Preisspiegel vorbereiten: Angebote nebeneinanderlegen

Ein Preisspiegel legt die Angebote mehrerer Bieter Position für Position nebeneinander. Die Vorbereitung hat zwei Teile. Ein festes Programm prüft die Rechnung in jedem Angebot und vergleicht die Preise. Die KI liest die Texte und weist auf Auffälligkeiten hin, etwa geänderte Positionstexte, Vorbehalte und fehlende Angaben. Wer wie wertet und an wen vergeben wird, entscheidet der Mensch. Rechtsberatung ist das nicht.

Was ein Preisspiegel ist

Der GAEB beschreibt die Auswertung so: Der Auftraggeber wertet die eingegangenen Angebote in einem Preisspiegel aus, und zwar auf der Ebene der Einheitspreise und über die Angebotssumme. Das gilt unabhängig davon, ob die Angebote als GAEB-Datei kommen oder als Tabelle. Wie Angebotsdateien aufgebaut sind, steht im Beitrag zu den GAEB-Austauschphasen.

Ein Preisspiegel hat in der Regel eine Zeile je Position des Leistungsverzeichnisses und eine Spalte je Bieter. Darunter stehen die Summen. Die Fachdokumentation des GAEB kennt dafür auch eine eigene Austauschphase (X84P), führt sie aber nur im Betastatus. In vielen Büros bleibt es deshalb bei einer Tabelle. In der Objektplanung gehört das Aufstellen eines Preisspiegels nach Einzelpositionen oder Teilleistungen zu den Grundleistungen der Leistungsphase 7 (Anlage 10 HOAI).

Die Grafik zeigt den Ablauf. Die ersten drei Schritte erledigt ein festes Programm, der vierte ist die KI als Vorbereitung, den fünften übernimmt der Mensch.

Was zuerst geprüft wird: die Rechnung

Bevor Preise verglichen werden, muss klar sein, ob jedes Angebot in sich stimmt. Die VOB/A nennt dafür die rechnerische, technische und wirtschaftliche Prüfung der Angebote (§ 16c Abs. 1). Zur Rechnung steht dort: Stimmt der Gesamtbetrag einer Position nicht mit dem Produkt aus Menge und Einheitspreis überein, ist der Einheitspreis maßgebend. Bei einer Vergabe zu einer Pauschalsumme gilt diese ohne Rücksicht auf angegebene Einzelpreise (§ 16c Abs. 2).

Diese Fundstellen stammen aus Abschnitt 1 der VOB/A, Ausgabe 2019, dem Teil für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte. Er wurde zuletzt in § 3a geändert (Wertgrenzen, seit 1. Januar 2026); die hier genannten Paragrafen blieben davon unberührt. Die Neufassung der VOB/A, die das Bundesbauministerium am 24. August 2026 im Bundesanzeiger bekannt gemacht hat (Ausgabe 2026), betrifft dagegen nur die Abschnitte 2 und 3. Das sind die Bauvergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte sowie verteidigungs- und sicherheitsrelevante Bauaufträge. Für Abschnitt 2 verweist inzwischen auch § 2 VgV auf die neue Fassung.

Für die Prüfschritte in diesem Beitrag ändert das wenig. Nach dem Wortlaut der Ausgabe 2026 gelten in Abschnitt 2 weiterhin sinngemäß dieselben Regeln: Bei einem Rechenfehler ist der Einheitspreis maßgebend (§ 16c EU Abs. 2), fehlende Preisangaben dürfen grundsätzlich nicht nachgefordert werden (§ 16a EU Abs. 2), und Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig (§ 13 EU Abs. 1 Nr. 5). Geändert hat sich die Nachforderung von Unterlagen: Die Unterscheidung zwischen unternehmens- und leistungsbezogenen Unterlagen entfällt, leistungsbezogene Unterlagen dürfen aber weiterhin nicht korrigiert werden (§ 16a EU Abs. 1). Welcher Abschnitt für Ihr Verfahren gilt, hängt vor allem vom Auftragswert ab, und das klärt Ihr Rechtsbeistand.

Diese Prüfung ist reine Arithmetik. Ein festes Programm rechnet für jede Position Menge mal Einheitspreis nach, summiert über die Gliederung und vergleicht das Ergebnis mit der angegebenen Summe. Abweichungen werden mit Position und Betrag gelistet. Ein Sprachmodell gehört hier nicht hin, weil es Zahlen nicht verlässlich rechnet.

Der Preisvergleich

Danach folgt der Vergleich je Position und je Angebotssumme. Das Programm kann zum Beispiel zeigen:

• die Spanne der Einheitspreise je Position und den Abstand jedes Bieters zum Mittel der Angebote,
• Positionen, bei denen ein Bieter keinen Preis eingetragen hat,
• Positionen, bei denen ein Bieter deutlich unter oder über allen anderen liegt,
• die Summen je Gliederungsebene, damit sichtbar wird, wo ein Unterschied entsteht.

Eine Auffälligkeit ist noch kein Befund. Ein sehr niedriger Einheitspreis kann ein Fehler sein, eine andere Ausführungsart oder eine bewusste Kalkulation. Nach der VOB/A darf auf ein Angebot mit einem unangemessen hohen oder niedrigen Preis der Zuschlag nicht erteilt werden. Erscheint ein Preis unangemessen niedrig und lässt sich das anhand der vorliegenden Unterlagen zur Preisermittlung nicht beurteilen, ist vom Bieter in Textform Aufklärung zu verlangen (§ 16d Abs. 1). Ob ein Preis unangemessen ist, beurteilt kein Programm und keine KI. Das ist Aufgabe der Vergabestelle, im Einzelfall mit Rechtsbeistand.

