Kostenverfolgung nach DIN 276: Budget, Aufträge, Prognose

Kostenverfolgung heißt, je Kostengruppe oder Vergabeeinheit das Budget, die Aufträge, die Nachträge, die Zahlungen und eine Prognose nebeneinander zu führen. Die DIN 276 liefert dafür die Gliederung und den Rahmen der Kostenplanung. Gerechnet wird in einem Tabellenwerk. Die KI hilft bei der Zuordnung von Belegen und beim Entwurf des Erläuterungstexts. Die Prognose verantwortet die Projektleitung.

1. Budget festlegen Kostenvorgabe je Kostengruppe oder Vergabeeinheit
2. Aufträge erfassen Auftragssummen und beauftragte Nachträge
3. Belege zuordnen KI schlägt vor, der Mensch bestätigt KI bereitet vor
4. Tabelle rechnen Kostenstand und Prognose im festen Programm
5. Erläuterung entwerfen KI schreibt aus den Tabellenwerten, Freigabe durch Sie KI bereitet vor

Textfassung der Grafik

• 1. Budget festlegen: Kostenvorgabe je Kostengruppe oder Vergabeeinheit
• 2. Aufträge erfassen: Auftragssummen und beauftragte Nachträge
• 3. Belege zuordnen: KI schlägt vor, der Mensch bestätigt (die KI bereitet vor)
• 4. Tabelle rechnen: Kostenstand und Prognose im festen Programm
• 5. Erläuterung entwerfen: KI schreibt aus den Tabellenwerten, Freigabe durch Sie (die KI bereitet vor)

Was die DIN 276 dafür hergibt

Die DIN 276:2018-12 „Kosten im Bauwesen“ regelt die Systematik der Kostenplanung. Nach ihrem Inhaltsverzeichnis behandelt Abschnitt 4 die Grundsätze: Kostenermittlung, Stufen der Kostenermittlung, Kostenkontrolle, Kostensteuerung und Kostenvorgabe. Abschnitt 5 enthält die Kostengliederung, darunter eine ausführungsorientierte Gliederung der Kosten. Abschnitt 6 behandelt Mengen und Bezugseinheiten.

Nach DIN Media gilt die Norm im November 2026 als aktuelle Ausgabe. Das Deutsche Architektenblatt beschreibt, dass sie die Normen DIN 276-1, DIN 276-4 und DIN 277-3 ersetzt. Als Stufen der Kostenermittlung nennt es die Kostenschätzung, die Kostenberechnung und den Kostenanschlag. Mit der Fassung 2018 kam dazwischen der Kostenvoranschlag hinzu, zu dem die bepreisten Leistungsverzeichnisse gehören. Die Anlage 10 zur HOAI ordnet im Gebäudebereich die Kostenschätzung der Leistungsphase 2 zu und die Kostenberechnung der Leistungsphase 3. In der Leistungsphase 6 steht die Kostenkontrolle durch Vergleich der bepreisten Leistungsverzeichnisse mit der Kostenberechnung, in der Leistungsphase 8 die Kostenkontrolle durch Überprüfen der Leistungsabrechnung im Vergleich zu den Vertragspreisen sowie die Kostenfeststellung, zum Beispiel nach DIN 276.

Eine Einschränkung vorab: Der Normtext ist kostenpflichtig und lag für diesen Beitrag nicht vor. Die Aussagen stützen sich auf Inhaltsverzeichnis, Verlagsangabe und Fachartikel. Was die einzelnen Stufen genau verlangen, steht in der Norm. Die HOAI-Angaben gelten für die Fassung, die im November 2026 in Kraft ist.

Eine Zeile je Kostengruppe oder Vergabeeinheit

Die Kostenübersicht hat eine Zeile je Kostengruppe, bei größeren Projekten je Vergabeeinheit, also je Gewerk oder Auftrag. Die Gliederung nach Kostengruppen übernehmen Sie aus der DIN 276. Welche Ebene sinnvoll ist, hängt von Projekt und Vertrag ab. Die Begriffe „Kostenstand“ und „Prognose“ in der Tabelle sind Arbeitsbegriffe des Autors, keine Definitionen der Norm.

