer Auftrag in einem Satz
4. Form und Prüfung Gliederung, Länge, Fundstellen, offene Punkte
5. Entwurf Die KI bereitet den Text vor KI bereitet vor
6. Ihre Prüfung Gegen das Original abgleichen, freigeben

Textfassung der Grafik

• 1. Rolle: Wer die KI sein soll und wofür der Text dient
• 2. Unterlagen: Notizen, Vertrag, Liste vollständig beifügen
• 3. Aufgabe: Ein klarer Auftrag in einem Satz
• 4. Form und Prüfung: Gliederung, Länge, Fundstellen, offene Punkte
• 5. Entwurf: Die KI bereitet den Text vor (die KI bereitet vor)
• 6. Ihre Prüfung: Gegen das Original abgleichen, freigeben

Ein durchgehendes Beispiel mit erfundenen Daten

Die Daten unten sind erfunden. Gemeint ist der Entwurf eines Besprechungsprotokolls aus Stichworten. Zur Weiterverarbeitung von Aufnahmen siehe den Beitrag Besprechungsprotokoll mit KI.

Der Auftrag könnte so lauten:

Du bist Assistenz in der Bauleitung eines Neubaus (Beispielprojekt „Kita Beispielweg“, erfundene Daten). Du bereitest Protokollentwürfe vor, die die Bauleiterin vor dem Versand prüft.

Unterlage 1, „Notizen Baubesprechung 14“: [Stichworte hier einfügen]. Unterlage 2, „Protokoll Baubesprechung 13“: [Text hier einfügen].

Aufgabe: Erstelle aus Unterlage 1 den Entwurf des Protokolls der Baubesprechung 14.

Form: Tabelle mit den Spalten Nr., Thema, Beschluss oder Stand, verantwortlich, Termin. Übernimm Namen und Termine nur, wenn sie in den Notizen stehen. Schreibe in die Zelle „offen“, wenn eine Angabe fehlt, und rate nicht.

Prüfschritt: Nenne zu jeder Zeile die Stelle der Notizen, auf der sie beruht. Liste am Ende alle Punkte aus Protokoll 13 auf, die in den Notizen nicht mehr vorkommen.

Das Ergebnis lesen Sie nicht von oben nach unten durch. Sie prüfen zuerst die Zeilen mit „offen“, dann Namen und Termine gegen die Notizen, dann die Liste der verschwundenen Punkte. Gespart hat die KI das Schreiben der Tabelle, nicht das Prüfen. Passt das Ergebnis noch nicht, ändern Sie den Auftrag und nicht das Ergebnis: Ergänzen Sie, was gefehlt hat, und lassen Sie den Entwurf neu erstellen. So entsteht über die Zeit eine Vorlage, die Ihr Büro wiederverwenden kann.

Typische Fehler

• Zu wenig Unterlage: „Schreibe das Protokoll der letzten Besprechung“, ohne Notizen. Das Modell erfindet dann plausible Punkte.
• Mehrere Aufträge in einem: Protokoll, Terminplan und Anschreiben in einer Anfrage verwässern jedes Ergebnis. Teilen Sie auf.
• Keine Form genannt: Sie bekommen Fließtext, wo Sie eine Tabelle brauchen.
• Keine Erlaubnis zur Lücke: Ohne den Satz „schreibe offen, wenn es fehlt“ schließt das Modell die Lücke mit einer Annahme.
• Ungeprüfte Fremdtexte: Das BSI weist darauf hin, dass sich Anweisungen auch in Webseiten, E-Mails oder Dokumenten verstecken können, die das Modell auswertet, und dass das Modell dann sein Verhalten ändern kann. Lassen Sie Fremdtexte, etwa eingehende E-Mails, nur als Material auswerten, kennzeichnen Sie sie im Auftrag so und lesen Sie das Ergebnis kritisch. Ein sicherer Schutz ist das nicht.
• Auftrag nie getestet: Für größere Anwendungen rät die OpenAI-Dokumentation, Tests aufzubauen, die das Verhalten eines Auftrags messen, damit man beim Verbessern die Wirkung sieht. Im Büro genügt als Annahme des Autors ein neuer Auftrag an einem Fall, dessen Ergebnis Sie schon kennen.

Für Ausgaben mit Außenwirkung empfiehlt das BSI, sie bei möglicherweise kritischen Folgen zu prüfen und bei Bedarf mit anderen Quellen abzugleichen. Ein Protokoll, das an Beteiligte geht, gehört dazu.

Was Sie jetzt tun können

1. Schreiben Sie für ein Dokument, das Sie oft brauchen, einen Auftrag mit den fünf Bausteinen und speichern Sie ihn als Vorlage.
2. Zeigen Sie den Auftrag einer Kollegin, die die Aufgabe nicht kennt. Fragt sie nach, ergänzen Sie.
3. Testen Sie den Auftrag an einem abgeschlossenen Fall und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem echten Dokument.
4. Verwenden Sie für Projektdaten nur Plattformen, die sich DSGVO-konform betreiben lassen, nie einen Verbraucher-Chatdienst. Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, beschreibt der Beitrag Datenzonen: Welche Daten dürfen in welches Werkzeug?. Das klären Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.