Was die KI in den Texten markiert

Die Zahlen eines Angebots sind nur die halbe Sache. In der Angebotsabgabe ergänzt der Bieter das Verzeichnis nach der Fachdokumentation des GAEB mit seinen Preisen, Bietertextergänzungen und freien Mengen. Projektangaben, Verzeichnis und vor allem dessen Struktur soll er aus der Angebotsaufforderung unverändert übernehmen. Bei Angeboten als Tabelle oder PDF kommen Anschreiben, Anlagen und Begleitschreiben hinzu. Das Sprachmodell liest diese Texte und stellt sie dem Original gegenüber. Typische Hinweise:

1. Ein Positionstext weicht vom Text der Ausschreibung ab, auch nur in einem Wort. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind nach der VOB/A unzulässig (§ 13 Abs. 1 Nr. 5).
2. In einer Textergänzung oder im Anschreiben steht ein Vorbehalt, etwa zu Preisgleitung, Bedingungen oder einer Annahme zur Menge.
3. Angaben fehlen, die verlangt waren, zum Beispiel Erklärungen, Nachweise, Fabrikate oder Nachunternehmerangaben.
4. Ein Angebot nennt eine alternative Ausführung, ohne dass sie auf besonderer Anlage als Nebenangebot gekennzeichnet ist (§ 13 Abs. 3).

Jeder Hinweis nennt die Fundstelle und stellt die beiden Texte gegenüber. Das ist eine Markierung, keine Wertung. Ob die Änderung zulässig ist, ob ein Vorbehalt das Angebot unbrauchbar macht und ob etwas nachgefordert werden darf, regelt das Vergaberecht. Die VOB/A nennt Gründe, aus denen Angebote auszuschließen sind, darunter nicht fristgerecht eingegangene Angebote und Angebote, bei denen vorbehaltene Erklärungen oder Nachweise auf Anforderung nicht innerhalb der gesetzten Frist vorgelegt werden (§ 16 Abs. 1). Nachgefordert werden dürfen unter bestimmten Voraussetzungen fehlende Unterlagen. Fehlende Preisangaben dürfen dagegen grundsätzlich nicht nachgefordert werden, nur bei unwesentlichen Positionen gibt es eine enge Ausnahme (§ 16a). Wie das auf ein konkretes Angebot anzuwenden ist, klärt Ihr Rechtsbeistand oder die Vergabestelle. Die KI liefert nur die Fundstellen.

Die zweite Grafik stellt die Prüffragen in der Reihenfolge zusammen, in der sie beim Preisspiegel anfallen, mit der jeweiligen Fundstelle. Sie ersetzt keine Rechtsprüfung und sagt nichts darüber, wie ein Verfahren im Einzelfall ausgeht.

Wo die Entscheidung liegt

Die letzte Stufe der Grafik gehört dem Menschen. Die VOB/A verlangt für die Wertung, dass nur Zuschlagskriterien und gegebenenfalls ihre Gewichtung berücksichtigt werden, die in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen genannt sind (§ 16d Abs. 1 Nr. 5). Welche Kriterien das bei Ihnen sind, gibt Ihre Ausschreibung vor. Der Preisspiegel ist eine Unterlage für die Wertung und ersetzt sie nicht.

Wer als Auftraggeber ohne förmliches Vergabeverfahren zwischen Angeboten wählt, hält seine Gründe besser nachvollziehbar fest. Unterschreiben muss am Ende ein Mensch, der die Wahl verantwortet.

Zeit und Aufwand

Eine Zahl zur Zeitersparnis nenne ich hier nicht, weil ich keine belegen kann. Der Gewinn liegt voraussichtlich beim Zusammenstellen und Nachrechnen sowie beim Durchsehen vieler Texte. Ob er bei Ihnen eintritt, messen Sie an einem abgeschlossenen Vergabeverfahren, indem Sie die Dauer von Zusammenstellen, Prüfen und Wertung getrennt stoppen.

Daten und Vertraulichkeit

Angebote enthalten Preise und Kalkulationsangaben der Bieter. Sie gehören nur auf eine Plattform, die sich DSGVO-konform betreiben lässt, nicht in einen Verbraucher-Chatdienst. Bei Angeboten als Scan hilft zunächst die Texterkennung, deren Grenzen der Beitrag zu alten Plänen und schlechten Scans zeigt.

Was Sie jetzt tun können

1. Legen Sie fest, in welcher Form Sie Angebote anfordern, am besten als GAEB-Datei (X84) und zusätzlich als PDF, sofern das Verfahren es zulässt.
2. Bauen Sie eine Preisspiegel-Vorlage mit einer Zeile je Position, einer Spalte je Bieter, den Summen und einer Spalte für Anmerkungen.
3. Halten Sie vorab schriftlich fest, welche Kriterien Ihre Wertung hat und wie sie gewichtet sind.
4. Klären Sie mit Ihrem Rechtsbeistand, welche Vergaberegeln für Ihre Verfahren gelten und was Sie nachfordern dürfen.