Spalte	Inhalt	Woher
Budget	Kostenvorgabe oder letzte freigegebene Kostenermittlung	Bauherrenentscheidung, Kostenberechnung
Auftragssumme	Summe der Aufträge	Verträge
Beauftragte Nachträge	freigegebene Nachträge	Nachtragsliste
Kostenstand	Auftragssumme plus beauftragte Nachträge	Tabellenwerk
Offene Risiken	angekündigte und strittige Nachträge, mit Annahme	Projektleitung
Prognose	Kostenstand plus Risiken plus noch nicht vergebene Leistungen	Tabellenwerk
Abweichung	Prognose minus Budget	Tabellenwerk
Gezahlt	bisher gezahlte Beträge	Zahlungsstand

Jede Zahl trägt einen Stand mit Datum, damit sich zwei Fassungen nicht vermischen. Annahmen stehen in einer eigenen Spalte, nicht in der Zahl.

Was das feste Programm rechnet

Das Tabellenwerk summiert je Kostengruppe und Ebene, bildet Kostenstand, Prognose und Abweichung und warnt bei Widersprüchen. Es meldet etwa, wenn die Zahlungen einer Zeile die Auftragssumme plus Nachträge übersteigen oder wenn die Summe der Teilzeilen nicht zur Summe der Kostengruppe passt. Das Sprachmodell rechnet nicht. Eine Zahl, die aus einem Beleg gelesen wurde und noch nicht abgeglichen ist, trägt den Vermerk „ungeprüft“.

Wie die Spalten zusammenhängen, zeigt ein Beispiel mit erfundenen Daten für eine einzelne Kostengruppe. Die Auftragssumme beträgt 820.000 Euro, die beauftragten Nachträge betragen 45.000 Euro. Daraus folgt der Kostenstand von 865.000 Euro. Die Projektleitung setzt als Annahme 30.000 Euro für angekündigte und strittige Nachträge an, und für noch nicht vergebene Leistungen stehen 120.000 Euro in der letzten Kostenermittlung. Die Prognose beträgt also 1.015.000 Euro. Bei einem Budget von 1.000.000 Euro liegt sie 15.000 Euro oder 1,5 Prozent darüber, und die Projektleitung muss entscheiden, was gegen diese Abweichung getan wird.

1. Auftragssumme820.000 € aus den Verträgen (Beispiel mit erfundenen Daten)
2. plus beauftragte Nachträge45.000 € freigegeben, ergibt den Kostenstand von 865.000 €
3. plus offene Risiken30.000 € angekündigte und strittige Nachträge, als Annahme gesetzt
4. plus noch nicht vergebene Leistungen120.000 €, ergibt die Prognose von 1.015.000 €
5. Abweichung zum BudgetPrognose 1.015.000 € minus Budget 1.000.000 € = 15.000 € (1,5 %) darüber

Textfassung der Grafik

• Ebene 1 von unten: Auftragssumme, 820.000 € aus den Verträgen (Beispiel mit erfundenen Daten)
• Ebene 2 von unten: plus beauftragte Nachträge, 45.000 € freigegeben, ergibt den Kostenstand von 865.000 €
• Ebene 3 von unten: plus offene Risiken, 30.000 € angekündigte und strittige Nachträge, als Annahme gesetzt
• Ebene 4 von unten: plus noch nicht vergebene Leistungen, 120.000 €, ergibt die Prognose von 1.015.000 €
• Ebene 5 von unten: Abweichung zum Budget, Prognose 1.015.000 € minus Budget 1.000.000 € = 15.000 € (1,5 %) darüber

In dieser Rechnung stehen unten die Werte, die Verträge belegen, und oben die angenommenen und geschätzten. Berichten Sie nur den Kostenstand, sieht das Projekt besser aus, als es mit Risiken und offenen Vergaben ist.

Wie Sie die Übersicht lesen

Die Norm trennt Kostenkontrolle und Kostensteuerung in eigenen Abschnitten. Ich lese die Kostenkontrolle als Vergleich von Ist und Vorgabe und die Kostensteuerung als Entscheidung über Maßnahmen. Die genaue Begriffsbestimmung steht in der Norm. Die Übersicht trägt beides: Die Spalte Abweichung zeigt, wo Ist und Vorgabe auseinanderliegen. Für jede Zeile mit einer Abweichung stellt sich dann dieselbe Frage: Woher kommt sie, und welche Entscheidung steht an? Liegt die Ursache in beauftragten Nachträgen, ist sie belegt. Liegt sie in offenen Risiken, hängt sie an einer Annahme, und die gehört in die Besprechung mit dem Bauherrn, bevor sie in eine Zahl für den Bericht einfließt.

Wo die KI hilft

Die erste Aufgabe ist das Zuordnen. Rechnungen, Aufträge und Nachträge kommen in verschiedenen Formen an. Die KI liest sie und schlägt je Beleg Kostengruppe oder Vergabeeinheit vor, mit Fundstelle im Dokument und mit einem Hinweis, wie sicher die Zuordnung ist. Unsichere Fälle gehen als Rückfrage an die Projektleitung. Die Zuordnung gilt erst, wenn jemand sie bestätigt hat. Wie Sie Antworten auf ihre Quelle zurückführen, steht im Beitrag KI-Antworten mit Quellenangabe. Die Belege selbst sollten in einer durchsuchbaren Ablage liegen (siehe Projektablage durchsuchbar machen).

Die zweite Aufgabe ist der Erläuterungstext. Aus den Werten des Tabellenwerks entwirft die KI Sätze wie: „In Kostengruppe 300 liegt die Prognose um den ausgewiesenen Betrag über dem Budget, wesentlich wegen der beauftragten Nachträge in der Vergabeeinheit Rohbau.“ Die Zahlen kommen aus der Tabelle, die KI schreibt sie ab und ordnet sie ein. Annahmen zur Prognose setzt sie nicht. Der Text geht an den Bauherrn erst, wenn die Projektleitung ihn gelesen und freigegeben hat. Er kann in den Monatsbericht übernommen werden (siehe Monatsbericht für den Bauherrn vorbereiten). Wie die Zahlen einer einzelnen Rechnung geprüft werden, bevor sie in die Übersicht kommen, steht im Beitrag Abschlagsrechnung prüfen.

Abgrenzung zur Kostenschätzung

Die Kostenschätzung ist die frühe Stufe der Kostenermittlung, meist aus Kennwerten. Hier geht es um die Zeit danach, wenn Aufträge, Nachträge und Zahlungen vorliegen. Werte aus lizenzierten Kennwertsammlungen verwendet dieser Beitrag nicht, und die Beispiele enthalten keine Kennwerte.

Was die Übersicht nicht leistet

Die Übersicht ist ein Arbeitsmittel der Projektleitung. Sie ersetzt keine Kostenermittlung nach der Norm und keine Planerleistung nach HOAI. Ob eine Prognose belastbar ist, hängt an den Annahmen, die Sie setzen. Rechtsfolgen für Honorar oder Vergütung klärt Ihr Rechtsbeistand, etwa welche Fassung der DIN 276 vertraglich gilt.

Belege enthalten Preise und Angaben zu Beteiligten. Verarbeitet werden sie nur auf einer Plattform, die sich DSGVO-konform betreiben lässt, nicht in einem Verbraucher-Chatdienst. Ob dafür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist, klärt Ihr Datenschutzbeauftragter.

Was Sie jetzt tun können

1. Legen Sie für ein laufendes Projekt eine Tabelle mit den acht Spalten oben an, zunächst auf Ebene der Kostengruppen.
2. Tragen Sie Budget und Auftragssummen ein und prüfen Sie, ob die Summen mit Ihrer letzten freigegebenen Kostenermittlung übereinstimmen.
3. Ordnen Sie die Belege der letzten zwei Monate zu, einmal von Hand und einmal mit KI-Vorschlag, und vergleichen Sie, bei welchen Belegen die Vorschläge abweichen.
4. Legen Sie fest, wer Annahmen zur Prognose setzt und wer den Erläuterungstext freigibt.